OFCCP Spotlight auf Vergütung

Sollten Bundesauftragnehmer in dieser Zeit des Übergangs bei der OFCCP proaktiv die Vergütung analysieren?

Seit mehr als einem Jahrzehnt spricht das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) mit der Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer über die Durchsetzung der Lohngleichheit. Bereits 1999 hielt das OFCCP bei Treffen der Industry Liaison Group (ILG) im ganzen Land Präsentationen darüber, wie statistische Analysen, insbesondere die multiple Regression, Teil regelmäßiger Audits werden würden. Neben öffentlichen Erklärungen zu Lohngleichheitsanalysen veröffentlichte das OFCCP 2006 Richtlinien, in denen es erläuterte, wie das Arbeitsministerium wollte, dass Auftragnehmer statistische Analysen nutzen und wie das OFCCP seine Strategie zur Beseitigung von Lohndiskriminierung durchsetzen würde.

Die große Strategie ist jedoch nicht wie erwartet aufgegangen. Abgesehen von einigen ausgewählten Fällen und einer Menge Dialog hat die OFCCP bis zur Obama-Regierung keine Fortschritte bei der Durchsetzung der Entgeltgleichheit gemacht. Man könnte sogar behaupten, dass die Durchsetzung der Lohngleichheit in der EEO-Branche seit den Tagen der durchschnittlichen Gehaltsvergleiche, die auch als "Dubray-Analyse" in den 1990er Jahren bekannt sind, nicht mehr existierte.

Obwohl es den Anschein hat, dass die Entschädigung als durchsetzbare Strategie des Arbeitsministeriums ruht, liegt ein Wandel in der Luft. Der Anstoß für spürbare Veränderungen begann unmittelbar nach der Unterzeichnung des Lilly Ledbetter Fair Pay Act von 2009 durch Präsident Obama; dies war das erste Gesetz, das Obama nach seinem Amtsantritt unterzeichnete. Das Ledbetter-Gesetz zeigte, dass das neue demokratische Weiße Haus es ernst meinte und Lohngleichheit eine Priorität war. Im Rahmen des Übergangs zu einer neuen Regierung ernannte Präsident Obama eine Anwältin namens Patricia Shiu zur Leiterin der OFCCP. Bevor sie zur OFCCP kam, arbeitete Patricia Shiu 26 Jahre lang als Vizepräsidentin für Programme bei der Legal Aid Society-Employment Law Center in San Francisco. Seit ihrem Amtsantritt hat sich die OFCCP in dramatischer Weise in eine Vollzugsbehörde verwandelt, die sich wieder auf ihre Wurzeln besinnt und Bundesauftragnehmer von oben bis unten prüft. Während sich ihr Vorgänger, Charles James, auf systemische Diskriminierung konzentrierte, hat sich Shiu auf den gesamten Prozess konzentriert, indem sie umfassende Prüfungen am Schreibtisch durchführte und dramatische Änderungen an fast allen Vorschriften und Protokollen vorschlug, die mit Affirmative Action in Zusammenhang stehen.

Unter den zahlreichen von der neuen OFCCP vorgeschlagenen Änderungen ist die Lohngleichheit auch 2011 ein Thema, über das viel berichtet wird. Angefangen bei der 2009 vom Weißen Haus eingerichteten Pay Equity Task Force bis hin zur verbesserten Prüfungsstrategie der OFCCP. Das Thema Entgeltgleichheit hat für die OFCCP inzwischen hohe Priorität, was dazu führt, dass es auch für Bundesauftragnehmer zu einer Priorität wird. Im Sommer 2011 erklärten sowohl die Arbeitsministerin Hilda Solis als auch der OFCCP-Direktor Pat Shiu, dass die OFCCP-Untersuchungen zu Vergütungsfragen von einem geringen Prozentsatz auf 20 oder sogar 40 Prozent ansteigen werden.

Ungeachtet dessen, was wir in der Presse lesen, mag es verfrüht erscheinen zu behaupten, dass die Durchführung detaillierter Vergütungsanalysen für Bundesauftragnehmer zur Priorität gemacht werden sollte. Insbesondere zu einer Zeit, in der die OFCCP das Office of Management and Budget (OMB) gebeten hat, die Vergütungsrichtlinien aufzuheben, solange kein unmittelbarer Ersatz verfügbar ist und die Einführung eines neuen Instruments zur Erhebung von Vergütungsdaten noch aussteht. Darüber hinaus ist das Konzept zusätzlicher Belastungen für Auftragnehmer, die die Vorschriften einhalten müssen, ein heißes Thema, da die OFCCP eine Notice of Proposed Rulemaking (NPRM) veröffentlicht hat, um die Vorschriften für Veteranen zu aktualisieren, und eine neue NPRM für Menschen mit Behinderungen sehr bald veröffentlicht werden soll. Warum also sollten Auftragnehmer ihren Rechtsberatern und Führungskräften sagen, dass eine Warteschleife nicht in ihrem besten Interesse ist? Es gibt tatsächlich einen legitimen Grund, sich Sorgen zu machen, obwohl die OFCCP in der Vergangenheit Schwierigkeiten hatte, eine erfolgreiche Kampagne gegen Diskriminierung bei der Entlohnung zu führen. Im Folgenden werden Gründe genannt, warum Bundesauftragnehmer die Durchführung proaktiver Analysen in Betracht ziehen sollten;

1. Im Jahr 2011 begann die OFCCP mit einer aggressiveren Kampagne zur Erhebung detaillierterer Vergütungsdaten bei fast jeder Prüfung.
2. Bei Prüfungen im ganzen Land hat die OFCCP die Gehälter bis hinunter auf die Kohortenebene hinterfragt und gefragt, warum Person A mehr verdient als Person B.
3. Als Teil der vorgeschlagenen Änderungen am Einzelverbindungsnachweis im Rahmen des Desk-Audit-Schreibens schlägt die OFCCP vor, bei jeder Prüfung detaillierte Lohndaten zu erheben.
4. Die OFCCP sammelt aktiv Daten, die über das Grundgehalt hinausgehen, wie Boni, Provisionen und mehr. Der Punkt ist, dass die OFCCP nun die Grundvergütung UND die Gesamtvergütung auf mögliche Diskriminierung analysieren kann. Die OFCCP hat auch deutlich gemacht, dass sie nicht auf neue Richtlinien oder Änderungen wartet, bevor sie Lohnanalysen durchführt; sie folgt einfach den Grundsätzen von Titel VII. Die Auftragnehmer erfassen oft nicht alle Faktoren, die für eine Analyse oder Erklärung des Arbeitsentgelts erforderlich sind. Daher sollten sie alle Faktoren, die sich auf die Entlohnung auswirken, berücksichtigen und sicherstellen, dass die Informationen/Daten verfügbar sind, falls eine Verteidigung erforderlich sein sollte.
5. Eine proaktive Analyse bietet die Möglichkeit, Änderungen zu den Bedingungen des Unternehmens vorzunehmen, ohne dass zusätzliche Zahlungen in Form von Zinsen und Lohnnachzahlungen für die "Wiedergutmachung" anfallen.
6. Historisch gesehen können statistische Analysen wie die multiple Regression vor Gericht als Instrument zur Feststellung von Diskriminierung bei der Entlohnung verwendet werden. Trotz der verschiedenen von der OFCCP vorgeschlagenen Änderungen wird die Verwendung der multiplen Regression als primäres Instrument zur Ermittlung statistisch signifikanter Probleme wahrscheinlich fortgesetzt werden.

Unterm Strich müssen die Bundesauftragnehmer mehr Ressourcen für die Sammlung und Pflege von Daten über Vergütungsentscheidungen aufwenden, um schließlich regelmäßige Vergütungsanalysen durchzuführen. Bundesauftragnehmer sollten erhebliche Anstrengungen unternehmen, um ihre Daten zu kontrollieren und die Möglichkeit zu erhalten, das Ergebnis ihrer Vergütungsentscheidungen zu verfolgen. Die Auftragnehmer müssen verstehen, dass sie in der Lage sein müssen, Vergütungsentscheidungen mit spezifischen Unterlagen zu begründen, die diese Entscheidungen unterstützen, um sich gegen die in der Branche bereits stattfindende Überprüfung zu schützen. Sollten sich die Auftragnehmer dafür entscheiden, zu warten, bis die OFCCP neue Datenerfassungsinstrumente und -richtlinien herausgibt, riskieren sie, einer Prüfung oder, schlimmer noch, einer Klage wegen Diskriminierung ausgeliefert zu sein. Erfahrene Praktiker werden zwar sagen, dass es schwierig ist, Diskriminierung bei der Entlohnung nachzuweisen, aber sie werden auch zustimmen, dass die OFCCP alle Anstrengungen unternimmt, um jede Facette der Entlohnungspraktiken von Arbeitgebern aufzudecken, und die Auftragnehmer haben in der Vergangenheit nicht die Aufzeichnungs- oder Analyseverfahren beibehalten, um einer aggressiven Überprüfung durch die Regierung standzuhalten.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.