Programm zur Verwaltung der Politik
Eine Politikverwaltung Programm ist das übergreifende Bestreben, diese Risiken zu managen und zu mindern, indem die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf das gesamte Spektrum an ethischen, sicherheitsrelevanten, Governance- und Verhaltensfragen (Verhaltenskodex), mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind, wirksam kommuniziert werden.
Systeme zur Automatisierung der Politikverwaltung
Die meisten modernen Unternehmen - bis hinunter zur KMU-Ebene - verwenden heutzutage spezielle Softwareplattformen zur Verwaltung ihrer Richtlinienprogramme. Software zur Verwaltung von Richtlinien automatisiert viele der Kernfunktionen, die mit der Entwicklung von Richtlinien, deren Veröffentlichung im Unternehmen, dem Sammeln von Antworten, die dokumentieren, dass die Mitarbeiter die Richtlinien verstanden haben (Bescheinigung), und der anschließenden Berichterstattung über diese Prozesse zu Prüfungszwecken verbunden sind.
Plattformen für die Verwaltung von Richtlinien und die Automatisierung von Arbeitsabläufen verbessern die betriebliche Effizienz und verringern das Risiko erheblich, indem sie es den Richtlinien- und Rechtsteams ermöglichen, das Potenzial für Reputationsschäden systematisch zu verringern. Letztlich ermöglichen Lösungen für die Richtlinienverwaltung Unternehmen den Aufbau eines ethischen und vertretbaren Compliance-Programms.
Workflow-Automatisierung Bedeutung
Automatisierung von Arbeitsabläufen ist eine Reihe von Software und Dienstleistungen, die es Teams in einem Unternehmen ermöglichen, effektiver zusammenzuarbeiten, um positive Ergebnisse zu beschleunigen. Im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften verbessert die Workflow-Automatisierung des Richtlinienmanagements die Zusammenarbeit von Gruppen, um die Teamarbeit zu beschleunigen, auch über mehrere Abteilungen und externe Ressourcen hinweg.
Ein Beispiel für einen automatisierten Workflow bei der Richtlinienverwaltung wäre die Integration von Quiz- und E-Signatur-Funktionen in den Prozess der Richtlinienbescheinigung. Nachdem ein Mitarbeiter ein Richtliniendokument erhalten und gelesen hat, müsste er eine kurze Reihe von Fragen beantworten und unterschreiben, dass er den Inhalt verstanden hat. Integration elektronischer Unterschriften kann die Bearbeitungszeit für ein Dokument um bis zu 80% verkürzen.
Woher kommt der Bedarf an automatisierten Abläufen im Richtlinienmanagement?
Viele der heute auf dem Markt befindlichen Softwarelösungen für die Richtlinienverwaltung leisten solide Arbeit, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Richtlinien effizient verwaltet und durchgesetzt sowie korrekt gepflegt, verteilt und bescheinigt werden. Aber es stimmt auch, dass spezielle Tools für die Richtlinienverwaltung häufig nicht ausreichen, wenn es um Fragen wie Ausnahmen, Offenlegungen und andere Angelegenheiten geht, bei denen Kontext, Nuancen und Unsicherheit eine Rolle spielen. Was genau meinen wir damit?
Es gibt vier allgemeine Probleme, die jedes Compliance-Team bei der Verwendung von Software zur Automatisierung der Richtlinienverwaltung berücksichtigen muss:
Offenlegung von Geschenken und Bewirtung
Offenlegung von Art, Kontext und Wert von Geschenken an Mitarbeiter.
Interessenkonflikte
Offenlegungen zur Kennzeichnung und Mitteilung potenzieller Konflikte und zur Verfolgung dieser Konflikte im Laufe der Zeit.
Ausnahmeregelungen
Fragen im Zusammenhang mit Anpassungen, die aufgrund von Ausnahmen bei der Gesundheitsfürsorge, Geräteanforderungen usw. erforderlich sein können.
Rechtliche Fragen
Fragen zum Umgang mit den Bedenken der Mitarbeiter, wenn neue Richtlinien eingeführt oder bestehende geändert werden.
Bislang waren die vorhandenen Lösungen für die Verwaltung von Richtlinien in Bezug auf diese vier Ausnahmen und die Offenlegung weitgehend unwirksam. Tatsache ist, dass herkömmliche Automatisierungssysteme für die Richtlinienverwaltung für die Veröffentlichung, Verfolgung und Berichterstattung konzipiert wurden. Sie waren nicht wurde für Situationen entwickelt, in denen die Auswirkungen von Richtlinien ungewiss sind, sich die Umstände im Laufe der Zeit ändern können und in denen die Dokumentation und Aufbewahrung komplexer Kommunikationsabläufe für die Einhaltung von Prüfungen und behördlichen Untersuchungen unerlässlich ist.
Zwei großartige Technologien, die hervorragend zusammenarbeiten
Die Kombination von erstklassiger Technologie für die Richtlinienverwaltung mit Workflow-Automatisierung löst das Problem der Ausnahmen und der Offenlegung effektiv. Der kombinierte Ansatz - die Automatisierung von Richtlinienmanagement und Arbeitsabläufen - ist eine neue Kategorie von Compliance-Technologien, ein neuer Satz von Tools, die Richtlinien- und Compliance-Teams dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen.
Sie können nun von einem umfassenden, funktionsreichen Richtlinienmanagement und der Verfolgung der Einhaltung von Richtlinien profitieren, das sich auf das gesamte Unternehmen ausdehnen lässt und so konfiguriert werden kann, dass es alle Richtlinienanforderungen erfüllt. Der gepaarte Ansatz ist nachweislich in vielen Bereichen wertsteigernd:
- Kosteneinsparungen - Erhöht den ROI durch die Automatisierung manueller Prozesse.
- Bessere Sichtbarkeit - Erhöht den Einblick in richtlinienbezogene Risiken durch automatische Protokollierung, Verarbeitung und Lösung von Ausnahmen und Offenlegungen.
- Präzisere Berichterstattung - Fördert die von den Aufsichtsbehörden geforderte Granularität für ein effektives Compliance-Programm.
- Wirksamkeit der Politik - Verbessert das Verständnis dafür, welche Maßnahmen wirksam sind und welche nicht, so dass Sie wissen, wo Sie Ressourcen einsetzen müssen, um die Wirkung zu steigern. Unternehmensrisikomanagement Ergebnisse.
- Konsistenz - Mehr Vorhersehbarkeit in den Prozessen der Richtlinienverwaltung, was der Schlüssel ist, um sicherzustellen, dass Anfragen zeitnah und korrekt bearbeitet werden und gemessen werden können.
- Anpassungsfähigkeit - Erhöht Ihre Fähigkeit, sich schnell anzupassen, wenn Prozesse oder organisatorische Änderungen Ihre Prioritäten oder Ihr Risikoprofil verändern.
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