Un banco internacional que ha adoptado el BPM a gran escala ha implementado un sistema de originación de préstamos basado en gran medida en HotDocs, la plataforma líder en el sector para la generación de documentos. El antiguo sistema manual implicaba un método offline para la aprobación de préstamos y un proceso de ida y vuelta entre los agentes de préstamos y el equipo de procesamiento de textos para preparar los documentos. El proceso no solo era lento, sino que también entrañaba riesgos, ya que la posibilidad de que se produjeran errores manuales podía dar lugar a desastres en forma de exposición legal.
El nuevo flujo de trabajo comienza importando la información básica del caso desde un CRM a una entrevista de HotDocs. Dado que los documentos del préstamo son complejos y contienen miles de variables discretas, la entrevista es igualmente muy compleja, altamente interactiva y está diseñada para guiar a los gestores de relaciones a través del proceso altamente estructurado de recopilación de una gran cantidad de datos específicos del préstamo.
La entrevista HotDocs incorpora reglas comerciales que comparan datos discretos entre sí y con las normas bancarias. Por ejemplo, una pequeña granja lechera con 50 vacas que solicita un préstamo de 10 millones de dólares podría no cumplir con las normas bancarias. En tales situaciones, el sistema marcaría los datos en rojo. Del mismo modo, marcaría los datos dudosos en ámbar y los datos coherentes en verde.
En total, el nuevo enfoque de recopilación de datos ahorró a los gestores de relaciones aproximadamente un día, que antes dedicaban a redactar un extenso documento en el que justificaban cada dato concreto. El archivo de respuestas codificado por colores ahorra a los responsables de la aprobación de préstamos aproximadamente un día, ya que pueden ver de un vistazo dónde están los posibles problemas, dado que los datos cuestionables se marcan en rojo o ámbar. Por último, el sistema genera los documentos casi instantáneamente, tan rápido como la impresora puede imprimirlos, lo que fue una mala noticia para el equipo de procesamiento de textos, ya que se reasignó a otras tareas. Solo en el equipo de procesamiento de textos, el banco ahorra aproximadamente 5 millones de dólares al año.
Sin embargo, una de las mayores ventajas para el banco es la mejora en la calidad de la documentación del préstamo. El banco simplemente tiene menos riesgos legales gracias a la eliminación de los errores humanos.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
