Mehrere Artikel in der August-Ausgabe 2013 des OFCCP Digest befassen sich mit den Erkenntnissen aus der jüngsten Konferenz der National Industry Liaison Group (NILG), die im Juli in Indianapolis stattfand. Die Konferenz war zwar nützlich und interessant, hatte jedoch kaum Auswirkungen auf die Grundprämisse dieser zweiteiligen Artikelserie. In Teil 1 dieser Serie haben wir vorgeschlagen, dass Unternehmen besonders auf Situationen achten sollten, in denen die OFCCP Diskriminierung feststellen könnte, insbesondere auf Situationen im Zusammenhang mit der Einstellung von Berufseinsteigern, in denen die OFCCP in der Vergangenheit am ehesten Diskriminierung festgestellt hat. Wir haben auch darauf hingewiesen, dass die OFCCP derzeit ein Interesse daran hat, wie Mitarbeiter bezahlt werden, sowie an Fragen im Zusammenhang mit Veteranen und Menschen mit Behinderungen. In diesem Artikel werden wir eine Reihe spezifischer Punkte erörtern, die für alle Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Priorität haben sollten.

Während der NILG-Konferenz hat die OFCCP dem Office of Management and Budget (OMB) eine endgültige Fassung ihrer überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen vorgelegt. Wir wissen nicht, wann (oder ob) das OMB diese Vorschriften veröffentlichen wird, und wir wissen auch nicht, inwiefern sich die endgültige Fassung der Vorschriften von den 2011 von der OFCCP vorgelegten Entwürfen unterscheidet. Sollten diese Vorschriften jedoch vom OMB veröffentlicht werden, könnte dies Auswirkungen darauf haben, wie Bundesauftragnehmer und Subunternehmer ihre Prioritäten setzen sollten. Dies entspricht der Idee, die wir in Teil 1 dieser Reihe zum Ausdruck gebracht haben, dass Unternehmen sich der aktuellen Schwerpunkte der OFCCP bewusst bleiben sollten. Andererseits sollten Unternehmen auch bei dramatischen Änderungen der Vorschriften in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen weiterhin Fragen der Einstellung höchste Priorität einräumen, bis wir mit Sicherheit wissen, dass sich die OFCCP nicht mehr so intensiv mit diesem Thema befassen wird.

Spezifische Punkte, die bei der Einstellung zu prüfen sind

Die Berücksichtigung von Fragen im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern sollte bei der Vorbereitung auf eine OFCCP-Prüfung generell oberste Priorität eines Unternehmens haben. Es gibt jedoch viele verschiedene Aspekte im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess, die möglicherweise Beachtung erfordern. Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die zu den Prioritäten eines Unternehmens gehören sollten.

• Unternehmen sollten regelmäßig und genau die statistischen Berichte über Bewerber und Einstellungen überprüfen. Unternehmen sollten Vergleiche zwischen Bewerbern und Einstellungen nach Berufsgruppe, Berufsbezeichnung und Stellenanforderung durchführen, bevor sie Informationen an die OFCCP übermitteln, um festzustellen, wo die OFCCP statistische Diskrepanzen feststellen könnte.
• Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Kandidaten, die in statistischen Berichten an die OFCCP aufgeführt werden, ordnungsgemäß zugeordnet wurden. Eine ordnungsgemäße Einstufung kann dem Unternehmen helfen, indem sie die Anzahl der Kandidaten begrenzt, die in den an die OFCCP zu übermittelnden Bewerberdaten enthalten sind. Eine ordnungsgemäße Einstufung kann auch dazu beitragen, dass das Unternehmen und die OFCCP die Gruppe der potenziell einstellbaren Bewerber mit den tatsächlich eingestellten Personen vergleichen.
• Unternehmen sollten in der Lage sein, effektiv erklären können, wie ihre Auswahlprozesse funktionieren. Die OFCCP erwartet, dass jedes Unternehmen über einen Prozess verfügt, der bestimmt, welche Bewerber die am besten geeigneten Kandidaten sind. Unternehmen müssen in der Lage sein, der OFCCP die einzelnen Schritte des Auswahlverfahrens, die an jedem Schritt beteiligten Personen und die Sicherheitsvorkehrungen zu erläutern, die getroffen wurden, um sicherzustellen, dass letztendlich die am besten geeigneten Kandidaten eingestellt werden.
• Unternehmen sollten über über einen wirksamen Mechanismus zur Befragung von Bewerbern hinsichtlich ihrer ethnischen Zugehörigkeit und ihres Geschlechts. Obwohl in den Vorschriften zur positiven Diskriminierung kein spezifischer Zeitrahmen für diese Umfrage festgelegt ist, erwartet die OFCCP, dass allen Bewerbern, die sich über das Internet bewerben, eine solche Umfrage angeboten wird.

Andere Prioritäten

Auch wenn Fragen rund um die Einstellung von Mitarbeitern für ein Unternehmen bei der Vorbereitung auf eine OFCCP-Prüfung vielleicht am wichtigsten sind, gibt es noch andere Punkte, die beachtet werden sollten. Ausgehend von den aktuellen Schwerpunkten der OFCCP und dem Vorgehen der Behörde bei Compliance-Prüfungen sollten unserer Meinung nach die folgenden Punkte zu den nächsten Prioritäten eines Unternehmens gehören.

• Unternehmen sollten ihre Vergütungssysteme, -praktiken und -entscheidungen überprüfen. Unternehmen sollten die Gehälter einzelner Mitarbeiter überprüfen, um festzustellen, ob diese Gehälter innerhalb der Parameter der vom Unternehmen festgelegten Vergütungssysteme liegen. Unternehmen sollten auch nach offensichtlichen Ungleichheiten zwischen Mitarbeitern in gleichen oder ähnlichen Positionen suchen und dann feststellen, ob diese Ungleichheiten durch objektive Kriterien wie die Dauer der Beschäftigung, die Betriebszugehörigkeit oder die dokumentierte Leistung erklärt werden können. (Beachten Sie, dass jede umfassende Überprüfung der Vergütung unter Anwaltsgeheimnis erfolgen sollte, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse einer solchen Überprüfung für die OFCCP nicht ohne Weiteres zugänglich sind.)
• Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie Unterlagen vorlegen können, die belegen, dass offene Stellen bei der staatlichen Arbeitsvermittlung gemeldet wurden. Diese Anforderung ist Teil der aktuellen Veteranenbestimmungen, und die OFCCP verlangt bei Konformitätsprüfungen routinemäßig einen Nachweis über diese Ausschreibung.
• Unternehmen sollten Aufzeichnungen über ihre Bemühungen zur Anwerbung von Angehörigen von Minderheiten, Frauen, Veteranen und Menschen mit Behinderungen führen. Die OFCCP erwartet, dass Unternehmen für jede offene Stelle spezifische Aufzeichnungen über die Maßnahmen führen, die zur Suche nach Angehörigen dieser Gruppen ergriffen wurden.
• Unternehmen sollten Aufzeichnungen über die für Menschen mit Behinderungen bereitgestellten Anpassungen. Die meisten Unternehmen erhalten nur sehr wenige konkrete Anträge auf Anpassungen von Mitarbeitern, die in einer Umfrage angegeben haben, dass sie Menschen mit Behinderungen sind. Solche Anträge sollten jedoch sorgfältig geprüft und dokumentiert werden. Die Dokumentation über die Ablehnung eines solchen Antrags sollte die Gründe für die Ablehnung enthalten.

Die Festlegung von Prioritäten bei der Vorbereitung auf eine OFCCP-Compliance-Prüfung ist keine einfache Angelegenheit. Die Umstände jedes Unternehmens sind unterschiedlich, und jede Compliance-Prüfung hat ihre eigenen Besonderheiten. Durch das Verständnis der Schwerpunktbereiche der OFCCP und die Nutzung dieser Bereiche zur Festlegung von Prioritäten haben Unternehmen jedoch bessere Chancen auf eine erfolgreiche Compliance-Prüfung.

Weitere Informationen zur Festlegung von Prioritäten bei der Vorbereitung auf eine Überprüfung der Einhaltung von Affirmative-Action-Vorschriften erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected].

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.