La tecnología está impulsando cambios en todos los sectores, y el ámbito jurídico no es una excepción. Las nuevas tecnologías prometen ayudarle a abordar sus mayores retos, y usted hace todo lo posible por elegir las soluciones adecuadas para su despacho. Este proceso es habitual cuando se trata de la revisión de documentos y la gestión de contratos, cuyo objetivo es implementar un proceso eficiente de generación de documentos que genere beneficios y mitigue los riesgos, sin restar tiempo a sus clientes o a su práctica. Puede utilizar un software de automatización de documentos legales como HotDocs, o externalizar estas tareas a un proveedor de servicios legales alternativos (ALSP). Permítanos explicarle las diferencias entre ambos.
Los ALSP son empresas que prestan servicios jurídicos a un coste inferior al de los bufetes tradicionales. Desglosan determinados procesos y los ejecutan de forma más eficiente que un bufete, trasladando a sus clientes las ventajas de una mayor experiencia, flexibilidad y rapidez. Los ALSP pueden especializarse en casi cualquier proceso legal, desde la revisión de documentos y la gestión de contratos hasta el apoyo a la investigación y la investigación jurídica. Muchas veces, las empresas subcontratan a los ALSP cuando no disponen de los recursos internos —incluidos los recursos financieros y humanos necesarios— para realizar estas tareas internamente, lo que les permite externalizar los servicios a un especialista.
Por el contrario, el software de automatización de documentos se integra con sus sistemas internos para ayudarle a generar documentos de forma eficiente, precisa y coherente. Herramientas como HotDocs satisfacen sus necesidades de producción de documentos con una interfaz de creación de plantillas que facilita el diseño, la creación y la gestión de plantillas. También ofrecen borradores y términos actualizados en su documentación, lo que le ayuda a detectar errores y garantizar el cumplimiento normativo. No nos olvidemos de las integraciones ni de la seguridad: las principales herramientas de automatización de documentos ofrecen integraciones escalables que facilitan la gestión de usuarios, permisos y grupos. Además, los servicios de nube privada integrados ofrecen copias de seguridad, almacenamiento y asistencia técnica.
Hay muchas razones para implementar una herramienta de automatización de documentos para la revisión de documentos y la gestión de contratos, lo cual es más ventajoso que recurrir a un ALSP. Por un lado, un software de automatización de documentos proporciona un único punto de contacto si necesita asistencia. Este no es necesariamente el caso en un ALSP, donde el asistente jurídico es responsable de funciones comerciales como ventas, servicio al cliente y facturación. Los asistentes jurídicos de un ALSP tienen un tiempo limitado para centrarse en su caso. Además, los ALSP también están perdiendo prevalencia. Empresas de servicios integrales como PWC y Deloitte han comenzado a abordar la tendencia de la externalización jurídica creando departamentos internos que imitan el modelo ALSP.
En resumen, los ALSP pueden tener dificultades para proporcionar todo el apoyo que necesita para la elaboración de documentos. Como resultado de la presión del sector, los ALSP son más una moda que otra cosa. Por otro lado, una herramienta de automatización de documentos es una potente tecnología que le ayuda a generar documentación empresarial y hace que su organización sea más eficiente. El software como HotDocs también se adapta a su empresa, incluye asistencia técnica y elimina los costes asociados a los procesos improductivos. Confíe siempre en una solución de automatización de documentos probada en lugar de en un ALSP.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
