OFCCP-Abschlussregeln: Ein Schritt in die richtige Richtung

Die lang erwarteten Vorschriften gemäß Abschnitt 503 (Behinderung) und Abschnitt 4212 (geschützte Veteranen) wurden endlich veröffentlicht. In den letzten Jahren gab es in der Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer viel Angst und Besorgnis hinsichtlich der möglichen Auswirkungen dieser neuen Vorschriften auf die regulierte Gemeinschaft. Die Bundesauftragnehmer äußerten erhebliche Bedenken hinsichtlich des präskriptiven Charakters, der Wirksamkeit und des Zeitaufwands vieler der Vorschläge. Wenn Sie zu diesen Auftragnehmern des Bundes oder zu deren Vertretern gehören, werden Sie erfreut feststellen, dass einige der problematischsten Vorschläge in den endgültigen Vorschriften gestrichen oder geändert wurden.

Abgesehen von der Festlegung von „Benchmarks“ für die Einstellung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen und der Betonung der Selbstidentifizierung vor dem Stellenangebot sind die Regeln vielleicht eher dafür bekannt, was sie nicht tun, als dafür, was sie tun.

Externe Öffentlichkeitsarbeit und Rekrutierung sowie interne Verbreitung von Richtlinien
Unter Bezugnahme auf den vorgeschlagenen Abschnitt 741.44 (f) und (g), in dem die erforderlichen Elemente von Affirmative-Action-Plänen festgelegt sind, heißt es in der Präambel zu den vorgeschlagenen Bestimmungen des Abschnitts 503:

• Die vielleicht bedeutendsten inhaltlichen Änderungen in der vorgeschlagenen Regelung betreffen den Umfang der Rekrutierungsbemühungen des Auftragnehmers und die Verbreitung seiner in den Absätzen (f) und (g) dieses Abschnitts beschriebenen Maßnahmen zur Förderung benachteiligter Gruppen.
• Bundesregister Band 76, Nummer 237, Seite 77065.

Der gleiche Wortlaut findet sich in der Präambel zu den vorgeschlagenen Vorschriften gemäß Abschnitt 4212 im Federal Register, Band 76, Nummer 80 (Dienstag, 26. April 2011), Seite 23365.

Wie nachstehend erläutert, wurden in beiden endgültigen Vorschriften die Vorschläge in den Absätzen, die als die wichtigsten inhaltlichen Änderungen in den vorgeschlagenen Vorschriften bezeichnet werden, gestrichen, von verbindlichen Vorgaben zu Empfehlungen abgeschwächt oder in ihrem Umfang erheblich reduziert.

Verbindungsvereinbarungen
Einer der wichtigsten Vorschläge für die Vorschriften in Abschnitt 503 und Abschnitt 4212 war die Verpflichtung für Auftragnehmer der Bundesregierung, drei Verbindungsvereinbarungen unter Verwendung oder mit Hilfe bestimmter identifizierter Ressourcen abzuschließen. Die Verpflichtung zum Abschluss von drei Kooperationsvereinbarungen ist in Absatz 741.44 (f)(1)(ii) der Vorschrift gemäß Abschnitt 503 und im entsprechenden Abschnitt 300.44(f)(1)(ii) der Vorschrift gemäß Abschnitt 4212 enthalten. Die Verpflichtung zum Abschluss von Kooperationsvereinbarungen als Teil der grundlegenden Einhaltung von Fördermaßnahmen wurde aus beiden endgültigen Vorschriften gestrichen. Dies ist eine positive Entwicklung.

Der Vorschlag hätte die Verknüpfungen von einer Abhilfemaßnahme zu einer regulatorischen Anforderung umgewandelt. Wenn Verknüpfungen nicht mehr Teil der Abhilfemaßnahmestruktur, sondern vielmehr ein erforderliches Element der positiven Diskriminierung gewesen wären, hätte sich die Federführung bei ihrer Strukturierung im Rahmen der Compliance-Bemühungen vom OFCCP auf den Auftragnehmer verlagert. Dies hätte die Natur des Verknüpfungskonzepts grundlegend verändert. Gemäß den Vorschlägen hätten sich die Parteien der Verknüpfungsvereinbarung geändert. Die neuen Parteien wären die Rekrutierungsressource und der Bundesauftragnehmer gewesen und nicht mehr die OFCCP und der Bundesauftragnehmer. Allein dieser Umstand hätte die für die Ausarbeitung einer Verbindungsvereinbarung erforderliche Zeit über die von der OFCCP geschätzten 1,5 Stunden hinaus verlängert, die für solche Vereinbarungen mit Unterstützung der OFCCP veranschlagt wurden. Sofern die Personalvermittlungsagentur nicht bereits mit dem Personalbedarf des Bundesauftragnehmers sowie den Anforderungen der OFCCP vertraut war, wären mehr als 1,5 Stunden erforderlich gewesen, um die notwendigen Besprechungen zu organisieren, die Programme zu erläutern, die Vereinbarung auszuarbeiten und die Vereinbarung vom Rechtsbeistand des Bundesauftragnehmers prüfen zu lassen. Solche Vereinbarungen mit Dritten hätten auch die Frage aufgeworfen, ob der Bundesauftragnehmer und die Rekrutierungsquelle gegenseitig Durchsetzungsrechte in Bezug auf die Bedingungen der Vereinbarung gehabt hätten. Glücklicherweise für die Bundesauftragnehmer hat die OFCCP diese Fragen durch die Streichung dieser Anforderung aus der endgültigen Regelung hinfällig gemacht.

Weitere externe Outreach- und Rekrutierungs
Zusätzlich zur Aufhebung der erforderlichen Kooperationsvereinbarungen gemäß Absatz (f) wurden durch die endgültigen Vorschriften der OFCCP die meisten anderen Anforderungen des Absatzes (f) aufgehoben oder geändert. Die OFCCP strich die vorgeschlagene Anforderung gemäß Absatz 741.44(f)(1)(i), wonach Bundesauftragnehmer Stellenangebote unverzüglich beim nächstgelegenen One-Stop Career Center (Ein-Stop-Karrierezentrum) auflisten müssen.

Die OFCCP korrigierte außerdem den Wortlaut in 741.44(f)(2)(vi) von „soll“ zu „sollte“ in dem Absatz, der sich auf die Berücksichtigung von Bewerbern bezieht, die als Menschen mit Behinderung bekannt sind, für andere Stellen, wenn die Stelle, auf die sie sich beworben haben, nicht verfügbar ist. Eine entsprechende Korrektur wurde in der parallelen Bestimmung 300.44(f)(2)(vi) vorgenommen, die sich auf die Berücksichtigung von geschützten Veteranen für andere freie Stellen bezieht, wenn die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat, nicht verfügbar ist. Der Zweck dieser Änderung bestand darin, einen unbeabsichtigten Fehler zu korrigieren und klarzustellen, dass die Berücksichtigung des Bewerbers für andere Stellen als die Stelle, auf die er sich beworben hat, keine zwingende Voraussetzung ist.

Absatz (f)(3), der eine jährliche Überprüfung der Öffentlichkeitsarbeit vorschreibt, blieb in beiden endgültigen Vorschriften unverändert.

Die Aufbewahrungsfrist gemäß Absatz (f)(4) wurde in beiden Vorschriften von fünf Jahren auf drei Jahre verkürzt. Es ist zu beachten, dass alle fünfjährigen Aufbewahrungsfristen in beiden Vorschlägen auf drei Jahre verkürzt wurden.

Interne Verbreitung von Richtlinien
Der Vorschlag zur internen Verbreitung von Richtlinien, der in Absatz (g) des oben genannten Zitats dargelegt ist, wurde ebenfalls erheblich vereinfacht. In beiden endgültigen Vorschriften wurde die Anforderung, die Richtlinie in ein Richtlinienhandbuch aufzunehmen, dahingehend geändert, dass Auftragnehmer nun die ihnen zur Verfügung stehenden Methoden nutzen können, um ihre Mitarbeiter über die Richtlinien zu informieren. Die Anforderung, sich mit Gewerkschaftsvertretern zu treffen, um sie über die Richtlinie zu informieren und um ihre Zusammenarbeit zu bitten, wurde dahingehend geändert, dass die Anforderung eines Treffens entfällt und durch eine Benachrichtigungspflicht ersetzt wird.

In der endgültigen Regelung zu Abschnitt 503 wurde der vorgeschlagene Absatz (g)(2)(ii) „Die Richtlinie muss in allen Einführungs- und Managementschulungsprogrammen für Mitarbeiter ausführlich behandelt werden“ gestrichen.

In der endgültigen Regelung gemäß Abschnitt 4212 wurden drei vorgeschlagene Elemente aus (g)(2) gestrichen, darunter:

• (ii) Alle Mitarbeiter und potenziellen Mitarbeiter über seine Verpflichtung zu informieren, positive Maßnahmen zu ergreifen, um die Beschäftigungsmöglichkeiten für qualifizierte geschützte Veteranen zu verbessern. Der Auftragnehmer muss jährlich Besprechungen mit allen Mitarbeitern ansetzen, um seine Richtlinien für positive Maßnahmen zu erörtern, die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und der einzelnen Mitarbeiter im Rahmen dieser Richtlinien zu erläutern und Aufstiegsmöglichkeiten aufzuzeigen.

  (iii) Treffen mit Führungskräften, Management und Aufsichtsbehörden durchführen, um die Absicht der Richtlinie und die individuelle Verantwortung für eine effektive Umsetzung zu erläutern und dabei die Haltung des Vorstandsvorsitzenden deutlich zu machen;

  (iv) Besprechen Sie die Richtlinie ausführlich in allen Einführungs- und Managementschulungsprogrammen für Mitarbeiter.

Einige der aus den verbindlichen Bestimmungen gestrichenen Aktivitäten wurden in die empfohlenen Maßnahmen unter (g)(3) der endgültigen Regelung übernommen.

Die Bestimmungen zur Aufbewahrung von Unterlagen in Absatz (g)(3) des Vorschlags zu Abschnitt 503 und im identischen Absatz (g)(4) des Vorschlags zu Abschnitt 4212 wurden ebenfalls aus den endgültigen Vorschriften gestrichen. Dieser Absatz lautete:

• (4) Der Auftragnehmer muss die Maßnahmen, die er zur Erfüllung der Verpflichtungen gemäß Absatz (g) ergreift, dokumentieren und diese Unterlagen als Beschäftigungsunterlagen gemäß den Aufbewahrungspflichten gemäß Abschnitt 60-300.80 aufbewahren.

Die Abschaffung dieser verbindlichen Anforderungen stellt die Flexibilität bei den Methoden zur Einhaltung der Vorschriften wieder her und wird den Aufwand für die Einhaltung der endgültigen Vorschriften erheblich reduzieren.

Verfahren für angemessene Vorkehrungen
Eine weitere wichtige Streichung in der endgültigen Regelung zu Abschnitt 503 ist die Aufhebung der Anforderung für schriftliche Verfahren für angemessene Vorkehrungen. Diese Bestimmung schrieb eine Reihe spezifischer Elemente vor, die in diesen schriftlichen Verfahren enthalten sein mussten, darunter:

• Dazu gehörten: 1) Kontaktinformationen für den für die Umsetzung der Verfahren zuständigen Beamten; 2) an wen ein Antrag auf angemessene Vorkehrungen gestellt werden kann; 3) eine Erklärung, dass Anträge auf angemessene Vorkehrungen mündlich oder schriftlich von einem Bewerber, einem Mitarbeiter oder einem Dritten in seinem Namen gestellt werden können; 4) eine schriftliche Bestätigung des Eingangs eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen; 5) ein Zeitrahmen für die Bearbeitung von Anträgen auf angemessene Vorkehrungen; 6) eine Beschreibung des Verfahrens des Auftragnehmers für angemessene Vorkehrungen und der Umstände, unter denen der Auftragnehmer medizinische Unterlagen zur Begründung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen anfordern kann; und 7) die Bereitstellung einer schriftlichen Erklärung des Auftragnehmers für jede Ablehnung angemessener Vorkehrungen.

Wie die oben genannten Änderungen war auch die Aufhebung dieser Anforderung eine Reaktion auf Kommentare aus der Auftragnehmergemeinschaft. Viele Bundesauftragnehmer verfügten über gut etablierte Verfahren für angemessene Vorkehrungen und lehnten sowohl den „Einheitsansatz“ des Vorschlags als auch die Notwendigkeit ab, bereits bestehende Systeme zur Erreichung desselben Ziels umzurüsten. Wie bei anderen Vorschriften auch ist die OFCCP davon abgekommen, eine schriftliche Richtlinie und die darin enthaltenen erforderlichen Elemente vorzuschreiben, und empfiehlt stattdessen den Auftragnehmern des Bundes, eine schriftliche Richtlinie für angemessene Vorkehrungen als bewährte Praxis zu betrachten. Die empfohlenen Inhalte einer solchen schriftlichen Richtlinie dienen eher als Leitfaden für die Umsetzung dieser bewährten Praxis und nicht als verbindliche Vorschriften.

Schulungs
Beide vorgeschlagenen Regelungen enthielten Änderungen an den jeweiligen Absätzen (.44(j)), in denen bestimmte Themen vorgeschrieben wurden, die der Auftragnehmer in seine Schulungen aufnehmen musste, sowie die Aufbewahrung aller Schulungsunterlagen. Die OFCCP hat beschlossen, den Wortlaut der Schulungsvorschriften nicht zu ändern. Das bedeutet, dass sich die Schulungsverpflichtungen des Auftragnehmers gemäß beiden Gesetzen nicht geändert haben.

Datenanalyse
Die Vorschläge für Abschnitt 503 und Abschnitt 4212 enthielten jeweils einen Abschnitt zur Datenanalyse. In beiden Fällen war der Bundesauftragnehmer verpflichtet, die Anzahl der Empfehlungen aus bestimmten Quellen zu erfassen und Quoten zu berechnen, insbesondere die Quoten für Empfehlungen, Bewerber, Einstellungen und Stellenbesetzungen. In beiden endgültigen Regelungen wurde die Verpflichtung zur Erfassung von Empfehlungen und zur Berechnung von Quoten gestrichen.

Es ist zu beachten, dass in der Zusammenfassung der endgültigen Regelung 4212 zwar steht: „Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die endgültige Regelung nach Berücksichtigung der eingegangenen Stellungnahmen den Vorschlag der NPRM beibehält, dass Auftragnehmer Daten zu Bewerbern, Einstellungen und Stellenbesetzungsquoten dokumentieren und aufbewahren müssen, jedoch die Anforderung an Auftragnehmer, Daten zu Empfehlungen zu dokumentieren und aufzubewahren, streicht“ (S. 93–94). Die endgültige Regelung streicht den Verweis auf Quoten und entspricht der endgültigen Regelung für Abschnitt 503, mit Ausnahme des Verweises auf Veteranen anstelle von Menschen mit Behinderungen. Sie listet für die Datenanalyse auf, was ein Auftragnehmer dokumentieren muss:

• (1) Die Anzahl der Bewerber, die sich gemäß § 60-300.42(a) als geschützte Veteranen identifiziert haben oder anderweitig als geschützte Veteranen bekannt sind;
  (2) Die Gesamtzahl der offenen Stellen und die Gesamtzahl der besetzten Stellen;
  (3) Die Gesamtzahl der Bewerber für alle Stellen;
  (4) Die Anzahl der eingestellten geschützten Veteranenbewerber; und
  (5) Die Gesamtzahl der eingestellten Bewerber.

Anhand dieser Daten kann die OFCCP alle erforderlichen Berechnungen durchführen.

Teilziel für Menschen mit schweren Behinderungen
Die OFCCP hat sich derzeit gegen die Aufnahme eines Teilziels für Menschen mit schweren Behinderungen entschieden. Auch dies war eine vernünftige Entscheidung. Es gibt keine verlässlichen Daten, auf deren Grundlage ein solches Teilziel berechnet werden könnte. Darüber hinaus würde ein Teilziel Fragen zur Art und Schwere der Behinderung einer Person aufwerfen, was eher zu mehr als zu weniger Diskriminierung führen könnte.

Aufhebung der Verordnung 60-250 „
” Die OFCCP hat es klugerweise vermieden, die Verordnung 60-250 zu überarbeiten, die nur für Verträge gilt, die nach dem 1. Dezember 2003 abgeschlossen und nicht geändert wurden. Stattdessen hat die OFCCP Bestimmungen in die überarbeiteten Vorschriften 60-300 aufgenommen, die darauf abzielen, alle Veteranen zu schützen, die andernfalls unter 60-250 geschützt gewesen wären. Es wird erwartet, dass nur sehr wenige Personen in diese Kategorie fallen.

Zusammenfassung
Aus Sicht der Compliance stellen die endgültigen Vorschriften für Abschnitt 503 und Abschnitt 4212 (der übrigens wieder VEVRAA heißen wird) eine Verbesserung gegenüber den Vorschlägen dar. Die endgültigen Vorschriften dienen im Wesentlichen dazu, den Fokus der Auftragnehmer der Bundesregierung wieder auf die Beseitigung von Beschäftigungsbarrieren für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen zu richten und weniger auf die Herausforderungen der technischen Compliance. Als die vorgeschlagenen Vorschriften erstmals veröffentlicht wurden, habe ich Auftragnehmer und die interessierte Öffentlichkeit aufgefordert, Stellung zu nehmen, und Wege vorgeschlagen, wie diese Stellungnahmen Gehör finden können. Ich weiß nicht, ob meine Vorschläge geholfen haben, aber die Tatsache, dass die Öffentlichkeit sich aktiv an dieser Regelsetzung beteiligt hat, hat eindeutig etwas bewirkt.

Die OFCCP hat darauf hingewiesen, dass eines der besten Kriterien dafür, ob das Förderprogramm eines Auftragnehmers funktioniert, darin besteht, ob die Zielgruppen tatsächlich eingestellt werden. Ebenso ist der beste Beweis dafür, ob die Durchsetzungsprogramme der OFCCP, insbesondere diejenigen für Veteranen und Menschen mit Behinderungen, funktionieren, nicht die Frage, ob sie die Zahl der Verstöße erhöht haben (dies lässt sich leicht erreichen, indem man Bundesauftragnehmer wegen einer Vielzahl von technischen Verstößen vorlädt), sondern vielmehr, ob die OFCCP aufgrund dieser Verstöße Arbeitsplätze und Nachzahlungen sichert. Es bleibt zu hoffen, dass die OFCCP in Zukunft transparenter darüber informiert, wie viele Verstöße jährlich zu Arbeitsplätzen und Nachzahlungen führen und wie viele technische Verstöße sind, die keinen direkten Einfluss auf die Unterbeschäftigung von Menschen mit Behinderungen und Veteranen haben.

Letztendlich geht es darum, qualifizierten Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen einen Arbeitsplatz zu sichern. Da einige der strengeren Anforderungen aus den endgültigen Vorschriften gestrichen wurden, hoffe ich aufrichtig, dass sich Auftragnehmer nun mehr auf diese Bemühungen konzentrieren können und weniger Zeit mit Formalitäten für die OFCCP verbringen müssen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.