Was erwartet Sie bei einem OFCCP-Audit?

Da in den letzten Jahren fast 5.000 Prüfungen der Einhaltung der Vorschriften bei Bundesauftragnehmern und -unterauftragnehmern pro Steuerjahr durchgeführt wurden, ist es wahrscheinlich, dass einer Ihrer Standorte eher früher als später eine Prüfungsmitteilung erhalten wird. Alle Auftragnehmer und Unterauftragnehmer auf Bundesebene sollten auf eine Prüfungsmitteilung gut vorbereitet sein. Unvorbereitet zu sein, wenn das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) an Ihre Tür klopft, könnte für jedes Unternehmen ein teurer Fehler sein.

Wie wird ein Auftragnehmer über eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften informiert?

In den meisten Fällen wird ein Corporate Scheduling Announcement Letter (CSAL) als erste Benachrichtigung über eine mögliche Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften verschickt. Diese Höflichkeitsmitteilung informiert den Chief Executive Officer oder die von ihm benannte Kontaktperson über einzelne oder mehrere Standorte, die im Steuerzeitraum ein Scheduling Letter erhalten sollen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Bundesauftragnehmer einen Anruf von einem Compliance-Beauftragten erhält, der Fragen wie den Namen eines Mitglieds der Geschäftsleitung und die Anzahl der Mitarbeiter am Standort stellt. Dies ist ein gutes Zeichen dafür, dass die Einrichtung ein offizielles Anweisungsschreiben erhalten wird. Nehmen Sie sich jetzt Zeit, um mit der Empfangsdame zu besprechen, wie Sie mit dieser Art von Anrufen umgehen. Wenn Sie proaktiv vorgehen, haben Sie vielleicht ein paar Tage mehr Zeit, um die Unterlagen für die Prüfung zu sammeln.

Nach Erhalt des Terminplanungsschreibens hat der Auftragnehmer 30 Tage Zeit, um die angeforderten Informationen an die OFCCP zu übermitteln. Wird mehr Zeit benötigt, muss ein schriftlicher Antrag an den Compliance Officer gestellt werden. Wenn die OFCCP eine Verlängerung genehmigt, handelt es sich in der Regel nur um ein paar zusätzliche Tage.

Welche Art von Informationen werden im Terminplanungsschreiben verlangt?

Das Terminplanungsschreiben ist ein förmliches Ersuchen um den schriftlichen Teil des Plans für positive Maßnahmen, der im Anschreiben aufgeführt ist, sowie um 11 Punkte, die in der Einzelaufstellung enthalten sind. (Bitte beachten Sie, dass das Terminplanungsschreiben derzeit voraussichtlich umfassend geändert wird. Es wird erwartet, dass das neue Schreiben in naher Zukunft bekannt gegeben wird). Die folgenden Informationen sollten eingereicht werden:

1. Narrative für Frauen und Minderheiten
2. Narrative für versicherte Veteranen und Behinderte
3. Arbeitskräfteanalyse oder Organisationseinheit
4. Berufsgruppenanalyse
5. Amtsinhaberschaft vs. Verfügbarkeit (auch bekannt als 2-Faktoren-Analyse)
6. Ziele für die Platzierung
7. Zielerreichung *
8. Tarifvertrag, wenn Gewerkschaftsbetrieb
9. EEO-1-Berichte für die letzten drei Jahre
10. Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen zählen für den Planzeitraum *
11. Informationen zur Entschädigung

*Wenn der Vertragspartner zum Zeitpunkt des Erhalts des Terminplanungsschreibens bereits sechs Monate oder mehr in das laufende Affirmative Action Program (AAP) eingetreten ist, werden zusätzliche Berichte angefordert, die mindestens sechs Monate in die neue Planperiode hineinreichen.

Welche zusätzlichen Informationen wurden in letzter Zeit von der OFCCP angefordert?

Seit einem Jahr ist es gängige Praxis, dass Auftragnehmer im Rahmen der Aktenprüfung ein Folgebrief oder eine E-Mail erhalten, in der sie um zusätzliche Informationen gebeten werden, z. B:

1. FMLA-Richtlinie
2. Liste der Rekrutierungs-/Erreichbarkeitsquellen mit Kontaktinformationen
3. Berichte der letzten zwei Jahre VETS-100/VETS-100A
4. Liste der Anträge auf religiöse Vorkehrungen und Ergebnisse
5. Liste der Anträge auf Vorkehrungen für Behinderte und deren Ergebnis
6. Zusätzliche Informationen, die sich auf die Vergütung auswirken könnten

1. Zeit am Arbeitsplatz
2. Ursprüngliches Einstellungsdatum
3. Informationen zur Leistungsbewertung
4. Abteilung
5. Schicht (falls mehrere Schichten verfügbar sind)
6. Teilzeit-/Vollzeitstatus
7. Standort
8. Manager
9. Bildung
10. Zertifizierungen

7. Politik zu nationaler Herkunft und Religion
8. Liste der Mitarbeiter, die aus dem Mutterschaftsurlaub zurückgekehrt sind
9. Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Liste der freiwilligen und unfreiwilligen Beendigungen)
10. Kopie der Stellenbewerbung
11. Kopie des Formulars zur Selbstauskunft über Ethnie und Geschlecht
12. Kopie von Stellenanzeigen/Stellenausschreibungen
13. Nachweis, dass die Stellen bei der örtlichen/staatlichen Arbeitsverwaltung ausgeschrieben wurden

Häufige Verstöße, die bei einer Prüfung aufgedeckt werden

Die häufigsten Verstöße scheinen heute unter die Aufbewahrungspraxis zu fallen. Dazu gehört, dass Dokumente nicht über den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden oder dass keine Kopien von Bewerbungen, Lebensläufen, Selbstauskünften, Testergebnissen und Gesprächsnotizen aufbewahrt werden. Wenn Sie ein Auftragnehmer mit 150 oder mehr Mitarbeitern oder Verträgen im Wert von 150.000 Dollar oder mehr sind, müssen Sie eine Kopie Ihres Plans für positive Maßnahmen und alle unterstützenden Unterlagen zwei Jahre lang ab dem Datum der Erstellung des Dokuments oder der betreffenden Personalmaßnahme aufbewahren, je nachdem, was später eintritt. Wird keiner der beiden Schwellenwerte erreicht, müssen die Unterlagen ein Jahr lang aufbewahrt werden. Wenn gegen die Stelle eine Untersuchung läuft, z. B. durch das Justizministerium, die Equal Employment Opportunity Commission oder die OFCCP, dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden, bevor die Untersuchung abgeschlossen ist.

Das Versäumnis, ein internes Audit- und Berichtssystem zu entwickeln, ist ebenfalls ein häufiger Verstoß. Laut Vorschrift sind die Auftragnehmer verpflichtet, die Wirksamkeit des Programms für positive Maßnahmen regelmäßig zu messen. Dazu gehört auch die Überprüfung von Aktivitäten wie Bewerbungen und Einstellungen, um sicherzustellen, dass Entscheidungen auf nichtdiskriminierende Weise getroffen werden.

Nachteilige Auswirkungen bei Einstellungsentscheidungen sind ein weiterer Verstoß, den Auftragnehmer vermeiden sollten. Gemäß den Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures (UGESP) sind Sie verpflichtet, jeden Schritt des Einstellungsverfahrens zu bewerten, wenn eine Benachteiligung festgestellt wird. Die OFCCP führt Analysen von Einstellungsentscheidungen, Beförderungen und Kündigungen durch, bei denen Geschlecht (männlich/weiblich) und Ethnie/ethnische Zugehörigkeit verglichen werden. Wenn sich herausstellt, dass die benachteiligte Gruppe in statistisch signifikanter Weise häufiger ausgewählt oder entlassen wird als die andere Gruppe (in der Regel definiert als zwei Standardabweichungen oder mehr), dann wird die OFCCP die getroffenen Entscheidungen weiter überprüfen.

Obwohl es die UGESP-Verfahren bereits seit den 70er Jahren gibt, sind sich viele Unternehmen der Anforderungen nicht bewusst und versäumen es daher, den Einstellungsprozess zu überprüfen, was zu einem technischen Verstoß führt. Die Durchführung einer Stufenanalyse ermöglicht es dem Auftragnehmer, die Phase des Einstellungsverfahrens zu ermitteln, in der es zu den nachteiligen Auswirkungen kam.

Schließlich stellt auch das Versäumnis, externe Stellenausschreibungen beim staatlichen Arbeitsamt (auch bekannt als One-Stop Career Center) zu veröffentlichen, einen technischen Verstoß gegen den Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act dar. Die OFCCP prüft auch die Protokolle der Auftragnehmer über ihre Bemühungen, Veteranen, Menschen mit Behinderungen, Frauen und Minderheiten einzustellen.

Tipps für ein erfolgreiches Audit

Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Prüfung. Hier sind einige Tipps, die die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Audits erhöhen.

1. Sicherstellen, dass der Bericht über den Plan und die statistische Analyse jedes Jahr rechtzeitig erstellt werden.
2. die Plandaten des Vorjahres und des laufenden Jahres abgleichen und alle Bewegungen in und aus dem Plan nachvollziehen können.
3. Dokumentieren Sie alle Good-Faith-Bemühungen, einschließlich Öffentlichkeitsarbeit, Spenden und Freiwilligenarbeit.
4. Halten Sie Management-Sitzungen ab und führen Sie ein Protokoll über die Anwesenheit und die behandelten Themen.
5. Regelmäßige Durchführung von Überwachungsanalysen im Laufe des Jahres und Überprüfung der Ergebnisse mit den wichtigsten Akteuren.
6. Führen Sie in allen Bereichen, die negative Auswirkungen haben, eine Stufenanalyse durch.
7. Überprüfen Sie die Vergütung jährlich und nehmen Sie angemessene Anpassungen der Vergütung vor, wenn sich Lohnunterschiede nicht erklären lassen.
8. Überprüfen Sie die Stellenanforderungen und Tests, um sicherzustellen, dass sie für die Stelle noch gültig sind.
9. Führen Sie Überprüfungen vor Ort durch und kontrollieren Sie, ob die vom Bund vorgeschriebenen Plakate ordnungsgemäß angebracht sind.
10. Überprüfen Sie, ob die Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen geeignet sind (z. B. Parkplätze, Toiletten, Türen, Wasserspiele).
11. Vergewissern Sie sich, dass sich in den Räumlichkeiten keine Poster, Bildschirmschoner, Bilder oder Graffiti befinden, die anstößig sein könnten.
12. Regelmäßige Schulungen zu sexueller Belästigung, ADAAA und andere geeignete EEO/AA-Schulungen durchführen.
13. Führen Sie eine Bewertung der Rekrutierungsbemühungen durch, um festzustellen, ob jede Organisation, die Sie nutzen, effektiv qualifizierte Bewerber in den Bereichen anzieht, für die Sie Vermittlungsziele haben.

Jetzt, da Sie wissen, was Sie bei einem OFCCP-Audit zu erwarten haben, können Sie Ihre Zeit effektiver für Ihren AAP einsetzen, was dazu beiträgt, dass Sie im Falle eines Audits eine positive Erfahrung machen werden. Wichtig ist, dass Sie daran denken, Ihre Pläne rechtzeitig zu erstellen, die Fortschritte in allen Problembereichen zu überwachen, die Ergebnisse der Analysen zu melden und die Aufzeichnungen über die Bemühungen in gutem Glauben sowie alle anderen Unterlagen zu dokumentieren und zu pflegen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.