Revisión de BPM
BPM es una estrategia de gestión basada en la premisa de que una empresa puede verse como un conjunto de procesos relacionados, cada uno de los cuales consta de una serie de pasos o etapas, y que, gestionando mejor cada uno de los procesos, una empresa puede ser más eficiente y, por tanto, más rentable. Las suites BPM son soluciones de software que facilitan el modelado de cada uno de los procesos de una empresa como una aplicación de software -comúnmente denominada flujo de trabajo- que guía a los usuarios a través de los pasos del proceso. Más allá del modelado de flujos de trabajo, las suites BPM permiten a una empresa desplegar, analizar y perfeccionar sus flujos de trabajo y, al hacerlo, evolucionar continuamente como una organización cada vez más rentable.
El núcleo de las suites BPM es una plataforma RAD (desarrollo rápido de aplicaciones) que permite modelar cada proceso en lógica de árbol de decisión, transformándolo en un flujo de trabajo automatizado. A medida que los usuarios interactúan con el flujo de trabajo, introduciendo datos de una forma u otra, son encaminados por una de las ramas del árbol de decisión hacia una conclusión.
El punto de contacto BPM/HotDocs
En las grandes empresas de casi cualquier tipo, algunos flujos de trabajo implican la generación de documentos transaccionales basados en conjuntos de datos únicos. Por ejemplo, en un banco, un flujo de trabajo podría activarse cuando un cliente solicita un préstamo, siendo la etapa final del flujo de trabajo la ejecución de los documentos de cierre. Cualquiera de las grandes suites de BPM podría modelar fácilmente los aspectos de enrutamiento de datos de este tipo de flujo de trabajo, incluidas las aprobaciones de etapas intermedias, la comprobación de créditos subcontratada, etc. Pero dependiendo de la complejidad del conjunto de documentos y de la necesidad relativa del sistema de generar instrumentos listos para la transacción, es posible que ninguna de las suites de BPM sea capaz de realizar las etapas de recopilación de datos y generación de documentos del proceso.
Este es el principal punto de contacto entre el BPM y los sistemas de generación de documentos como HotDocs, que es una pila tecnológica de primer orden que permite a una empresa transformar sus propios documentos jurídicos internos (archivos de procesador de textos/PDF) en aplicaciones de procesos de generación de documentos y desplegar estas aplicaciones de procesos en prácticamente cualquier entorno, incluidos los despliegues contextuales dentro de procesos más amplios definidos por el BPM.
La pila HotDocs
La pila HotDocs es un grupo de tecnologías de software integradas que, juntas, permiten a una empresa tomar el control de todo su problema de generación de documentos. La pila HotDocs incluye un núcleo lógico, una herramienta de desarrollo, plataformas para la implantación en cualquier entorno y una amplia gama de tecnologías de capa de usuario (aplicaciones web para consumir aplicaciones de procesos HotDocs).
Núcleo lógico
En la base de la pila de HotDocs hay un núcleo lógico, más de un millón de líneas de código que permiten a HotDocs manejar las complejidades de modelado de prácticamente cualquier documento o familia de documentos. De hecho, el núcleo lógico de HotDocs es tan robusto que muchas organizaciones (por ejemplo, Thomson Reuters y RBS) lo utilizan en lugar de los motores de reglas disponibles en el mercado para la lógica empresarial compleja y encadenada.
Desarrollador de HotDocs
HotDocs Developer es un entorno de última generación para la generación de documentos y el modelado de procesos que permite a un arquitecto crear una lógica empresarial sofisticada (desde expresiones booleanas avanzadas que controlan la inclusión/exclusión de bloques lingüísticos hasta cálculos financieros ultracomplejos) en un documento. Asimismo, HotDocs Developer permite a un arquitecto de procesos diseñar potentes entrevistas (secuencias de formularios interactivos de recopilación de datos) que reúnen toda la información necesaria para generar los documentos. En combinación, un documento modelado y la entrevista que lo acompaña son los componentes de una aplicación de proceso de generación de documentos.
La clave de la arquitectura de HotDocs Developer es su capacidad para funcionar dentro del procesador de textos (Word/WordPerfect), el entorno nativo de la mayoría de los documentos de una empresa. Este enfoque ofrece a HotDocs toda la funcionalidad del procesador de textos y permite a las empresas, para las que el aspecto de los documentos puede ser crítico, generar documentos utilizando las fuentes, el diseño y los elementos de paginación que elijan. (Esta funcionalidad contrasta con los sistemas de modelado de documentos centrados en XML, que sólo son capaces de reflejar una mera fracción de la funcionalidad de formateo/paginación de un procesador de textos).
Asimismo, HotDocs incluye un sofisticado entorno de desarrollo que permite automatizar formularios gráficos basados en PDF (campos, casillas de verificación, etc.). Dado que muchos conjuntos de documentos constan tanto de documentos de procesador de textos como de formularios gráficos, HotDocs permite compartir componentes entre cualquier número de documentos, lo que significa que todos los documentos Word, WordPerfect y formularios basados en PDF de un conjunto pueden generarse a partir de un único archivo de respuesta.
Plataformas HotDocs
La pila de HotDocs incluye plataformas para escritorio, cliente/servidor (local) y despliegue en la nube de aplicaciones de procesos de generación de documentos HotDocs. Múltiples desarrolladores externos crean sus propias tecnologías sobre la API de escritorio de HotDocs. HotDocs Server es el caballo de batalla de la generación de documentos para muchas de las mayores empresas comerciales y organismos gubernamentales del mundo que desean alojar su propia solución de generación de documentos. Y HotDocs Cloud Services es una versión multiusuario en la nube de HotDocs Server, para empresas que desean renunciar al coste inicial y al mantenimiento de HotDocs Server.
Tecnologías de la capa de usuario de HotDocs
HotDocs proporciona múltiples aplicaciones "off-the-shelf" para utilizar las aplicaciones de proceso de HotDocs. En cuanto a las aplicaciones de navegador, muchos clientes de HotDocs modifican una de las aplicaciones estándar de HotDocs para que encaje bien en sus propios flujos de trabajo. Otros clientes optan por crear -o han creado- integraciones personalizadas entre HotDocs Cloud Services y sus aplicaciones de flujo de trabajo existentes.
Despliegue de HotDocs en un flujo de trabajo definido por BPM
Una vez que una empresa ha transformado sus documentos en aplicaciones de procesos de generación de documentos, puede desplegar esas aplicaciones en el contexto de sus flujos de trabajo definidos por BPM. Por ejemplo, al principio del flujo de trabajo de generación de préstamos de un banco, el primer paso podría ser enviar por correo electrónico al cliente un enlace, con las credenciales de inicio de sesión, a una entrevista HotDocs basada en la nube. Después de que el cliente envíe la entrevista cumplimentada, el flujo de trabajo, basándose en los datos introducidos por el usuario, puede dirigir la entrevista a un departamento concreto para obtener información adicional. A continuación, el flujo de trabajo podría acceder a un sistema externo de calificación crediticia y, en función de la puntuación del solicitante, dirigir la entrevista a un departamento diferente para su aprobación, y así sucesivamente. Finalmente, la solicitud del cliente puede ser aprobada, momento en el que podrían generarse los documentos, todo ello basado en los datos introducidos en la entrevista HotDocs en varias etapas a lo largo del flujo de trabajo.
Una vez desarrolladas las plantillas HotDocs, pueden desplegarse en el escritorio, en el entorno cliente/servidor o en la nube. En lo que respecta a la integración con flujos de trabajo BPM, las integraciones cliente/servidor y en la nube son los escenarios más probables. La plataforma de HotDocs Corporation para implementaciones cliente/servidor es HotDocs Server. Las integraciones entre HotDocs Server y los flujos de trabajo BPM se pueden lograr a través de la API .NET de HotDocs Server, la API COM o mediante servicios web basados en SOAP o REST. La plataforma de HotDocs Corporation para despliegues en la nube es HotDocs Cloud Services, un servicio web basado en Microsoft Azure que puede ser consumido por prácticamente cualquier flujo de trabajo definido por BPM a través de protocolos SOAP o REST.
Raíces de HotDocs
Lo que hoy es HotDocs Corporation comenzó como un proyecto de investigación a mediados de los años setenta en la Facultad de Derecho de la Universidad Brigham Young. Financiado en aquel momento por West Publishing, el proyecto comenzó como una base de código desarrollada para el ordenador central VAX que ejecutaba el sistema operativo VMS. A finales de los 80, el proyecto se hizo comercial con la fundación de Capsoft Development, que obtuvo la licencia de la tecnología de BYU y portó el código base a DOS. Unos años más tarde, la tecnología renació como HotDocs, una versión basada en Windows que reflejaba muchas de las características originales de la antigua versión VAX.
Como pioneros en el ámbito de la automatización de documentos, los fundadores de HotDocs Corporation inventaron muchos de los conceptos básicos que hoy permiten a HotDocs automatizar prácticamente cualquier instrumento jurídico, por complejo que sea. Es esta capacidad -la automatización total de documentos y conjuntos de documentos y la consiguiente generación de instrumentos listos para la transacción- lo que ha convertido a HotDocs en el líder indiscutible en generación de documentos entre las empresas medianas y grandes de todo el mundo, que suelen considerar que la producción de documentos de alta calidad que obtienen con HotDocs es la principal propuesta de valor de la tecnología. Pensemos, por ejemplo, en un banco internacional con miles de agentes de crédito que generan millones de contratos por valor de miles de millones de dólares. Aunque ahorrar tiempo y dinero en la generación de documentos sería ciertamente valioso, disminuir la exposición legal reduciendo el número de errores en un contrato podría ser mucho más convincente.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
