El reto:
Fortenberry Legal, un bufete de abogados multiestatal con sede en Internet especializado en planificación patrimonial, fideicomisos testamentarios y sucesiones, necesitaba una forma más precisa y eficaz de gestionar las transacciones de documentos. El abogado Jeramie Fortenberry había creado su propio conjunto de plantillas de formularios para personalizar los documentos manualmente para cada cliente utilizando la función "buscar y reemplazar" de Microsoft Word, junto con cortar y pegar diferentes frases y cláusulas que debían incluirse o excluirse de cada documento. Aunque cumplía su cometido, este proceso era extremadamente lento y propenso a errores.
"Un gran porcentaje de nuestros recursos se dedicaba a la interminable corrección de pruebas para detectar todos los pequeños problemas que pudieran surgir", explica Fortenberry. "Por muy meticulosos que fuéramos, de vez en cuando aparecía una palabra mal escrita, una cláusula mal colocada, un nombre equivocado en el documento, la concordancia sujeto/verbo o los tiempos verbales incorrectos, había un artículo indefinido incorrecto... . La lista continúa".
Solución:
Fortenberry Legal empezó a utilizar HotDocs en 2008. El bufete observó rápidamente una mejora drástica de la eficiencia y la precisión. También liberó recursos de los abogados y tuvo un impacto positivo en su margen de beneficios. Con la potencia y eficacia de la automatización de documentos de HotDocs, ahora pueden ganar más dinero por documento que se cobra a tanto alzado, sin que ello suponga un aumento de costes para sus clientes.
Veredicto:
"Creo que la mayor ventaja de utilizar HotDocs es la tranquilidad", afirma Fortenberry. "Tengo un sistema de automatización de documentos en el que puedo confiar, lo que libera energía mental para centrarme en otras cosas. Sé que todos los nombres, verbos, direcciones, números de teléfono y cláusulas serán correctos en mis documentos". Aunque todavía hay que hacer algunos retoques manuales de vez en cuando, ya no me agobian todas las cuestiones más básicas que antes me quitaban tanto tiempo."
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
