Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer müssen Bewerber und Mitarbeiter nach Geschlecht, Ethnie/Ethnie, geschütztem Veteranenstatus und Behinderung befragen. Die aus den Erhebungen gewonnenen Daten werden für die Erstellung statistischer Berichte zur Analyse von Beschäftigungsmustern verwendet und fließen in den Affirmative Action Plan (AAP) des Arbeitgebers ein.
Ein Teil der Erhebungen wird in der Phase vor und nach dem Angebot durchgeführt. Die Phase vor dem Angebot bedeutet im Allgemeinen, dass sich der Bewerber auf eine Stelle bewirbt oder vom Arbeitgeber für eine Beschäftigung in Betracht gezogen wird. Sie kann also den Bewerbungsunterlagen beigefügt werden, muss aber von der eigentlichen Bewerbung getrennt werden, da die Befragungen freiwillig sind. Die Post-Offer-Phase beginnt im Allgemeinen, nachdem der Arbeitgeber der Person die Stelle angeboten hat, aber bevor die Person (d. h. der neue Mitarbeiter) die Aufgaben der Stelle ausführt.
Geschlecht und Ethnie/Ethnizität
Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) und die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) verlangen von bestimmten Arbeitgebern, dass sie im Rahmen des jährlichen EEO-1-Berichts Bewerber und Mitarbeiter nach Geschlecht und Ethnie befragen. Die EEOC verwendet den EEO-1-Bericht zur Bewertung von Einstellungsmustern mit Schwerpunkt auf Frauen und Minderheiten sowie zur Durchsetzung der Bürgerrechte. Die OFCCP verwendet den EEO-1-Bericht sowie andere Informationsquellen (z. B. Bundesdatenbanken für Beschaffung und Auftragswesen, Dun & Bradstreet-Daten usw.) bei der Auswahl von Auftragnehmern für die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften.
Arbeitgeber, auf die einer der folgenden Punkte zutrifft, sind verpflichtet, den Bericht vorzulegen:
- die unter Titel VII des Civil Rights Act von 1964 in seiner geänderten Fassung fallen und 100 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen; oder
- Vorbehaltlich des Titels VII des Civil Rights Act von 1964 in seiner geänderten Fassung mit weniger als 100 Beschäftigten, wenn sich das Unternehmen im Besitz eines anderen Unternehmens befindet oder mit diesem körperschaftlich verbunden ist und das gesamte Unternehmen insgesamt 100 oder mehr Beschäftigte hat; oder
- Hauptauftragnehmer der Bundesregierung oder Unterauftragnehmer der ersten Ebene, die der Executive Order 11246 in ihrer geänderten Fassung unterliegen, mit 50 oder mehr Beschäftigten und einem Hauptauftrag oder Unterauftrag der ersten Ebene im Wert von 50.000 $ oder mehr
Der EEO-1-Bericht wurde 2007 überarbeitet, um die neue Kategorie "zwei oder mehr Ethnien" aufzunehmen und "Asiaten oder Pazifikinsulaner" in "Asiaten" und "Native Hawaiian oder andere Pazifikinsulaner" zu unterteilen. Die Kategorien Ethnie/Ethnizität lauten demzufolge:
- Hispanoamerikanisch oder Latino
- Weiß
- Schwarz oder afroamerikanisch
- Einheimische Hawaiianer oder andere Pazifikinsulaner
- Asiatisch
- Amerikanischer Indianer oder Alaska-Ureinwohner
- Zwei oder mehr Ethnien
Der vorherige EEO-1-Bericht enthielt fünf Kategorien für Ethnie und Volkszugehörigkeit:
- Weiß
- Schwarz
- Hispanisch
- Asiatisch/Pazifisch-Insulaner
- Amerikanischer Indianer/Alaskanischer Ureinwohner
Die OFCCP verlangt derzeit von den Auftragnehmern, dass sie Informationen über die Ethnie anhand der oben genannten fünf Kategorien erheben; die OFCCP wird jedoch keinen Auftragnehmer vorladen, wenn er die sieben Kategorien der Ethnie im überarbeiteten EEO-1-Bericht verwendet.
Das Erhebungsformular ist freiwillig, und die bevorzugte Erhebungsmethode ist die Selbstauskunft; allerdings gibt es im EEO-1-Bericht keinen Abschnitt für "unbekannte" Informationen. Bei Bewerbern ist eine visuelle Befragung unwahrscheinlich, da Arbeitgeber die Befragung in der Phase vor dem Angebot durchführen müssen, d. h. vor dem persönlichen Gespräch, da sie durchgeführt werden muss, wenn sich der Bewerber bewirbt oder vom Arbeitgeber für eine Beschäftigung in Betracht gezogen wird. Bei Arbeitnehmern kann auf Beschäftigungsunterlagen oder eine visuelle Beobachtung zurückgegriffen werden, wenn der Arbeitnehmer nicht auf die Befragung reagiert.
Erwägen Sie als bewährtes Verfahren die Einführung eines Prozesses zur erneuten Befragung von Neueinstellungen, auch wenn die Bewerber bereits in der Phase vor dem Angebot befragt wurden, da auf diese Weise einige der "unbekannten" Informationen ergänzt werden könnten. Erwägen Sie außerdem die Option "Ich lehne die Antwort ab", um die Zahl der gesammelten Antworten zu erhöhen und der OFCCP zu zeigen, dass eine Befragung durchgeführt wird.
Veteranenstatus
Die OFCCP verlangt von den Auftragnehmern, dass sie Bewerber und Mitarbeiter vor und nach der Einstellung nach ihrem Veteranenstatus befragen. Die Befragungen sind freiwillig und müssen vertraulich behandelt werden.
In der Phase vor der Angebotsabgabe sollten die Auftragnehmer in Betracht ziehen, die Befragung gleichzeitig mit der Befragung nach Geschlecht und Ethnie durchzuführen. In der Umfrage für Bewerber in der Phase vor der Angebotsabgabe müssen alle geschützten Veteranenkategorien und Definitionen in der Umfrage aufgeführt werden, einschließlich behinderter Veteranen, kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedener Veteranen, Veteranen im aktiven Dienst mit Kriegs- oder Kampagnenabzeichen und Veteranen mit Dienstmedaille der Streitkräfte. Einzelpersonen können antworten, indem sie:
- Ich bezeichne mich als einen oder mehrere der aufgeführten geschützten Veteranen
- Ich bin kein geschützter Veteran
Wie bereits erwähnt, muss die Befragung nach dem Stellenangebot durchgeführt werden, bevor die betreffende Person die Arbeit aufnimmt. Daher sollten die Auftragnehmer in Erwägung ziehen, die Befragung am ersten Tag durchzuführen, an dem die Person zur Arbeit erscheint, aber bevor sie mit den Aufgaben der Stelle beginnt. Die Informationen in der Umfrage nach dem Angebot müssen alle geschützten Veteranenkategorien und Definitionen auflisten. Die Befragten können die folgenden Angaben machen:
- Ich gehöre zu den folgenden Kategorien geschützter Veteranen (wählen Sie alle zutreffenden aus):
- Behinderter Veteran
- Kürzlich getrennt lebender Veteran
- Aktiver Kriegs- oder Kampagnenabzeichen-Veteran
- Veteran der Militärdienstmedaille
- Ich bin ein geschützter Veteran, aber ich möchte die Klassifizierung, der ich angehöre, nicht selbst angeben.
- Ich bin kein geschützter Veteran
Oder die Umfrage nach dem Angebot kann einfach jede geschützte Veteranenkategorie zusammen mit den Definitionen auflisten und eine allgemeine "Ja"- oder "Nein"-Option enthalten, die die Person beantworten muss, anstatt die spezifischen Veteranenkategorien auszuwählen, die auf die Person zutreffen. Diese Option ergibt sich aus dem Bericht VETS-4212, den die Auftragnehmer ab 2015 verwenden müssen. Wenn Sie mehr über diese spezielle Option erfahren möchten, lesen Sie die OFCCP-Anleitung zu diesem Thema in den FAQs.
Behindertenstatus
Die OFCCP verlangt von den Auftragnehmern, dass sie die Bewerber vor und nach der Einstellung nach ihrem Behindertenstatus befragen. Ähnlich wie bei der Befragung von Veteranen sollten Arbeitgeber in der Phase vor der Einstellung erwägen, die Befragung zur gleichen Zeit wie die Befragung zu Geschlecht und Ethnie durchzuführen. In der Phase nach dem Angebot kann die Befragung zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden, nachdem einer Person eine Beschäftigung angeboten wurde, aber bevor diese die Aufgaben der Stelle ausführt. Die Auftragnehmer sollten daher in Erwägung ziehen, die Befragung an dem Tag durchzuführen, an dem die betreffende Person zum ersten Mal zur Arbeit erscheint, jedoch bevor der neue Mitarbeiter mit der Ausübung der Arbeitspflichten beginnt.
Die OFCCP hat einen speziellen Fragebogen erstellt, den die Auftragnehmer verwenden müssen und den sie nicht ändern sollten. Wenn die Umfrage online verwendet wird, hat die OFCCP spezifische Informationen darüber, wie das Formular aussehen muss, einschließlich:
- Anzeige der OMB-Nummer und des Ablaufdatums;
- Enthält den Text des Formulars ohne Änderungen;
- Verwenden Sie eine serifenlose Schriftart, z. B. Calibri oder Arial; und
- Verwenden Sie eine Schriftgröße von mindestens 11 (mit Ausnahme der Fußnote und der Belastungsangabe, die mindestens 10 groß sein müssen).
Was die Mitarbeiter betrifft, so sind die Auftragnehmer verpflichtet, ihre derzeitigen Mitarbeiter im ersten Jahr, in dem sie den Anforderungen unterliegen, sowie danach alle fünf Jahre auf ihren Behindertenstatus hin zu befragen. Diese Anforderung war Teil der überarbeiteten Vorschriften in Unterabschnitt C. Die Frist für alle neuen Anforderungen in Unterabschnitt C war das Datum, an dem der Affirmative Action Plan (AAP) des Auftragnehmers vor dem 24. März 2014 auslief.
Ein AAP-Datum vom 1. Januar 2014 bedeutet zum Beispiel, dass die Frist für die Einhaltung von Unterabschnitt C der 1. Januar 2015 ist. In diesem Beispiel sollte die Befragung der derzeitigen Mitarbeiter innerhalb dieses Jahres durchgeführt werden. Mit anderen Worten: Die Befragung der derzeitigen Mitarbeiter zum Erwerbsunfähigkeitsstatus sollte bis spätestens 31. Dezember 2015 durchgeführt werden. Auch hier geht es wieder um die Arbeitnehmer.
Darüber hinaus müssen die Auftragnehmer die Arbeitnehmer daran erinnern, dass sie mindestens einmal in den dazwischen liegenden Jahren eine aktualisierte Erhebung über die Behinderung einreichen können.
Die Einreichung eines Fragebogens zu Behinderungen ist freiwillig, und der Arbeitgeber kann eine Person nicht dazu drängen, sich selbst als behindert zu bezeichnen. Wenn der Arbeitgeber jedoch angemessene Vorkehrungen für einen Mitarbeiter trifft, der sich nicht als behindert bezeichnet, sollte er diese Vorkehrungen dokumentieren.
Schlussfolgerung
Wie bereits erwähnt, ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle gesammelten Informationen vertraulich zu behandeln, und sie dürfen nicht für Einstellungsentscheidungen verwendet werden. Sie sollten auch in einem separaten Ordner für das einstellende Personal aufbewahrt werden und dürfen nicht in den Krankenakten der Mitarbeiter gespeichert werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
