Das Jahr im Rückblick für die OFCCP

Obwohl wir erst November haben, können wir mit Sicherheit sagen, dass dies ein Jahr großer Veränderungen für Unternehmen war, die den Bundesgesetzen und -vorschriften zur positiven Diskriminierung unterliegen. Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums hat im Jahr 2015 eine Reihe wichtiger Initiativen umgesetzt. Angesichts der Vielzahl neuer und vorgeschlagener Initiativen, an denen das OFCCP in den letzten Jahren beteiligt war, ist es schwierig geworden, den Überblick über alle Maßnahmen zu behalten, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer ergreifen müssen. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Ereignisse des Jahres 2015 und darauf, was Unternehmen jetzt tun sollten. Bitte beachten Sie, dass die Informationen in diesem Artikel zum Stand vom 12. November 2015 korrekt sind.

Alle Teile der überarbeiteten Vorschriften zum Schutz von Veteranen und Menschen mit Behinderungen sind in Kraft getreten.

Die überarbeiteten Vorschriften der OFCCP bezüglich des Veteranen- und Behindertenstatus traten erstmals am 24. März 2014 in Kraft. Bestimmte Teile dieser Vorschriften (die Teile zur positiven Diskriminierung oder „Subpart C“) traten jedoch für einzelne Bundesauftragnehmer oder Subunternehmer erst in Kraft, als ihre jeweiligen Pläne zur positiven Diskriminierung nach dem 24. März 2014 zum ersten Mal aktualisiert wurden. Der letzte Termin für diese Aktualisierung war der 24. März 2015. Daher müssen alle derzeitigen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes die Bestimmungen von Unterabschnitt C dieser Vorschriften sowie die am 24. März 2014 in Kraft getretenen Bestimmungen erfüllen.

Zu ergreifende Maßnahmen

Zu den Bestimmungen des Unterabschnitts C, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer nun fortlaufend umsetzen müssen, gehören:

• Erfassung demografischer Daten zu Veteranen- und Behindertenstatus von Bewerbern und Mitarbeitern.
• Maßnahmen zur Anwerbung von Veteranen und Menschen mit Behinderungen.
• Schulung des am Auswahlverfahren beteiligten Personals hinsichtlich der Verpflichtungen des Unternehmens zur positiven Diskriminierung von Veteranen und Menschen mit Behinderungen.
• Überprüfung der geistigen und körperlichen Anforderungen des Arbeitsplatzes, um sicherzustellen, dass diese keine Hindernisse für die Beschäftigung von qualifizierten Menschen mit Behinderungen und qualifizierten Kriegsversehrten darstellen.
• Einrichtung eines Audit- und Berichtssystems, das die Einhaltung der Vorschriften zur positiven Diskriminierung durch das Unternehmen bewertet.

Bis zum Ende des ersten Jahres nach Inkrafttreten der Bestimmungen in Unterabschnitt C gab es zusätzliche Maßnahmen, die ein Unternehmen hätte durchführen müssen. (Wenn die Fördermaßnahmen eines Unternehmens für Veteranen und Menschen mit Behinderungen im Dezember, Januar, Februar oder März aktualisiert werden, bleibt noch Zeit, die vier unten aufgeführten Maßnahmen durchzuführen.)

• Eine erneute Erhebung des Behinderungsstatus der Belegschaft hätte durchgeführt werden müssen.
• Es hätten Briefe an die Lieferanten verschickt werden müssen, um sie über die Gleichstellungspolitik des Unternehmens zu informieren.
• Eine Überprüfung der Personalprozesse des Unternehmens hätte durchgeführt werden müssen.
• Eine Bewertung der Öffentlichkeitsarbeit und der Rekrutierungsbemühungen des Unternehmens hätte durchgeführt werden müssen.

Es gibt einige Bestimmungen in Unterabschnitt C, in denen die Fristen für die Erfüllung der Verpflichtungen nicht klar sind. Beispielsweise sollten Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes ihre Grundsatzerklärungen zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz/zu Fördermaßnahmen aktualisiert haben oder aktualisieren, um bestimmte Ideen aus den überarbeiteten Vorschriften aufzunehmen. Während viele Unternehmen ihre Grundsatzerklärungen bereits aktualisiert haben, sollten diejenigen, die dies noch nicht getan haben, dies als vorrangige Aufgabe betrachten.

Schließlich sollte der erste Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen (Affirmative Action Plan, AAP) für Menschen mit Behinderungen, der nach dem 24. März 2014 fertiggestellt wurde, einen Vergleich des Anteils von Menschen mit Behinderungen an der Belegschaft mit dem von der OFCCP festgelegten Beschäftigungsziel von 7 % enthalten oder enthalten haben. Der erste AAP für geschützte Veteranen, der nach dem 24. März 2014 fertiggestellt wurde, sollte eine Benchmark für die Einstellung von Veteranen enthalten oder enthalten haben.

Endgültige Vorschriften zur Erweiterung der Executive Order 11246 um sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität erlassen

Präsident Obama unterzeichnete im Juli 2014 Änderungen der Executive Order 11246, die es Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes verbieten, Bewerber oder Mitarbeiter aufgrund ihrer sexuellen Orientierung oder Geschlechtsidentität zu diskriminieren. Die Bestimmungen dieser Änderungen traten am 8. April 2015 allgemein in Kraft. Einzelne Auftragnehmer und Subunternehmer mussten diese Vorschriften erst einhalten, wenn sie am oder nach dem 8. April 2015 einen neuen oder geänderten Bundesauftrag oder Subunternehmervertrag abgeschlossen haben. Obwohl einige Bedenken bestanden, dass die OFCCP eine Form der Datenerhebung in Bezug auf sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität verlangen könnte, enthält die endgültige Fassung der Vorschriften keine solche Anforderung.

Zu ergreifende Maßnahmen

Unter diesen neuen Vorschriften besteht die wichtigste Maßnahme darin, sicherzustellen, dass keine Diskriminierung von lesbischen, schwulen, bisexuellen oder transgender (LGBT) Bewerbern und Mitarbeitern stattfindet. Darüber hinaus müssen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Folgendes berücksichtigen:

• EEO-Slogan – Die OFCCP hat in einem Webinar und in einer Antwort auf eine häufig gestellte Frage darauf hingewiesen, dass, wenn eine der durch die Executive Order 11246 geschützten Gruppen in EEO-Slogans in Stellenanzeigen erwähnt wird, ALLE in der Executive Order aufgeführten Gruppen, einschließlich sexueller Orientierung und Geschlechtsidentität, erwähnt werden müssen.
• Nutzung von Toiletten und Duschräumen – Die wichtigsten Fragen, die sich aus den neuen Vorschriften ergeben, betreffen möglicherweise die Nutzung von Toiletten und Duschräumen durch Transgender-Mitarbeiter. Die OFCCP hat darauf hingewiesen, dass Bewerber und Mitarbeiter Toiletten entsprechend ihrer Geschlechtsidentität nutzen dürfen müssen. Die Behörde hat keine offiziellen Leitlinien zu Duschräumen herausgegeben.

Endgültige Vorschriften zur Durchführungsverordnung zum Verbot von Vergeltungsmaßnahmen wegen Vergütungsgesprächen erlassen

Im April 2014 unterzeichnete Präsident Obama eine Durchführungsverordnung, die es Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes untersagt, gegen Bewerber oder Mitarbeiter, die über Gehaltsinformationen sprechen, Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen. Diese Durchführungsverordnung ändert erneut die Durchführungsverordnung 11246. Am 11. September 2015 veröffentlichte die OFCCP endgültige Vorschriften zur Umsetzung der Anforderungen an die Lohntransparenz. Die Vorschriften treten allgemein am 11. Januar 2016 in Kraft. Einzelne Auftragnehmer und Subunternehmer müssen diese Vorschriften erst dann einhalten, wenn sie am oder nach dem 11. Januar 2016 einen neuen oder geänderten Bundesauftrag oder Subunternehmervertrag abschließen.

Zu ergreifende Maßnahmen

Nach diesen neuen Vorschriften gibt es nur sehr wenige Fälle, in denen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Maßnahmen gegen Bewerber oder Mitarbeiter ergreifen können, die über die Vergütung sprechen. Der wichtigste Fall, in dem Unternehmen Maßnahmen ergreifen können, betrifft Situationen, in denen Mitarbeiter unrechtmäßig Informationen über die Vergütung anderer Mitarbeiter erhalten und diese dann weitergeben. Die Vorschriften zur Vergütungstransparenz (oft auch als Vorschriften zur Vergütungsgeheimhaltung bezeichnet) enthalten außerdem die folgenden Anforderungen:

• Verbreitung von Informationen an Bewerber und Mitarbeiter unter Verwendung der von der OFCCP vorgeschriebenen Formulierungen – Die Vorschriften zur Geheimhaltung von Gehältern legen fest, dass Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Informationen über das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen wegen der Erörterung von Gehältern an Bewerber und Mitarbeiter verbreiten müssen. Unternehmen sind verpflichtet, hierfür die von der OFCCP vorgegebenen Formulierungen zu verwenden. Die vorgeschriebenen Formulierungen finden Sie auf der Website der OFCCP. Die Vorschriften sehen vor, dass die Weitergabe der OFCCP-Formulierungen „durch elektronische Veröffentlichung oder durch Aushang einer Kopie der Bestimmung an gut sichtbaren Stellen, die für Mitarbeiter und Bewerber zugänglich sind, erfolgen muss“.
• Aufnahme der von der OFCCP vorgeschriebenen Formulierungen in Mitarbeiterhandbücher – Die neuen Vorschriften enthalten eine spezielle Bestimmung, wonach Unternehmen die von der OFCCP vorgeschriebenen Formulierungen in „Mitarbeiterhandbücher“ aufnehmen müssen.

Im Gegensatz zu den oben genannten Bestimmungen für Veteranen und Menschen mit Behinderung sowie für sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität haben Unternehmen bis mindestens zum 11. Januar 2016 Zeit, um die Anforderungen zur Geheimhaltung von Gehältern umzusetzen.

Ergänzung zu „EEO ist Gesetz“

Als die OFCCP am 11. September 2015 ihre Vorschriften zur Geheimhaltung von Gehältern veröffentlichte, veröffentlichte sie auch eine Ergänzung zum bundesstaatlichen Plakat „EEO is the Law” (Chancengleichheit ist Gesetz). Diese Ergänzung enthält Informationen zu den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP für Veteranen und Menschen mit Behinderung, den neuen Vorschriften der OFCCP zu sexueller Orientierung und Geschlechtsidentität sowie den neuen Vorschriften der OFCCP zur Geheimhaltung von Gehältern. Die Ergänzung ist auf der Website der OFCCP verfügbar.

Zu ergreifende Maßnahmen

Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen Bewerbern und Mitarbeitern die Ergänzung zum Poster „EEO is the Law” (Gleichstellung am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) zur Verfügung stellen. Die OFCCP hat nicht angegeben, wann die Ergänzung ausgehängt werden muss, aber es scheint, dass dies spätestens am 11. Januar 2016 geschehen sollte, wenn die Vorschriften zur Geheimhaltung von Gehältern in Kraft treten.

• Aushang an Unternehmensstandorten – Der Nachtrag sollte an allen Unternehmensstandorten ausgehängt werden, an denen derzeit die Bekanntmachung „EEO is the Law” (Gleichstellung am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) und andere beschäftigungsbezogene Bekanntmachungen ausgehängt sind.
• Aufnahme in Stellenanzeigen – Bundesauftragnehmer und Subunternehmer, die ein elektronisches System nutzen, um potenziellen Bewerbern Stellen anzubieten, sind gemäß den Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderung verpflichtet, sicherzustellen, dass das Poster „EEO is the Law” (Chancengleichheit ist Gesetz) „gut sichtbar zusammen mit oder als Teil der elektronischen Bewerbung aufbewahrt wird”. Dies bedeutet wahrscheinlich, dass auch die Ergänzung zusammen mit oder als Teil der elektronischen Bewerbung aufbewahrt werden sollte.

Punkte, die noch auf eine endgültige Entscheidung durch die OFCCP warten

Während eine Reihe von OFCCP-Punkten im Jahr 2015 umgesetzt wurden, gibt es mehrere OFCCP-Initiativen, die noch auf eine endgültige Entscheidung warten.

1. Bericht zur Lohngleichheit

Am selben Tag, an dem Präsident Obama die Durchführungsverordnung unterzeichnete, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Bewerber oder Mitarbeiter wegen der Diskussion über Gehälter verbietet, gab der Präsident ein Memorandum heraus, in dem er den Arbeitsminister aufforderte, Vorschriften für die Erhebung von Gehaltsdaten von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes zu erlassen. Am 8. August 2014 veröffentlichte die OFCCP einen Vorschlag für Vorschriften zur Erstellung eines Berichts über gleiche Bezahlung. Dieser Bericht über gleiche Bezahlung würde Unternehmen verpflichten, jährlich Vergütungsdaten vorzulegen. Die zusammengefassten Daten würden nach EEO-1-Kategorien eingereicht, und die Unternehmen würden die Gesamtzahl der Beschäftigten und die Gesamtlöhne gemäß W-2 nach Geschlecht und ethnischer Zugehörigkeit angeben. Für jede Einrichtung mit 50 oder mehr Beschäftigten wäre ein separater Bericht erforderlich.

Status der Initiative

Es wurden noch keine endgültigen Vorschriften zum Gleichbezugsbericht erlassen. Bis zur Veröffentlichung der endgültigen Vorschriften sind keine besonderen Maßnahmen seitens der Auftragnehmer oder Subunternehmer des Bundes erforderlich.

2. Vorschriften zur Diskriminierung aufgrund des Geschlechts

Am 30. Januar 2015 veröffentlichte die OFCCP vorgeschlagene Änderungen ihrer Vorschriften zur Geschlechterdiskriminierung. Diese vorgeschlagenen Änderungen würden einen Großteil der jüngsten Leitlinien der OFCCP zur Bewertung der Vergütung in die offiziellen Vorschriften der Behörde aufnehmen. Die vorgeschlagenen Änderungen würden außerdem vorschreiben, dass Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes für alle Positionen geschlechtsneutrale Berufsbezeichnungen verwenden, bestimmten Mitarbeitern aufgrund von Schwangerschaft und Geburt bestimmte Leistungen gewähren und geschlechtsspezifische Stereotypen verhindern.

Status der Initiative

Eine endgültige Fassung der vorgeschlagenen Änderungen der Vorschriften zur Diskriminierung aufgrund des Geschlechts wurde noch nicht veröffentlicht. Die OFCCP hat jedoch im Oktober eine endgültige Fassung dieser Vorschriften an das Office of Management and Budget (OMB) übermittelt. Wenn das OMB diese Fassung der Vorschriften genehmigt, könnten die Vorschriften Ende 2015 oder Anfang 2016 in ihrer endgültigen Form veröffentlicht werden.

Wo Sie weitere Informationen finden

Die von der OFCCP im Rahmen ihrer Vorschriften zur Geheimhaltung von Gehältern vorgeschriebene Formulierung sowie die Ergänzung zum Poster „EEO is the Law” (Gleichstellung am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) finden Sie unter http://www.dol.gov/ofccp/PayTransparency.html. Weitere Informationen zu allen oben genannten OFCCP-Initiativen finden Sie ebenfalls auf der Website der OFCCP. Um den Status der OFCCP-Vorschriften zur Diskriminierung aufgrund des Geschlechts zu überprüfen, besuchen Sie die Website des OMB Office of Information and Regulatory Affairs unter http://www.reginfo.gov/.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.