La semana pasada mantuve una interesante conversación con uno de nuestros clientes sobre la gestión de los requisitos de contenido de documentos internacionales y locales con HotDocs. Hablamos de cómo una organización global con oficinas en varios países puede utilizar la transferencia de conocimientos entre los autores de documentos globales y los gestores de documentos locales para garantizar que la documentación se adapte a los mercados locales. Esta conversación me hizo pensar en cómo HotDocs permite a las organizaciones crear estrategias globales de automatización de documentos.
El enfoque "pensar globalmente, actuar localmente" se utiliza a menudo para describir el modo en que una organización adapta el diseño de sus productos o su estrategia empresarial para adaptarse a un mercado local, manteniendo al mismo tiempo el control sobre múltiples ubicaciones. Con una legislación de cumplimiento localizada, leyes locales, múltiples idiomas y formatos de fecha y número, el enfoque "pensar globalmente, actuar localmente " también se aplica a la documentación de una organización global.
Los contratos, los acuerdos de préstamo, los documentos legales y otros trámites críticos para la empresa deben ser coherentes con las buenas prácticas de una organización y contener toda la información pertinente para la zona geográfica prevista. Esta tarea se hace cada vez más difícil a medida que aumentan el volumen y la complejidad de los documentos, lo que obliga a las organizaciones a recurrir a varios miembros del personal en múltiples ubicaciones para adaptar los documentos a los mercados locales.
Con tantos elementos diferentes, garantizar la coherencia en toda una cartera de documentos puede resultar extremadamente difícil. Con HotDocs, los documentos globales precisos que cumplen los requisitos locales son posibles al proporcionar a los autores de los documentos el control y a los equipos locales la flexibilidad de opinar sobre los criterios locales para la inclusión opcional, garantizando documentos conformes localmente y asegurando la coherencia.
Documentos globales
Estos son los pasos clave necesarios para producir documentación global de forma eficiente:
- Identificar a los autores de los contenidos
- Identificar gestores de documentos locales
- Identificar elementos internacionales
- Identificar los elementos locales
1. Identificar a los autores de los contenidos
Los autores de contenidos son las personas que mejor conocen los documentos específicos que se utilizan en una organización. Los autores de contenidos son responsables de crear plantillas de documentos y colaborar con los responsables locales para producir documentación precisa. Estas personas pueden ser:
- Equipo jurídico interno
- Responsables de riesgos
- Propietarios de productos
- Gestores del conocimiento
- Propietarios de pólizas
- Responsables de cumplimiento
2. Identificar a los gestores de documentos locales
Los gestores locales de documentos son personas que operan en los mercados locales y los entienden. Son responsables de informar sobre cómo debe mejorarse o modificarse la documentación para cumplir los requisitos de un mercado local.
3. Identificar los elementos internacionales
Los elementos internacionales son las secciones de la documentación de una organización que deben ser coherentes, independientemente de la ubicación geográfica. Estos elementos garantizan que todos los documentos tengan el mismo diseño y formato para dar al cliente la tranquilidad de que está tratando con una entidad global. Estos elementos incluyen elementos como la mensajería corporativa, el formato, la legislación global o la marca.
4. Identificar los elementos locales
Los elementos locales se refieren a la adaptación para garantizar que un documento se ajusta a los requisitos del mercado local. Los elementos locales garantizan que los documentos contengan la información pertinente para una zona geográfica y que se realicen los ajustes necesarios en el contenido, como el idioma, los formatos de fecha, las cláusulas legales, las leyes específicas del país o la moneda.
Intercambio mundial de conocimientos sobre documentos
Siguiendo estos pasos, puede establecerse un modelo de intercambio de conocimientos. El modelo que figura a continuación muestra ejemplos de elementos locales e internacionales y cómo los gestores de documentos locales transmiten información a los autores de contenidos y, a su vez, los autores de contenidos garantizan que los elementos internacionales se incluyan en toda la documentación.
¿Quiere saber más?
Este modelo demuestra el intercambio de información entre gestores locales y autores de documentos. La aplicación de este modelo dará lugar a la transferencia de conocimientos entre los gestores locales y los autores de los documentos, lo que mitigará cualquier riesgo de inexactitud o incumplimiento a la hora de desplegar documentos en mercados extranjeros o en cualquier entorno en el que los requisitos de los documentos varíen.
Numerosos clientes de HotDocs, tanto grandes como pequeños, utilizan nuestra tecnología como base de una estrategia de documentación. La entrevista de HotDocs (el cuestionario utilizado para recopilar los datos necesarios para crear el documento a medida) es potente y flexible, con preguntas condicionales y una sofisticada capacidad de lógica empresarial que permite personalizar documentos globales para un público local, independientemente de la complejidad del documento. Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede ayudarle con su documentación global, póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración hoy mismo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
