Acaba de producirse una emergencia en su edificio comercial y tiene que avisar a sus inquilinos de inmediato. ¿Qué tiene que hacer?
Las empresas de hoy deben navegar por un panorama de riesgos cada vez más complejo. Sin embargo, si domina el arte y la ciencia de la comunicación, potenciará sus capacidades de gestión de incidentes. Y, a su vez, aumentará sus posibilidades y las de sus inquilinos de mantenerse a flote tras una crisis.
En caso de emergencia, la comunicación es fundamental para garantizar la seguridad de los inquilinos. He aquí un resumen de algunos de los procedimientos de notificación de emergencias que más conviene aplicar en 2020.
Por qué es importante la notificación de emergencias
Disponer de procedimientos de notificación de emergencias es fundamental por múltiples razones. Por un lado, amenazas como ciberataques, actos terroristas, violencia en el lugar de trabajo y catástrofes naturales pueden producirse en cualquier momento. Y pueden poner en peligro sus operaciones y propiedades. Además, estos tipos de desastres pueden causar daños a los miembros de la plantilla que trabajan en su edificio.
Las normativas estatales, locales y federales también obligan a los propietarios de edificios a crear planes de actuación en caso de emergencia junto con planes de seguridad vital para mantener a salvo a sus inquilinos, administradores de propiedades y visitantes.
Con la plataforma de notificación de emergencias o gestión de incidentes, podrá prepararse más fácilmente para este tipo de catástrofes. También podrá responder más fácilmente a ellas cuando se produzcan. Al final, podrá proteger tanto a los trabajadores como a su propiedad. Los procedimientos adecuados le ayudarán a informar adecuadamente a los inquilinos y a sus empleados sobre qué hacer en caso de crisis. También minimizarán el impacto de una catástrofe en la empresa.
Herramienta de gestión de incidentes
La tecnología punta es una de las herramientas más valiosas de que se dispone hoy en día para gestionar una amplia gama de incidentes, como huracanes, tormentas invernales e incidentes aislados. Por ejemplo, una herramienta de primera categoría le permitirá enviar alertas a inquilinos y empleados utilizando diversos medios. Estos medios incluyen, por ejemplo, notificaciones push, correos electrónicos, mensajes de texto y mensajes de voz. Cuantos más medios utilice para enviar un mensaje de emergencia, más posibilidades tendrá de llegar a todos los destinatarios, independientemente de dónde se encuentren en ese momento.
Sin embargo, además de permitirle proporcionar notificaciones masivas de emergencia, la plataforma que elija debe permitirle participar en la planificación de la continuidad del negocio.
En otras palabras, su solución debe hacer algo más que enviar mensajes. Debe ser una plataforma integral que también le permita impartir formación (más adelante hablaremos de ello), compartir documentos y gestionar incidentes. Una solución integral le permitirá ahorrar dinero, tiempo y prepararse mejor para las crisis.
Asegúrese también de que el sistema que elija sea fiable. Tiene que ser capaz de avisar a todo el mundo de inmediato. De lo contrario, es más probable que sus inquilinos y sus empleados sufran lesiones o mueran. Además, la solución de tecnología avanzada que elija debe ser relativamente sencilla y fácil de usar. Elegir una solución que cuente con un sólido servicio de atención al cliente también es imprescindible para obtener siempre los mejores resultados.
Formación sobre procedimientos de emergencia
Disponer de los planes y procedimientos adecuados para hacer frente a las crisis es sólo la mitad de la batalla. También tiene que formar personalmente a sus inquilinos y a sus empleados sobre cómo actuar en caso de catástrofe. ¿Por qué? Porque aunque disponga de un plan de respuesta ante emergencias, si sus inquilinos no lo conocen, no sabrán qué hacer cuando se produzca una crisis.
Cuando ofrezca formación a sus inquilinos, empiece por asegurarse de que están familiarizados con sus principios básicos de preparación ante emergencias. Puede que dé por sentado que sus inquilinos ya conocen las mejores prácticas básicas. Sin embargo, puede que no, lo que significa que el resto de la información que comparta con ellos en la formación también caerá en saco roto. En pocas palabras, cuanto más repase los conceptos básicos con sus inquilinos, más probable será que una situación de respuesta de emergencia se maneje de manera eficiente.
Además, asegúrese de revisar periódicamente sus planes de respuesta ante emergencias, al menos una vez al año.
Las sesiones interactivas de formación en línea suelen ser las más cómodas de utilizar. Esto es especialmente cierto cuando tiene que formar a un gran número de inquilinos o empleados. Con la formación en línea, sus inquilinos y sus trabajadores pueden completar su preparación según sus propios horarios. Incluso pueden seguir sus progresos mientras se forman.
Por último, asegúrese de animar activamente a sus inquilinos a que completen la formación en respuesta a emergencias. Si imparte la formación en persona, puede ofrecer golosinas o un almuerzo para atraer a los asistentes a la sesión de formación. También puede dar cheques regalo a quienes completen la formación en línea. Cuanto más creativo sea, más posibilidades tendrá de alcanzar una tasa de participación en la formación cercana al 100%.
Cómo puede ayudar Preparis en la gestión de incidentes
Ofrecemos una herramienta de gestión de incidentes de primera línea,Preparis Alerts, para ayudarle a afrontar las crisis con eficacia.
Preparis Alerts es una aplicación de notificación de emergencias que ofrece las ventajas exclusivas de los informes analíticos y de compartir documentos a través de la nube. También proporciona funciones de mensajería de emergencia bidireccionales, así como formación experta en línea para los empleados. La aplicación también puede resultar útil para asignar tareas, generar y gestionar planes y realizar un seguimiento de los documentos pertinentes.
Con esta aplicación, puede demostrar que cumple las normas de seguridad del sector. Además, puede proporcionar a sus empleados visibilidad sobre la preparación de la organización ante las crisis.
Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo Preparis puede ayudarle a llevar sus procedimientos de emergencia a un nivel completamente nuevo en 2020 y más allá.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
