Warum Sie auf die Ergebnisse Ihrer Verfügbarkeit achten sollten

Da die Auftragnehmer des Bundes beginnen, die EEO-Erhebungsdatei 2010 zur Generierung von Verfügbarkeitsdaten zu nutzen, ist dies eine gute Gelegenheit, die Planentwickler daran zu erinnern, wie sie ihre Verfügbarkeitspools berechnen. Die Auftragnehmer müssen es vermeiden, bei der Festlegung der Struktur ihres Förderplans auf Autopilot zu gehen. Die Dinge haben sich geändert, und die Auftragnehmer müssen sich ein Bild davon machen, wie sich diese Änderungen auf ihre Ziele und die daraus resultierenden Maßnahmen auswirken. Planentwickler sollten sich regelmäßig, mindestens einmal jährlich, vergewissern, dass sie genaue, aussagekräftige und vertretbare Analysen erstellen. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der die "Good Faith Efforts" zur Erreichung von Vermittlungszielen bei OFCCP-Audits im Mittelpunkt stehen.

Die meisten Fachleute für positive Maßnahmen sind inzwischen damit vertraut, wie OFCCP-Audits seit dem Amtsantritt der derzeitigen Regierung (scheinbar) zu umfassenden EEO-Untersuchungen geworden sind. Das ist zwar nicht bei jedem Audit der Fall, denn ich habe von vielen gehört, die ohne Zwischenfälle abgeschlossen wurden, aber im Großen und Ganzen hat die neue Richtlinie zur Durchsetzung aktiver Fälle das Auswahlverfahren der Auftragnehmer in den Mittelpunkt aller Untersuchungen gerückt. Diese verstärkte Prüfung hat das ohnehin schon anfällige Auswahlverfahren noch mehr ins Licht gerückt, wobei der Einstellung die meiste Aufmerksamkeit zuteil wurde.

Da die Generierung von Verfügbarkeiten die treibende Kraft hinter der Erstellung von Vermittlungszielen ist, die direkt zu Vermittlungsbemühungen und erweiterten Aufzeichnungsanforderungen führen, ist es sinnvoll, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen und sicherzustellen, dass die Zahlen die Realität widerspiegeln.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Komponenten der Generierung von Verfügbarkeiten und wägen die Vor- und Nachteile verschiedener Entscheidungen ab.

1. Zuweisung von Stellen zu Berufskennziffern - Dieser Schritt wird oft als ziemlich einfach angesehen und dennoch wird ihm nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt. Zunächst einmal sollte jede Stellenbezeichnung einem individuellen Berufscode zugeordnet werden, und auch wenn einige Leute sich dafür entscheiden, einer einzigen Bezeichnung mehrere Codes zuzuordnen, so besteht doch die Sorge, dass der Verbindung zwischen Stelle und Code nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird. Das Zensusbüro stellt nützliche Materialien zur Verfügung, die Unternehmern dabei helfen, ihre Arbeitsplätze detaillierten Berufscodes zuzuordnen, einschließlich Mapping-Tools für den Übergang von der EEO-Datei 2000 zur Datei 2010. Ein Vorschlag wäre die Erstellung einer Masterliste von Arbeitsplätzen und den entsprechenden Zählungscodes, EEO-Kategorien, Berufsgruppen und Standorten. Dies wird dem Auftragnehmer helfen, die Daten regelmäßig zu überprüfen, um Stellen hinzuzufügen oder zu entfernen, wenn neue Stellen geschaffen werden oder sich der Umfang geändert hat. Auch Stellenbeschreibungen und Beiträge von Abteilungsleitern können hier nützlich sein.
2. Erstellen von Stellengruppen - Es ist überraschend einfach, fehlerhafte Stellengruppen zu erstellen, weil die Leute es eilig haben, Stellen in einen Topf zu werfen, um einen vorgeschriebenen Bericht zu erstellen. In der heutigen Compliance-Umgebung gibt es eine große Motivation, dafür zu sorgen, dass die Stellengruppen gut organisiert sind, denn auf ihnen basieren nicht nur die Vermittlungsziele, sondern dieselben Gruppen werden auch bei Analysen der negativen Auswirkungen und der Vergütung verwendet. Es ist weder lustig noch klug, Stellengruppen in einem Plan zu verwenden, nur um sie später neu zu definieren, wenn bei einem Audit Problembereiche auftauchen. Auftragnehmer entwickeln häufig Stellengruppen, die mit EEO-Kategorien beginnen und sie dann auf der Grundlage der Rekrutierungspraktiken, der Gehaltsstrukturen und der Bewegung von Stellen weiter untergliedern. So kann beispielsweise die Kategorie Fachkräfte in Fachkräfte A - Ingenieure und Fachkräfte B - Alle anderen unterteilt werden, wobei jeder Kategorie verschiedene Stellen zugeordnet werden. Wenn ein Unternehmen weniger als 150 Beschäftigte hat, können die Auftragnehmer die EEO-Kategorien für die Stellengruppen beibehalten, aber Unternehmen jeder Größe sollten sich mehr für ihr spezifisches Umfeld interessieren, als sich auf eine vordefinierte und generische Gruppierung von Stellen zu beschränken. Bei der Erstellung von Stellengruppen sollten Sie nach Möglichkeit eine unnötig hohe Anzahl von Mitarbeitern in einer einzigen Gruppe vermeiden. Wenn eine einzige Stelle Hunderte von Mitarbeitern hat, können Sie nicht viel tun, aber wenn Sie eine Stellengruppe mit vielen Stellen haben, darunter eine einzige Stelle mit einer unverhältnismäßig hohen Anzahl von Mitarbeitern, könnten Sie die anderen Stellen verdrängen, was zu einem verzerrten Verfügbarkeitspool führt. Umgekehrt können zu viele Stellengruppen mit einer geringen Anzahl von Stellen die Fähigkeit eines Auftragnehmers einschränken, aussagekräftige Ziele zu erreichen, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass es so aussehen könnte, als würden Sie ein Problem durch die Methode des "Verteilens und Versteckens" verschleiern. Das Fazit ist, dass Auftragsgruppen einer Überprüfung bedürfen, um sicherzustellen, dass sie sinnvoll sind.
3. Erstellung externer Verfügbarkeiten - Ein weiteres schwieriges Element bei der Erstellung von Verfügbarkeitspools ist die Ermittlung externer Verfügbarkeitspools. Während die Vorschriften den Auftragnehmern vorschreiben, die aktuellsten und relevantesten Daten zu verwenden, lässt dies den Auftragnehmern viel Spielraum, um die Wissenschaft der Planung von positiven Maßnahmen mit etwas Kunst zu verbinden. Es geht darum, dass der Auftragnehmer ein wenig Mühe aufwendet, um die externen Daten, in der Regel EEO-Volkszählungsdaten, auf die Stellengruppe abzustimmen und nicht einfach für jede Stellengruppe dasselbe Arbeitsgebiet zu verwenden. Einige Stellen/Arbeitsplatzgruppen haben einen lokalen Anwerbungsschwerpunkt, während andere sich eindeutig auf größere Gebiete konzentrieren, wie z. B. landesweite und bundesweite Anwerbungsbemühungen, ganz zu schweigen von Gruppen, die aus bestimmten Schulen oder Verbänden rekrutieren. Es ist auch nicht unvernünftig, dass der gesamte externe Pool mehr als eine Kategorie externer Daten widerspiegelt und zu einem einzigen externen Pool gewichtet und zusammengeführt wird. Wenn es gezielte lokale Rekrutierungsbemühungen und separate, gezielte Bemühungen in einem Staat, einer Region oder im ganzen Land gibt, dann kann es sinnvoll sein, eine strukturierte mathematische Formel anzuwenden, um dies zu berücksichtigen.
4. Erstellung interner Verfügbarkeiten - Die Auswahl interner Verfügbarkeitspools ist oft so einfach wie die Betrachtung der Stellengruppe(n) innerhalb der AAP, die für eine Beförderung in die betreffende Gruppe in Frage kommen, wobei diese als Vergleichsgruppe verwendet werden. Es können jedoch auch andere Methoden in Betracht gezogen werden, wie z. B. die Zuweisung von Ausbildungsprogrammen, die Mitarbeiter für eine Beförderung qualifizieren, die Verknüpfung einzelner Stellen innerhalb des Betriebs oder die Verwendung von Stellen und Stellengruppen aus anderen Betrieben des Unternehmens. Es kann argumentiert werden, dass die Verknüpfung von Stellengruppen aus anderen Betrieben als externe Rekrutierung betrachtet werden könnte.

   Unternehmer sollten beachten, dass es mehrere vernünftige Methoden zur Ermittlung der Verfügbarkeitspools gibt, dass es aber auch ein paar Fallstricke gibt. Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit einigen dieser Probleme befassen.

5. Gewichtung der beiden Faktoren - Wenn es um die endgültige Festlegung der Verfügbarkeiten geht, müssen die Auftragnehmer die externen und internen Faktoren zusammenfassen und sie auf der Grundlage der erwarteten Einstellungsmuster gewichten. Ziel ist es, einen Einstellungsdatenpool zu erstellen, der die für eine Einstellung verfügbaren Bewerber widerspiegelt. Beachten Sie, dass die Vorschriften hier einen großen Spielraum lassen, und OFCCP, Berater, Anwälte und viele Bundesauftragnehmer haben ihre eigenen Ansichten darüber, wie diese Pools zu erstellen sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Faktoren zu ermitteln und sie zu gewichten, um Ziele zu entwickeln, und jede hat ihre Vor- und Nachteile.

   Verwendung historischer Vorgänge zur Festlegung der Gewichtung - Meiner Ansicht nach ist die Verwendung der jüngsten Einstellungs- und Beförderungsdaten zur Festlegung der Faktorgewichtung die Norm bei der Planung von Fördermaßnahmen, und warum sollte das auch nicht so sein? Die Historie zeigt das tatsächliche Auswahlmuster und spiegelt die Realität wider, oder? Es schadet auch nicht, dass die Daten automatisiert werden können und die Ergebnisse in wenigen Sekunden ausspucken, "no muss, no fuss". Nicht nur das, ich habe auch gesehen, dass die OFCCP dies bei einem Audit erwartet, und jeder möchte die OFCCP bei einem Audit besänftigen, richtig? Nun, auch hier besteht das Potenzial für eine Gegenreaktion.

   • Nur weil die Geschichte der Personalbeschaffung aufzeigt, was in der jüngsten Vergangenheit geschehen ist, bedeutet das nicht, dass die Aufzeichnungen des Unternehmens damit Schritt halten. Wie sauber und genau sind die Daten? Die Auftragnehmer haben oft Mühe, die Details zu erfassen, und jede Lücke in diesem Bereich wird sich wahrscheinlich stark auf die Analysen auswirken.
   • Stimmt die jüngste Vergangenheit mit dem aktuellen Prozess überein? Häufig kommt es in Unternehmen zu Fusionen, Neuausrichtung von Arbeitsplätzen oder anderen unvorhersehbaren Aktivitäten, wie z. B. einem erheblichen Anstieg oder Rückgang der Einstellungen. Ich habe erlebt, dass Einstellungen und Beförderungen von Jahr zu Jahr stark schwanken, was dem Auftragnehmer Datenanomalien in den Verlaufsdaten bescheren könnte, die die Ergebnisse verzerren könnten. Ich habe sogar schon erlebt, dass Degradierungen als Beförderungen gekennzeichnet wurden, was den Verfügbarkeitspool noch komplizierter machte.
   • Achten Sie auf die Schwankungen zwischen interner und externer Gewichtung. Wenn die Vergangenheit zeigt, dass in einem Jahr hauptsächlich externe Bewerber ausgewählt wurden und im darauffolgenden Jahr hauptsächlich interne Bewerber, und die Aktivität "gering" ist, könnten Ihre Ziele dramatisch schwanken, was nicht unbedingt einer realistischen Einschätzung der tatsächlich zur Auswahl stehenden Bewerber entspricht.
   • Die Größe der Stichprobe spielt eine Rolle - Wenn die Zahl der Einstellungen groß ist, kann man davon ausgehen, dass die Ergebnisse ausgewogen sind, aber was ist mit dem umgekehrten Fall? Wenn auf ein hohes Volumen an externen Einstellungen eine Periode langsamer Einstellungen folgt, in der es viel weniger Einstellungen gab, dann könnte die resultierende Analyse verzerrt sein. Auch wenn man annehmen könnte, dass sich die Ergebnisse über mehrere Jahre hinweg ausgleichen würden, bleibt die Frage: "Sind Sie sicher?"

   Eine alternative Methode zur Gewichtung der Verfügbarkeitsfaktoren könnte darin bestehen, einen Pool von so genannten SME's oder Subject Matter Experts zu verwenden. Wenn ein Auftragnehmer über erfahrene Mitarbeiter wie Personalvermittler und Einstellungsleiter verfügt, kann man davon ausgehen, dass diese Mitarbeiter sich die verschiedenen Stellengruppen ansehen und feststellen können, wer die Rekrutierungspools sind und mit welcher Häufigkeit sie in den Auswahlprozess einfließen. Ähnlich wie bei der Verwendung historischer Daten ist diese Option sinnvoll und wird häufig als Vorzug oder Ersatz für automatisierte Datenfunktionen verwendet. Auch hier gibt es wieder einige Unzulänglichkeiten zu beachten.

   • Erforderliche Erfahrung - Verfügt das Unternehmen über ein erfahrenes Team, um die Auswahlmuster zu ermitteln? Ohne erfahrene Teammitglieder wäre es schwierig, eine manuelle Überprüfung durchzuführen.
   • "Schätzungen" können gefährlich sein - Wenn man Meinungen verwendet, verlässt man sich auf genaues Wissen, und das ist nicht unbedingt so automatisch wie harte Daten. Andererseits ist es diskussionswürdig, weil die manuelle Überprüfung zuverlässiger sein kann als die verfügbaren Daten, insbesondere wenn die Datentabellen nicht tief genug sind.

   The method I would prefer to use is probably obvious by now, and that is to employ both automated and manual if possible. If a plan developer has the ability to manipulate historical data (using multiple time periods for a larger sample is recommended) to drive some initial results and then the SME’s can take time to review the information and remove any anomalies, then it would appear that the result would more likely survive scrutiny and provide meaningful and defense-able results.

Schlussfolgerung - Der Zweck dieser Übung ist es, den Mitarbeitern vor Ort zu helfen, die Stärken und Schwächen der einzelnen Methoden zur Berechnung der Verfügbarkeit zu erkennen und weiterhin auf ein Ergebnis hinzuarbeiten, das zu Einstellungsbemühungen führt, die den legitimen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, anstatt sie vom Kurs abzubringen, was zu größeren Lücken führt, die bei einer Prüfung aufgedeckt werden könnten.

Viel Glück!

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.