Reed Hastings, director ejecutivo de Netflix, señaló algunos de los problemas del BPM en las organizaciones actuales, siendo uno de los más notables el estado líquido de los procesos del mundo real. En pocas palabras, nunca dejan de evolucionar. Pero el diseño de los procesos debe basarse en un objetivo fijo. Dado que se necesitan semanas o meses para modelar un proceso, cuando este se pone en marcha, es posible que ya muestre signos de antigüedad. Poco después, se empiezan a aplicar procesos provisionales para compensar las grietas del original. A medida que aumentan el número y la complejidad de los parches, todo el proceso se vuelve tan frágil que acaba rompiéndose por completo. Esta es una secuencia común que, en parte, está catalizando el paso a sistemas de procesos ad hoc y adaptativos.
Por el contrario, el proceso de generación de documentos, aunque comparte muchas similitudes con el movimiento BPM en general, suele ofrecer mejores resultados que otros tipos de modelado de procesos. Una de las razones es la naturaleza de las leyes que rigen la estructura de los documentos. Dichas leyes suelen ser estáticas mientras se lleva a cabo el modelado. Los cambios en la ley, en caso de que se produzcan durante un determinado período de tiempo, entrarán en vigor a intervalos regulares (por ejemplo, tras las revisiones legislativas anuales), y los cambios serán específicos y codificados. En otras palabras, los documentos legales se fijan en el momento en que se modelan, y los modelos pueden actualizarse de forma precisa y completa antes de las fechas límite.
Al igual que el movimiento BPM promete grandes mejoras en la eficiencia y un rápido retorno de la inversión, la adopción a nivel empresarial de procesos de generación de documentos, especialmente, por ejemplo, en el contexto de los flujos de trabajo de enrutamiento y aprobación de documentos, ofrece quizás el mejor retorno de la inversión en el sector de las tecnologías de la información. Las organizaciones no solo verán cómo se reducen drásticamente los plazos de generación de documentos (a menudo de semanas o incluso meses para contratos complejos a solo unas pocas horas), sino que la mejora de la calidad de los documentos resultantes supondrá una enorme ventaja añadida, ya que los incidentes legales derivados de errores humanos se reducirán inevitablemente.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
