Da das anhaltende „Lohngefälle“ weiterhin Schlagzeilen macht, hat sich die Obama-Regierung zum Ziel gesetzt, Lohndiskriminierung zu beseitigen. Die Anweisung des Weißen Hauses an die EEOC und die OFCCP lautet: „Wir wissen, dass Lohndiskriminierung existiert – finden Sie sie.“ Infolgedessen hat die OFCCP ihre Instrumente zur Untersuchung von Vergütungen geschärft, darunter die folgenden:

• • Aufhebung der Entschädigungsstandards und freiwilligen Richtlinien. „Diese Dokumente schränkten die Möglichkeiten der OFCCP zur Untersuchung von Lohndiskriminierung erheblich ein“, weshalb die Behörde sie aufhob, um mehr Flexibilität bei der Ermittlung von Ergebnissen zu ermöglichen.¹

• • Richtlinie 307. Diese Richtlinie enthält interne Leitlinien zur Untersuchung der Vergütung und weist Compliance-Beauftragte an, über die Berufsbezeichnung hinaus größere Gruppierungen zu betrachten, wie z. B. Berufsgruppen, Vergütungsstufen, Ebenen oder sogar von der Behörde festgelegte „Vergütungsanalysegruppierungen“. Die OFCCP weiß, dass „große Zahlen schlechte Zahlen sind“ – je mehr Mitarbeiter in einer Analyse berücksichtigt werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie in die statistische Signifikanz kippt.

• • Strategische Personalaufstockung. Die OFCCP hat ihre Fachkompetenz im Bereich Vergütung durch die Einstellung von zwei Regionaldirektoren mit Erfahrung im Bereich Sammelklagen wegen ungleicher Bezahlung (Janette Wipper und Diana Sen) und zwei Arbeitsökonomen zur Unterstützung bei der Berechnung von Schadensersatzansprüchen erweitert. Die Behörde hat außerdem ihre Statistikabteilung umstrukturiert und umbenannt, die nun als „Division of Statistical Analysis” (Abteilung für statistische Analyse) bekannt ist. Diese Gruppe wurde für die Durchführung strenger statistischer Analysen von Vergütungsdaten geschult.

• • Aktualisiertes Prüfungsschreiben/detaillierte Auflistung. Punkt 19 der detaillierten Auflistung verlangt nun die Vorlage von Daten für jeden einzelnen Mitarbeiter zu Grundgehalt, Bonus, Provision, Überstunden, Leistungszulagen, Einstellungsdatum usw. Der alte Punkt 11 der vorherigen detaillierten Auflistung verlangte nur Zusammenfassungen der Grundgehälter der Mitarbeiter.

• Präsidialverordnungen.
  • Lohntransparenz, damit Mitarbeiter frei über ihr individuelles Gehalt sprechen können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
  • Der Equal Pay Report verpflichtet Arbeitgeber, jedes Jahr die gesamten W-2-Löhne nach EEO-1-Kategorie, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht an die Regierung zu melden. Diese Angaben werden zumindest bei der Auswahl der zu prüfenden Arbeitgeber/Standorte herangezogen.
  • Fair Pay and Safe Workplaces wird Arbeitgebern mit Bundesverträgen im Wert von 1 Million Dollar oder mehr untersagen, von ihren Mitarbeitern die Unterzeichnung von Schlichtungsvereinbarungen für bestimmte Ansprüche zu verlangen, darunter Ansprüche gemäß den Bestimmungen zur Lohngleichheit in Titel VII des Civil Act.

Tatsächlich hat die OFCCP in den letzten zwei Jahren ihren Ansatz zur Untersuchung von Lohndiskriminierung systematisch überarbeitet. Und nun hat die Behörde ein weiteres Untersuchungsinstrument entwickelt – Befragungen von Vergütungsmanagern.

In der Vergangenheit führte die OFCCP vorläufige Analysen der zusammengefassten Daten aus Punkt 11 durch und stellte dann nur dann Fragen, wenn die Ergebnisse Anlass zur Sorge gaben. Heute führt die Behörde in vielen Büros routinemäßig vor der Übermittlung der Lohndaten an die Statistiker Befragungen der Vergütungsmanager durch, um (1) zu erfahren, wie die Vergütung verwaltet wird (d. h. welche größeren Vergütungsanalysegruppen für die Analyse geeignet sind), (2) zu ermitteln, welche zusätzlichen Vergütungskomponenten die Gesamtvergütung ausmachen (auch über die in Punkt 19 geforderten hinaus), (3) festzustellen, welche Richtlinien, Dokumente und Analysen angefordert werden können, und (4) alle Variablen zu identifizieren, die sich auf die Vergütung für zukünftige Datenanfragen auswirken (was häufig Anfragen für 20 bis 30 Variablen für jeden Mitarbeiter umfasst).

Dies macht das Gespräch mit dem Vergütungsmanager für den Erfolg einer OFCCP-Vergütungsuntersuchung von entscheidender Bedeutung. Die Behörde wird die während des Gesprächs gewonnenen Informationen nutzen, um Ihre Vergütungsdaten zu „prüfen”. Dennoch nehmen viele Arbeitgeber die Situation nicht ernst oder bereiten sich nicht angemessen auf diese wichtigen Gespräche vor.

Wie sollten Sie sich also auf ein Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Vergütungsmanager vorbereiten? Im Folgenden finden Sie vier wichtige Tipps, die Ihnen bei der Vorbereitung und erfolgreichen Durchführung eines Vorstellungsgesprächs für eine Stelle als Vergütungsmanager bei der OFCCP helfen sollen.

1. Überprüfen Sie Ihre Vergütungsrichtlinien

Punkt 19 des neuen Audit-Zeitplans fordert die Vorlage von Vergütungsrichtlinien. Arbeitgeber sind jedoch nicht verpflichtet, diese bei der ersten Einreichung vorzulegen.² Wenn Sie eine Richtlinie eingereicht haben, wird die OFCCP diese während des Gesprächs mit Ihnen besprechen wollen. Wenn Sie noch keine Richtlinie eingereicht haben, wird die OFCCP den Manager wahrscheinlich fragen, ob es solche Richtlinien gibt und wenn ja, wie diese lauten.

Überprüfen Sie Ihre Vergütungspolitik genau – wenn die Richtlinie nicht mehr angewendet wird, sollte sie wahrscheinlich nicht an die OFCCP weitergegeben werden. Nur wenige Dinge lassen bei der OFCCP die Alarmglocken läuten wie die Aussage: „Das ist die Richtlinie, aber wir halten uns nicht daran.“ Wenn Sie die Richtlinie nicht als Leitfaden für Ihre Praktiken verwenden, ist es unklug, sie der OFCCP vorzulegen.

Die OFCCP überprüft Ihre Daten, um festzustellen, ob sie mit den Richtlinien übereinstimmen. Beispielsweise haben viele Arbeitgeber leistungsbezogene Vergütungsrichtlinien, aber eine Analyse zeigt oft, dass die Leistungsbewertungen nicht mit den prozentualen Leistungserhöhungen korrelieren. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie möglicherweise genauer nachfragen, damit der Befragte auf Variablen eingehen kann, die für die Vergütung aussagekräftiger sind, und erklären kann, warum dies so ist.

Wenn Sie über eine aktuelle, schriftlich festgelegte Richtlinie verfügen, die Sie mit der OFCCP besprechen möchten, stellen Sie sicher, dass der Manager darlegen kann, wie diese Richtlinie in der Praxis umgesetzt wird.

2. Das Thema kommunizieren: Wie Sie Ihre Gehaltsdaten analysieren, um „Gesprächsthemen” zu entwickeln

Das Ziel des Arbeitgebers im Vorstellungsgespräch mit dem Vergütungsmanager sollte darin bestehen, Themen wie die folgenden zu vermitteln:

• Wir haben ein nichtdiskretionäres, festgelegtes Vergütungssystem, das:
  • Lässt Managern keinen Ermessensspielraum und
  • Verfügt über mehrere Kontrollinstanzen, von der Vergütungsabteilung bis hin zu den Vorgesetzten, um die Ermessensfreiheit der Vorgesetzten einzuschränken.
• Wir wissen, wie unser System funktioniert, und wir halten uns konsequent an das System.

Der Vergütungsmanager sollte die Themen gut kennen und sie als Leitfaden für die Antworten auf Interviewfragen verwenden. Beachten Sie jedoch, dass die OFCCP Details wissen möchte – wie wirken sich diese Themen auf die Verwaltung der Vergütung aus? Hier zahlt es sich aus, frühzeitig Vergütungsanalysen durchzuführen.

Bundesauftragnehmer sind verpflichtet, ihre Vergütungssysteme mindestens einmal jährlich auf Fragen der Gleichstellung zu überprüfen. 41 CFR § 60-2.17(b)(3). Sie sollten Ihre Gehaltsanalysen nutzen, um die Gesprächspunkte des Vergütungsmanagers zu formulieren. Die Ergebnisse könnten Ihnen beispielsweise Aufschluss geben über:

• • Welche Variablen beeinflussen die Bezahlung? Verwenden Sie Regressionsanalysen, um zu ermitteln, welche Variablen die Bezahlung beeinflussen. Bei kleineren Gruppen sollten Sie die Daten genauer untersuchen und herausfinden, warum die Mitarbeiter unterschiedlich bezahlt wurden.

• • Wie sollte die Behörde die Daten in größeren Gruppen analysieren? Das Interview sollte als Gelegenheit betrachtet werden, strategisch darüber zu sprechen, welche Gruppierungen eng mit der Art und Weise der Lohnverwaltung verbunden sind. Wenn der Befragte sich nicht zu den Gruppierungen äußern kann, kann die Behörde mehrere Optionen analysieren, bis sie „versteckte” Lohndiskriminierung aufdeckt.

• Wo gibt es Probleme? Gehen Sie diesen vor. Finden Sie heraus, welche Mitarbeiter die Abweichungen verursachen, und untersuchen Sie, was bei diesen Mitarbeitern die Ursache für die Abweichungen ist.

Die Antworten auf diese Fragen sollten zu den „Gesprächsthemen“ des Vergütungsmanagers in Bezug auf die Verwaltung der Vergütung werden. Wenn die OFCCP dann die Vergütung analysiert, wird dies zu einer sich selbst erfüllenden Prophezeiung – was wir der OFCCP über die Verwaltung der Vergütung mitteilen, wird durch ihre Analyse bestätigt.

3. Identifizieren und vorbereiten Sie den Befragten

Der Befragte sollte jemand sein, der aus erster Hand über die tatsächlichen Vergütungspraktiken vor Ort Bescheid weiß. OFCCP-Compliance-Beauftragte sind in der Regel keine Juristen, und das Vergütungsgespräch wird relativ informell sein. Bereiten Sie sich jedoch auf das Gespräch vor, als handele es sich um eine formelle Aussage vor einem erfahrenen Prozessanwalt.

Erwägen Sie die Durchführung eines Probeinterviews, um den Befragten mit dem Format, dem Tonfall und der Art der Fragen vertraut zu machen, die gestellt werden. Bereiten Sie den Befragten wie bei einer formellen Aussage mit den folgenden Tipps vor:

• Beantworten Sie die gestellte Frage.
• Geben Sie keine zusätzlichen Informationen preis.
• Wenn Sie sich nicht sicher sind, was gefragt wird, fragen Sie nach.
• „Ich weiß es nicht“ ist eine angemessene Antwort; raten Sie nicht.
• Zeitpunkt der Fragen: Wenn sich etwas geändert hat, gehen Sie davon aus, dass die Frage in der Gegenwart gestellt wird, sofern nicht anders angegeben.
• Geltungsbereich: Sofern nicht anders angegeben, bezieht sich die Frage auf das Grundgehalt.

Seien Sie darauf vorbereitet, alle Arten der Vergütung zu erörtern, einschließlich der Frage, welche Gruppen von Mitarbeitern für die jeweilige Vergütungsart in Frage kommen. Seien Sie darauf vorbereitet, für jede Gruppe und jede Vergütungsart zu erläutern, wie und wann Vergütungsentscheidungen getroffen werden.

Nach dem Gespräch mit dem Vergütungsmanager kann die OFCCP den Befragten bitten, eine Erklärung zu überprüfen und zu unterzeichnen, die die OFCCP auf der Grundlage der Gesprächsnotizen verfasst. Arbeitgeber sind jedoch nicht verpflichtet, die Erklärung zu unterzeichnen, und es ist in Ordnung, die Unterzeichnung aus Gründen der Unternehmenspolitik zu verweigern.

4. OFCCP-Anfragen zu Lohnanalysen

Und noch ein letzter Hinweis: Die OFCCP wird wahrscheinlich Kopien Ihrer Gehaltsanalysen anfordern. Die Behörde weiß, dass wir im Rahmen unserer Affirmative-Action-Pläne jährliche Gehaltsanalysen durchführen müssen, und wird diese Analysen häufig während des Gesprächs mit dem Vergütungsmanager oder in nachfolgenden Datenanfragen anfordern. Daher ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass diese Analysen durch das Anwaltsgeheimnis geschützt sind.

Und die Behörde wird uns dazu verpflichten, das Zeugnisverweigerungsrecht „nachzuweisen“, was weit mehr bedeutet, als nur einen Anwalt in den Prozess einzubeziehen. Es gibt bestimmte Vorsichtsmaßnahmen, die ein Anwalt treffen muss, um das Zeugnisverweigerungsrecht zu begründen, und Protokolle, die das Team des Arbeitgebers befolgen muss, um es aufrechtzuerhalten.

Chipotle Mexican Grill Inc. hat diese Lektion kürzlich auf die harte Tour gelernt. In einer am 7. Mai 2015 eingereichten Verfügung wurde der Burrito-Riese angewiesen, einen Beraterbericht vorzulegen, obwohl dieser an einen externen Rechtsbeistand gerichtet war, da der Berater von Chipotle und nicht vom Anwalt beauftragt worden war. Scott gegen Chipotle Mexican Grill, Inc. (1:12-cv-08333).

Die Lehre daraus ist, dass es zwar wichtig ist, Ihre Lohndaten proaktiv zu analysieren, es aber ebenso wichtig ist, dabei mit großer Sorgfalt vorzugehen, um die Vertraulichkeit zu wahren und zu schützen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, der OFCCP die besten Beweise gegen Sie zu liefern.

Weitere Informationen zu den Interviews mit Vergütungsmanagern der OFCCP oder zu EEO-Vergütungsanalysen erhalten Sie von Scott Pechaitis unter der Telefonnummer 303-876-2201 oder per E-Mail unter [email protected].

<sup>1. Siehe OFCCP-FAQ – http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/CompGuidance_faq.htm#Q2. ?
2. Siehe OFCCP FAQ, verfügbar unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/SchedulingLetter_FAQs.html#Q4, mit dem Hinweis: „Obwohl nicht vorgeschrieben, sollten Unterlagen und Richtlinien in Bezug auf Vergütungspraktiken ...“ ?</sup>

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.