Una comunicación clara y eficaz es vital para un regreso seguro a la oficina
En abril de 2020, las cifras publicadas por la Oficina de Estadísticas Nacionales del Reino Unido mostraban que el 49,2% de los adultos con empleo trabajaban desde casa, como consecuencia de las medidas de distanciamiento social introducidas en respuesta a la pandemia de coronavirus.
Estas estadísticas refuerzan lo que todos sabemos, que vivimos tiempos sin precedentes y hemos tenido que adaptarnos a nuevas formas de trabajar. Aunque desde hace unos años trabajo principalmente desde casa, me sigue pareciendo extraño no haber ido a la oficina en más de tres meses y que todos mis compañeros estén también desde casa (¡aunque he disfrutado viendo su decoración casera en las llamadas a distancia!).
Sé, por lo que he hablado con algunos miembros de mi equipo, que ha sido difícil adaptarse a trabajar en casa y asegurarse de conseguir el equilibrio adecuado entre "vida laboral" y "vida familiar". A algunos les ha resultado más fácil que a otros adaptarse a desplazarse a su oficina en casa en lugar de a su lugar de trabajo habitual. Aunque nos hemos acostumbrado a esta nueva forma de trabajar, es importante que las organizaciones no se conformen.
La comunicación continua es esencial
Algo que tienen en común todas las personas con las que he hablado es que la comunicación continua es la clave para mantenerse informado y al tanto de las políticas de la empresa durante el cierre y después. A algunas organizaciones les ha resultado difícil asegurarse de que sus empleados están al día de las políticas que establecen cuándo es aceptable acudir a la oficina.
¿Quizá ha descubierto que los empleados han estado entrando en la oficina sin el conocimiento de la empresa y que es necesario redactar y distribuir una política para concienciar a los empleados de que esto no debería estar ocurriendo? Además, si hay una necesidad real de entrar en la oficina, ¿quién lo aprueba y se asegura de que el empleado tiene el acceso adecuado y sigue los procedimientos correctos? No cabe duda de que resulta útil establecer un proceso automatizado para gestionar estas solicitudes.
Las organizaciones revisan constantemente sus políticas de trabajo desde casa a medida que cambian los criterios de bloqueo, pero, según las conversaciones que he mantenido, no hay prisa por que los empleados vuelvan a la oficina. Esto hace que la comunicación continua y clara sea aún más importante. ¿Mantienes informados a tus empleados de tus últimas decisiones?
No me canso de repetir lo importante que es que los empleados sepan lo que piensa la empresa y cuáles son los planes. Sé que las actualizaciones periódicas que recibo me ayudan a sentirme informado y que la empresa piensa en mí. Soy consciente de que estos planes pueden cambiar y cambiarán, pero mientras se mantenga abierto ese canal de comunicación, todo el mundo sentirá que sabe lo que está pasando.
¿Qué pasará cuando volvamos a entrar?
Hablemos, pues, de ese día en que nos aventuramos a volver a la oficina. Tal vez quieras pensar en realizar una encuesta entre los empleados para saber cómo se siente el personal con su regreso y darles la oportunidad de plantear cualquier COVID-19 duda. De este modo se asegurará de poder abordar cualquier duda con antelación y de que las respuestas se comuniquen claramente a todos. En realidad, este es un punto en el que me gustaría hacer hincapié: no es momento para ambigüedades. Debe asegurarse de que todos sus empleados reciben el mismo mensaje, al mismo tiempo.
Las organizaciones van a tener que poner en marcha medidas de distanciamiento social, como sistemas unidireccionales y distancias adecuadas entre escritorios. Antes de que tus empleados empiecen a volver a la oficina, tienes que asegurarte de que tus políticas de distanciamiento social se comunican con claridad y de que cada empleado las ha leído y comprendido.
Es posible que esté pensando en un enfoque gradual o escalonado; una vez más, esto debe quedar claro para cada empleado, de modo que sepan cuándo pueden ir a la oficina (y cuándo no). Junto con las medidas de distanciamiento social, hay que pensar en los equipos de protección individual (EPI) y en cómo entienden los empleados qué EPI se espera que lleven y utilicen.
Una comunicación clara y eficaz infunde en sus empleados la confianza de que se les mantiene al corriente de los últimos planes de la organización y de que saben todo lo que necesitan mientras trabajan en estos tiempos extraordinarios. Además, pedir opiniones a los empleados les hace sentirse parte del proceso de toma de decisiones.
La implantación de una sólida tecnología de gestión de políticas permite a las organizaciones comunicarse fácilmente con sus empleados, de forma coherente, y garantiza que dispongan de la información más actualizada.
Junto con la tecnología de gestión de políticas, la implantación de una solución de solución de automatización de flujos de trabajo permite a una organización pedir la opinión y los comentarios de sus empleados.
