Para los bufetes de abogados, un plan de continuidad del negocio (BCP) eficaz no consiste solo en hacer copias de seguridad de los datos. Se trata de implementar procesos en toda la empresa diseñados para preparar atodala plantilla ante cualquier tipo de desastre. Se trata de evitar responsabilidades que podrían surgir si su BCP está desactualizado o incompleto. Pero lo más importante es que un BCP eficaz permite a su empresa cumplir con sus obligaciones legales y éticas para con sus empleados y clientes, al seguir funcionando de manera eficiente incluso en caso de interrupción.
Por eso, la planificación de la continuidad del negocio esuna responsabilidad tanimportante para toda la empresa. Implica el desarrollo de estrategias diseñadas para garantizar el restablecimiento de los procesos empresariales críticos, así como la recuperación de los sistemas de información críticos que son parte integral de dichas funciones durante las interrupciones del servicio o las operaciones que afectan a toda la empresa. El BCP define cómo los procesos, departamentos, sistemas de información y unidades de negocio críticos trabajarán en conjunto en una respuesta coordinada ante cualquier interrupción.
Los planes de continuidad del negocio más exitosos adoptan un enfoque de «divide y vencerás». Los empleados de su empresa deben saber que la responsabilidad de mantener la actividad durante una interrupción no recae únicamente en el departamento de tecnología de la información (TI). La alta dirección también debe reforzar la idea de que la continuidad del negocio es unaresponsabilidad de toda la organización y que, dado que una interrupción afecta a todos,todosdeben contribuir a la recuperación de la empresa. Por eso es necesario desarrollar unproceso de planificaciónestrechamenteunificadoque incluya los planes y funciones de cada unidad de negocio en la reanudación de los procesos esenciales.
Los objetivos de la planificación de la continuidad del negocio
A menudo, la opinión pública es mucho menos indulgente que los tribunales federales y civiles, y un veredicto desfavorable puede causar un daño irreparable a la reputación de su bufete.Aunque la planificación de la continuidad del negocioes esencial para todas las empresas durante las interrupciones, su objetivo es cumplir los siguientes objetivos para los bufetes de abogados.
- Seguir representando a los clientes de manera competente y diligente, y satisfacer sus necesidades inmediatas.
- Para evitar incumplir plazos críticos.
- Para salvaguardar la confidencialidad y las comunicaciones de los clientes.
- Apoyar a la empresa a pesar de la reducción de ingresos.
- Garantizar prácticas comerciales éticas.
Por desgracia, las interrupciones pueden ser de muchos tipos. Un tornado o un huracán podrían interrumpir sus comunicaciones de voz y datos, y la restauración de una infraestructura dañada podría llevar días o incluso semanas a los proveedores de servicios terrestres e inalámbricos. Los brotes de enfermedades como el ébola, la gripe y el SARS no solo afectan a la disponibilidad de su personal, sino también a sus clientes, que necesitarán que usted les garantice que su empresa sigue funcionando incluso en medio de este tipo de interrupciones que provocan pánico. Por supuesto, también hay crisis que surgen de interrupciones provocadas por el ser humano, como actos de terrorismo, ataques cibernéticos, fallos tecnológicos, errores humanos y muchos otros.
La importancia del análisis de impacto
Un paso esencial en cualquier plan de continuidad del negocio es elanálisis del impacto en el negocio(BIA), un proceso que distingue las funciones críticas de las no críticas.
Una función crítica es aquella cuya implicación para las partes interesadas o el alcance del daño para el bufete de abogados se considera inaceptable o desastroso. Además, cualquier función que sea dictada o exigida por la ley se considera automáticamente crítica.Estas funciones deben identificarse en un BIA.
Además, el análisis de impacto permite identificar los requisitos de recuperación de cada función crítica. Estos incluyen el plazo en el que se restablece la operación crítica tras un desastre y los requisitos empresariales y técnicos esenciales para la recuperación de cada proceso vital.
Componentes críticos de un plan de continuidad del negocio
Los bufetes de abogados varían en tamaño y especialización, por lo que existe cierta flexibilidad en los elementos que componen el PCN de una empresa. Sin embargo, todos los planes deben abordar lo siguiente:
- Copia de seguridad y recuperación de datos (copias impresas y electrónicas):Esto incluye una identificación clara de dónde se guardan los libros y registros principales, así como los archivos de copia de seguridad (copias impresas y electrónicas). Los bufetes de abogados también deben estar preparados para proporcionar una descripción detallada del proceso de copia de seguridad y recuperación de datos durante interrupciones importantes del negocio.
- Identificación de todos los sistemas críticos para la misión:lo que se considera un sistema crítico para la misión varía en función de cada bufete de abogados. Algunos ejemplos serían el acceso a los archivos de los clientes, la protección de la confidencialidad de los clientes y el cifrado.
- Tiempo de recuperación:Los bufetes de abogadosdeben contar con un plan de continuidad del negocio diseñado para minimizar los objetivos de tiempo de recuperación empresarial tanto para funciones críticas como no críticas.
- Comunicaciones alternativas entre los clientes y la empresa, y entre la empresa y sus empleados:Estas abarcan las disposiciones que deben adoptarse para garantizar una conexión ininterrumpida entre todas las partes implicadas.
- Ubicación física alternativa de los empleados: encaso de interrupciones, deben designarse sitios alternativos para los empleados (incluido el personal clave) en la reanudación de las operaciones comerciales.
- Impacto crítico en los componentes empresariales, los bufetes de abogados y las contrapartes:esto abarca el efecto que una interrupción significativa de la actividad empresarial puede tener en las relaciones de un bufete de abogados con otros bufetes, contrapartes y otras partes interesadas, y cómo se abordarán dichos impactos.
- Informes reglamentarios:Debe detallarse la capacidad de un bufete de abogados para garantizar el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes reglamentarios en caso de interrupción de la actividad empresarial.
- Gestión de incidentes:Debe existir un plan para prepararse, protegerse y responder ante cualquier incidente. Preparises una plataforma en la nube todo en uno para la gestión de incidentes, la notificación de emergencias y la planificación de la continuidad del negocio.
Cómo puede ayudar Preparis
Como se ha mencionado anteriormente, la clave para que un BCP tenga éxito es la participación de toda la empresa. Pero, ¿quién tiene tiempo? ¿Quién está dispuesto a asumir la responsabilidad? ¿Y cómo puede esta persona hacer frente a la resistencia que surgirá tanto por parte de los ejecutivos de alto nivel como de otros empleados?
E incluso si su bufete de abogados ya cuenta con un BCP, ¿se trata de una solución integral que incluye mensajería de emergencia, software de gestión de incidentes y recuperación física y de datos ?
Preparis ofrece la única solución integrada de continuidad del negocio y recuperación ante desastres que ayuda a las empresas a planificar, formar, probar, alertar y recuperarse, todo en uno.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
