Vermessungsanforderungen im Rahmen der revidierten Veteranen- und Behindertenverordnung

Die vom Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) des US-Arbeitsministeriums herausgegebenen überarbeiteten Vorschriften in Bezug auf geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen sind nun in Kraft getreten. Unternehmen mussten einige der Punkte dieser überarbeiteten Vorschriften bis zum 24. März 2014 umsetzen. Die überarbeiteten Vorschriften enthalten weitere Anforderungen, die umgesetzt werden müssen, wenn Unternehmen ihre Fördermaßnahmen für Veteranen und Menschen mit Behinderungen das nächste Mal aktualisieren.

Eine der wichtigsten Änderungen in den überarbeiteten Vorschriften betrifft die Befragung. Es gibt wesentliche Änderungen, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer hinsichtlich der Art und Weise vornehmen müssen, wie sie Bewerber und Mitarbeiter zu ihrem Veteranen- und Behindertenstatus befragen. Unternehmen können diese Änderungen zwar am oder nach dem 24. März 2014 vornehmen, sie MÜSSEN jedoch einige dieser Änderungen spätestens bis zum Datum der nächsten Aktualisierung der AAPs vornehmen.

Unterabschnitte innerhalb der überarbeiteten Vorschriften

Es lohnt sich, einen Moment innezuhalten, um die Struktur der überarbeiteten Vorschriften zu betrachten. Die überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen und für Menschen mit Behinderungen sind jeweils in fünf Hauptteile gegliedert.

• Unterabschnitt A enthält die Gleichstellungsklausel, die bestimmte Bestimmungen umfasst, die bis zum 24. März 2014 umgesetzt werden sollten.
• Unterabschnitt B enthält Informationen zu Diskriminierung und bestimmten Handlungen, die gemäß den Vorschriften verboten sind. Unterabschnitt B enthält auch einige Bestimmungen, die bis zum 24. März umgesetzt werden sollten.
• Unterabschnitt C enthält Bestimmungen zum Förderprogramm eines Unternehmens. Unterabschnitt C umfasst die Datenmetriken, Umfrageanforderungen und viele andere Bestimmungen, die für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes von größter Bedeutung sind. Dies sind die Bestimmungen, die bei der nächsten Aktualisierung der Förderpläne eines Unternehmens umgesetzt werden müssen.
• Unterabschnitt D enthält Informationen zur Durchsetzung der Vorschriften und zu Beschwerdeverfahren.
• Unterabschnitt E enthält verschiedene Nebenaspekte, darunter Informationen zur Aufbewahrung von Unterlagen und zum Recht der OFCCP auf Einsicht in Unterlagen.

Bestimmte Unternehmen fallen möglicherweise unter die Unterabschnitte A, B, D und E der überarbeiteten Vorschriften, jedoch nicht unter Unterabschnitt C. Beispielsweise fallen kleinere Unternehmen und Unternehmen, die sehr kleine Bundesaufträge ausführen, möglicherweise nicht unter Unterabschnitt C. Der Artikel, den wir im Januar 2014 für den OFCCP Digest verfasst haben, enthält umfassendere Informationen zu den Schwellenwerten, die mit den verschiedenen Unterabschnitten der überarbeiteten Vorschriften verbunden sind.

Anforderungen an neue Mitarbeiter

Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind seit einiger Zeit verpflichtet, neue Mitarbeiter hinsichtlich ihres Veteranen- und Behindertenstatus zu befragen. Diese Anforderung hat sich mit den überarbeiteten Vorschriften nicht geändert. Es gibt jedoch eine Reihe neuer Anforderungen hinsichtlich der Befragung von Mitarbeitern. Diese neuen Anforderungen treten an dem Tag in Kraft, an dem die Fördermaßnahmenpläne eines Unternehmens aktualisiert werden sollen. Wenn ein Unternehmen also Fördermaßnahmenpläne hat, die am 1. Januar beginnen, müssen die Anforderungen der überarbeiteten Vorschriften hinsichtlich der Befragung neuer Mitarbeiter spätestens am 1. Januar 2015 umgesetzt werden.

• Umfrage unter Veteranen

Die Mitarbeiterbefragung zum Veteranenstatus muss bestimmte Formulierungen enthalten. Beispielsweise muss in der Umfrage darauf hingewiesen werden, dass das Unternehmen ein Arbeitgeber ist, der sich für Chancengleichheit einsetzt, dass die Teilnahme an der Umfrage freiwillig ist und dass die Informationen aus der Umfrage vertraulich behandelt werden. Die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen enthalten einen Vorschlag für das Format dieser Umfrage.

Die überarbeiteten Vorschriften stellen klar, dass Unternehmen jede der derzeit geschützten Veteranenkategorien erfassen sollten. Die in den überarbeiteten Vorschriften aufgeführten geschützten Veteranenkategorien lauten wie folgt:

• Behinderter Veteran
• Kürzlich aus dem Militärdienst ausgeschiedener Veteran (d. h. eine Person, die seit weniger als drei Jahren aus dem Militärdienst ausgeschieden ist)
• Veteran der Militärdienstmedaille
• Aktiver Kriegs- oder Kampagnenabzeichen-Veteran

Die Klassifizierung „aktiver Kriegs- oder Kampagnenabzeichen-Veteran“ ist eine neue Bezeichnung für die Klassifizierung „anderer geschützter Veteran“. Die OFCCP hat die Bezeichnung „aktiver Kriegs- oder Kampagnenabzeichen-Veteran“ eingeführt, um die häufig auftretende Verwirrung darüber zu vermeiden, was einen „anderen geschützten Veteranen“ ausmacht.

Unternehmen sind nicht mehr verpflichtet, speziell nach dem Status als Vietnam-Veteran oder als besonders behinderter Veteran zu fragen. Der Begriff „behinderter Veteran” hat im Wesentlichen den Begriff „besonders behinderter Veteran” ersetzt, und es gibt keine Sonderregelung mehr für Vietnam-Veteranen an sich.

Während die meisten Fragen in Umfragen zum Veteranenstatus mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden sollten, sollte bei jeder Frage zum Status als kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedener Veteran nach dem Datum des Ausscheidens gefragt werden. Jeder Veteran erreicht einen Zeitpunkt, an dem seit seinem Ausscheiden aus dem Dienst mehr als drei Jahre vergangen sind. Zu diesem Zeitpunkt sollte er in keiner Berichterstattung mehr als kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedener Veteran aufgeführt werden.

• Behindertenbefragung

Unternehmen haben einen gewissen Ermessensspielraum hinsichtlich der Sprache, die in der Veteranenumfrage für neue Mitarbeiter verwendet werden muss. Das Gleiche gilt jedoch nicht für die Umfrage zu Behinderungen. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer MÜSSEN ein von der OFCCP entwickeltes Formular verwenden, um Umfragen zu Behinderungen durchzuführen. Das Formular ist auf der Website der OFCCP zu finden. Das Formular für die Umfrage zu Behinderungen umfasst zwei Seiten und darf in keiner Weise wesentlich geändert werden. Unternehmen können zwar eine Version des Formulars erstellen, die elektronisch ausgefüllt werden kann, jedoch muss ein elektronisches Formular den gesamten Wortlaut der OFCCP beibehalten. In einer der FAQs der OFCCP heißt es, dass eine elektronische Version der Umfrage zu Behinderungen folgende Anforderungen erfüllen muss:

• Anzeige der OMB-Nummer und des Ablaufdatums;
• Enthält den Text des Formulars ohne Änderungen;
• Verwenden Sie eine serifenlose Schriftart, z. B. Calibri oder Arial; und
• Verwenden Sie eine Schriftgröße von mindestens 11 (mit Ausnahme der Fußnote und der Belastungsangabe, die mindestens 10 groß sein müssen).

Unternehmen dürfen der Umfrage zu Behinderungen ein Vorwort oder andere erläuternde Materialien beifügen, aber die Umfrage selbst darf nicht verändert werden.

• Zeitpunkt der Umfrage

Die OFCCP hat klargestellt, dass Unternehmen verpflichtet sind, neue Mitarbeiter in der Phase „nach dem Angebot, vor der Einstellung” zu befragen. In der Vergangenheit haben viele Unternehmen neue Mitarbeiter während der Einführungsphase für neue Mitarbeiter nach ihrem Veteranen- und Behindertenstatus befragt. Unternehmen können diese Art der Befragung weiterhin durchführen, solange die Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit stattfindet. Unternehmen können auch Personen befragen, denen eine Stelle angeboten wurde, bevor sie offiziell als Mitarbeiter eingestellt werden. Diese Befragung kann beispielsweise durchgeführt werden, wenn eine Person aufgefordert wird, einen Arbeitsvertrag auszufüllen oder sich einer Einstellungsuntersuchung zu unterziehen.

Vermessungsanforderungen für Antragsteller

Während Bundesauftragnehmer und Subunternehmer bereits seit einiger Zeit verpflichtet sind, Bewerber nach ihrer ethnischen Zugehörigkeit und ihrem Geschlecht zu befragen, gab es bis zum Inkrafttreten der überarbeiteten Vorschriften keine Verpflichtung, Bewerber nach ihrem Veteranen- oder Behindertenstatus zu befragen. Unternehmen sind nun verpflichtet, spätestens zu dem Zeitpunkt, zu dem die AAPs eines Unternehmens das nächste Mal aktualisiert werden sollen, mit der Befragung von Bewerbern nach ihrem Veteranen- und Behindertenstatus zu beginnen. Um auf unser obiges Beispiel zurückzukommen: Wenn ein Unternehmen Affirmative-Action-Pläne hat, die am 1. Januar beginnen, müssen die Anforderungen hinsichtlich der Befragung von Bewerbern spätestens am 1. Januar 2015 umgesetzt werden.

• Umfrage unter Veteranen

Die überarbeiteten Vorschriften verlangen, dass Umfragen zum Veteranenstatus von Bewerbern Formulierungen enthalten, die denen in der Umfrage für Mitarbeiter entsprechen. Auch hier muss in der Umfrage darauf hingewiesen werden, dass das Unternehmen ein Arbeitgeber ist, der sich für Chancengleichheit einsetzt, dass die Teilnahme an der Umfrage freiwillig ist und dass die Informationen aus der Umfrage vertraulich behandelt werden. Unternehmen sind jedoch NICHT verpflichtet, Bewerber nach bestimmten Veteranenklassifizierungen zu fragen. Stattdessen müssen Unternehmen die vier geschützten Veteranenkategorien beschreiben und den Bewerbern dann eine Ja- oder Nein-Frage stellen, ob sie unter eine dieser Kategorien fallen. Unternehmen dürfen alle geschützten Veteranenkategorien erfragen, aber die formale Anforderung besteht darin, festzustellen, ob ein Bewerber generell unter die Kategorie der geschützten Veteranen fällt.

• Behindertenbefragung

Eine der wichtigsten Änderungen im Zusammenhang mit den überarbeiteten Vorschriften ist die Verpflichtung, Bewerber bereits vor der Stellenzusage auf eine Behinderung zu untersuchen. Unternehmen wurde jahrelang mitgeteilt, dass das Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (Americans with Disabilities Act) eine solche Untersuchung vor der Stellenzusage verbietet. Die OFCCP hat jedoch von der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) die Auskunft erhalten, dass Bundesauftragnehmer und Subunternehmer möglicherweise verpflichtet sind, eine solche Untersuchung durchzuführen.

Wie bei der Umfrage für neue Mitarbeiter MÜSSEN Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung das von der OFCCP entwickelte Formular verwenden, um Bewerber nach ihrem Behinderungsstatus zu befragen. Auch hier gilt, dass das Formular in keiner Weise wesentlich verändert werden darf. Unternehmen können Informationen über Behinderungen von Bewerbern elektronisch erfassen, aber auch hier müssen die oben genannten Anforderungen hinsichtlich der elektronischen Verwendung des Formulars beachtet werden.

• Zeitpunkt der Umfrage

In den überarbeiteten Vorschriften selbst wird der Zeitpunkt für die Befragung der Bewerber zu ihrem Veteranen- und Behindertenstatus nicht erwähnt. Die Präambel zu den Vorschriften und mehrere FAQs der OFCCP weisen jedoch darauf hin, dass Unternehmen Bewerber gleichzeitig nach ihrem Veteranen- und Behindertenstatus sowie nach ihrer ethnischen Zugehörigkeit und ihrem Geschlecht befragen können. Die OFCCP hat zwar die Bestimmungen ihrer Internet-Bewerber-Regelung nicht vollständig in die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen übernommen, aber die Behörde hat angekündigt, dass sie Unternehmen gestatten wird, demografische Umfragen zum Veteranen- und Behindertenstatus auf diejenigen Personen zu beschränken, die als „Internet-Bewerber” gelten.

Erneute Befragung der gesamten Belegschaft

Neben der Befragung von Bewerbern und neuen Mitarbeitern gibt es gemäß den überarbeiteten Vorschriften eine zusätzliche Umfragepflicht. Im ersten Jahr nach der Aktualisierung der Affirmative-Action-Pläne eines Unternehmens muss das Unternehmen eine erneute Umfrage unter seiner gesamten Belegschaft durchführen, um Informationen über den Behinderungsstatus zu sammeln. Um bei unserem Beispiel zu bleiben, bedeutet dies, dass ein Unternehmen mit Affirmative-Action-Plänen vom 1. Januar seine gesamte Belegschaft bis zum 31. Dezember 2015 erneut befragen muss. Ein Unternehmen mit Affirmative-Action-Plänen vom 1. Juli muss seine gesamte Belegschaft bis zum 30. Juni 2015 erneut befragen.

Diese erneute Erhebung der Belegschaft weist mehrere wichtige Merkmale auf. Erstens verlangt die OFCCP nur eine erneute Erhebung der Belegschaft hinsichtlich des Behinderungsstatus. Unternehmen sind nicht verpflichtet, eine erneute Erhebung zum Veteranenstatus oder zu anderen demografischen Daten durchzuführen. Zweitens MÜSSEN Unternehmen erneut das von der OFCCP vorgeschriebene Erhebungsformular verwenden, um Informationen zu Behinderungen zu sammeln. Unternehmen dürfen zwar einleitende oder erläuternde Materialien zur Erhebung beifügen, das Erhebungsformular muss jedoch vollständig verwendet werden. Wenn die Erhebung elektronisch durchgeführt wird, gelten erneut die oben genannten Bestimmungen.

Nach dieser ersten Wiederholungsbefragung der Belegschaft sind die Unternehmen verpflichtet, mindestens alle fünf Jahre eine Wiederholungsbefragung der Belegschaft zum Behindertenstatus durchzuführen. Mindestens einmal in den dazwischen liegenden Jahren müssen die Mitarbeiter eine förmliche Erinnerung daran erhalten, dass sie die Informationen über ihren Behindertenstatus in den HR-Systemen des Unternehmens aktualisieren dürfen.

Vorbereitung auf die neuen Anforderungen für Erhebungen

Was sollten Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes tun, um sich auf alle neuen Vermessungen vorzubereiten, die aufgrund der überarbeiteten Vorschriften erforderlich sind? Wir haben folgende Vorschläge.

• Entwickeln Sie einen Zeitplan. Die Anforderungen der überarbeiteten Vorschriften in Bezug auf neue Mitarbeiter und Bewerber können zwar jederzeit umgesetzt werden, müssen jedoch bis zu dem Datum umgesetzt werden, an dem die AAPs eines Unternehmens aktualisiert werden müssen. Unternehmen sollten einen Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahmen festlegen, mit denen sie die neuen Anforderungen erfüllen können.
• Legen Sie die erforderlichen Schritte zur Umsetzung der neuen Anforderungen fest. Unternehmen müssen die Fragebögen für Bewerber und Mitarbeiter aktualisieren und einen Weg finden, die OFCCP-Umfrage zum Thema Behinderung in ihre Prozesse zu integrieren.
• Koordinieren Sie sich mit den Verantwortlichen für HR-Informationssysteme und Bewerberverwaltungssysteme. HR-Informationssysteme und Bewerberverwaltungssysteme müssen in der Lage sein, Daten aus überarbeiteten Umfrageformularen zu akzeptieren und Berichte zu diesen Daten zu erstellen. Wenn Unternehmen eine elektronische Umfrage zur Erfassung demografischer Daten verwenden, müssen die Systeme mit der Behindertenumfrage der OFCCP aktualisiert werden.
• Informieren Sie Mitarbeiter und Bewerber über die neuen Umfragen. Mitarbeiter sollten über den Grund für die erneute Befragung der Belegschaft informiert werden, wenn diese stattfindet. Bewerber und neue Mitarbeiter sollten über die Gründe informiert werden, aus denen das Unternehmen Informationen über den Behinderungsstatus und die übrigen demografischen Daten, zu deren Erfassung Unternehmen verpflichtet sind, einholt.
• Erwägen Sie eine umfassendere demografische Neubefragung der gesamten Belegschaft. Anstatt nur den Behinderungsstatus zu erfassen, sollten Unternehmen auch andere demografische Daten erfassen. Es gibt Unternehmen, die derzeit über ungenaue Informationen zum Veteranen- und Behinderungsstatus ihrer Mitarbeiter verfügen, und einige Unternehmen haben ungenaue Informationen zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und anderen demografischen Daten. Eine umfassendere erneute Erhebung der Belegschaft verringert den Fokus auf die Erfassung von Informationen zum Behinderungsstatus und kann dem Unternehmen genauere Informationen in einer Vielzahl von Bereichen liefern.

Die OFCCP wird wahrscheinlich weiterhin weitere Informationen zur Erhebung bereitstellen, sobald die überarbeiteten Vorschriften vollständig in Kraft treten. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten regelmäßig die Website der OFCCP unter http://www.dol.gov/ofccp auf Aktualisierungen der Behörde überprüfen. Das von der Behörde vorgeschriebene Formular zur Erhebung von Daten zu Behinderungen ist auf der Website der OFCCP verfügbar.

Weitere Informationen zu den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP bezüglich geschützter Veteranen und Menschen mit Behinderungen erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected].

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.