Menos del 40% de las empresas estadounidenses siguen abiertas diez años después de su fundación. Sólo un 19% sobrevive veinte años o más.
Problemas comunes como la falta de liquidez pueden relegar a algunas empresas a un fracaso prematuro. De las que sobreviven a los retos iniciales, casi el 40% fracasarán debido a crisis inesperadas.
Para resistir las amenazas simultáneas y prosperar en esta época sin precedentes, las empresas dedican ahora más atención a desarrollar un plan holístico de continuidad de la actividad que impregne toda la empresa. Sin embargo, desarrollar un plan de este tipo es cada vez más complicado, ya que las amenazas evolucionan y aumentan simultáneamente.
Conectar más sistemas críticos para gestionar expectativas más altas complica la planificación de la continuidad de la actividad, junto con la recuperación en caso de catástrofe, la resistencia, el cumplimiento de la normativa y la seguridad. Cuando un eslabón de la cadena se ve comprometido, el impacto puede afectar a toda la organización. La reputación y los ingresos están en juego cuando se trata de mantener la resistencia operativa al tiempo que se adapta y responde rápidamente a los riesgos y oportunidades.
¿Qué es un Plan de Continuidad de Negocio?
Un plan de continuidad de negocio (PCN) es una estrategia que detalla cómo una empresa mantendrá sus operaciones antes, durante y después de incidentes perturbadores. Los PCN se aplican a cualquier tipo de perturbación a la que pueda enfrentarse una empresa, por ejemplo:
- Catástrofes naturales como terremotos y tornados
- Crisis de origen humano, como los ciberataques y la violencia en el lugar de trabajo.
- Amenazas para la mano de obra, como las pandemias
- Cualquier otra crisis o catástrofe que provoque la pérdida de acceso a suministros y recursos críticos.
Los planes de continuidad de la actividad son similares a los planes de recuperación en caso de catástrofe (DRP). Sin embargo, a diferencia de los DRP, los planes de continuidad de negocio son proactivos y exhaustivos. Un buen plan ayudará a una empresa a reducir los:
- Probabilidad de sufrir catástrofes en primer lugar
- Impacto de los incidentes perjudiciales en sus operaciones
Un plan sólido de continuidad de la actividad abarca:
- Procesos empresariales clave
- Instalaciones físicas
- Equipos y suministros operativos
- Sistemas de datos, incluidas las copias de seguridad
- Comunicación
- Soluciones manuales para procesos estándar
- Gestión de riesgos
- Cronología
A veces también se hace referencia a la planificación de la continuidad de la actividad como:
- Resistencia operativa
- Gestión de emergencias o crisis
- Planes de contingencia
- Preparación de la organización
¿Quién necesita un Plan de Continuidad de Negocio?
Toda empresa necesita un PCN. Estadísticamente, las pequeñas empresas son las que tienen más probabilidades de fracasar como consecuencia de una crisis imprevista.
Las grandes empresas suelen disponer de los recursos necesarios para sobrevivir a una crisis a corto plazo. Sin embargo, una respuesta inadecuada a una catástrofe puede paralizar una empresa durante décadas. También puede contribuir al fracaso posterior de la empresa.
Por el contrario, un PCN sólido permite a las empresas prosperar. Las organizaciones que permanecen operativas mientras sus competidores luchan contra una crisis pueden obtener importantes ganancias en ventas, cuota de mercado y fidelidad del público y los trabajadores.
Ventajas de un PCN
Carecer de un plan de continuidad de negocio entraña riesgos importantes. Según IDC, por término medio, un fallo de infraestructura puede suponer 100.000 dólares por hora, y un fallo de una aplicación crítica puede costar entre 500.000 y 1 millón de dólares por hora. Los planes de continuidad de negocio ayudan a evitar estas pérdidas. Pero no es la única ventaja que ofrecen. Los planes de continuidad de negocio también pueden:
- Identificar oportunidades para mejorar el flujo de trabajo
- Revelar oportunidades para reducir los costes operativos
- Determinar en qué empresas se incumple la normativa legal
- Mejorar la percepción del público y de los trabajadores
- Identificar los puntos débiles de la operación o de su cadena de suministro
- Mejorar la comunicación y la cooperación entre los sectores de actividad
Algunos de estos beneficios son directos. Otros son indirectos. Todos se aplican tanto si la empresa sufre una crisis como si no.
Ninguna empresa considerará que la planificación de la continuidad es una pérdida de tiempo o de recursos.
¿Por qué elegir la Consultoría de Continuidad de Negocio?
No todas las empresas saben cómo hacer madurar su estrategia de continuidad de negocio.
Algunas organizaciones contratan servicios externos de consultoría de gestión de la continuidad del negocio para identificar y abordar la sincronización de la resistencia entre sus procesos empresariales. Los consultores pueden ofrecer soluciones flexibles de continuidad de negocio y recuperación ante desastres para atender esas necesidades, lo que incluye evaluaciones, planificación, implantación, pruebas y gestión completa de la continuidad de negocio.
A menudo, los dirigentes consideran que elaborar un plan interno es una estrategia en sí misma. Esto es casi siempre un error.
Los asesores tienen las competencias y la experiencia adecuadas
La planificación de la continuidad es una habilidad especializada. No es algo para lo que muchos líderes estén preparados. Incluso los líderes competentes necesitan ayuda para desarrollar un PCN sólido.
Las empresas que intentan diseñar planes por su cuenta corren el riesgo de:
- Hacer las preguntas equivocadas
- Centrarse en las áreas equivocadas
- Estructurar mal sus planes
- Factores clave que faltan en la planificación de crisis y el desarrollo de estrategias
- Elección de soluciones ineficaces por desconocimiento de otras mejores
Los consultores pueden ayudar a las empresas:
- Trabajar a través de un proceso probado de desarrollo de planes
- Identificar las soluciones más avanzadas y novedosas
- Coordinar sus planes en todos los departamentos y niveles de su organización.
Trabajar con consultores también garantiza que los directivos puedan seguir realizando su trabajo fundamental dentro de la empresa durante todo el proceso de planificación. Esto permite que todos los aspectos, tanto de las operaciones diarias como de la planificación de la continuidad de la actividad, reciban la atención que merecen.
Los consultores aportan perspectivas únicas
Los consultores externos pueden ver una empresa con una objetividad y claridad que son imposibles desde dentro. Es fácil para los líderes establecidos dar cosas por sentadas o hacer suposiciones. Estas suposiciones y creencias pueden conducir a puntos ciegos que pueden paralizar una organización durante una crisis.
Los consultores aportan un proceso bien estructurado y mentes abiertas. Estas herramientas pueden ayudar a las empresas a realizar evaluaciones de gestión de riesgos en profundidad y realmente útiles que los responsables internos serían incapaces de llevar a cabo por sí solos.
¿Qué incluye la consultoría de continuidad de negocio?
Los buenos consultores gestionan el proceso del PBC de principio a fin. Guían a los clientes a través de cada paso con confianza y eficacia.
El proceso de consultoría comienza con evaluaciones. Estas incluyen una:
- Auditoría de continuidad de la actividad
- Auditoría de gestión de crisis
- Un análisis del impacto empresarial
- Evaluación de riesgos
Estas evaluaciones crean una base de conocimientos compartida y precisa a partir de la cual trabajar.
A continuación, los asesores informan a los clientes sobre los factores externos que deben tener en cuenta. Por ejemplo, las normas legales y de buenas prácticas que puedan aplicarse.
Después, los consultores ayudan a los clientes a desarrollar un PCN personalizado.
Una vez establecido el plan, los consultores se encargan de su ejecución. Esto incluye:
- Gestión de proyectos de recuperación tras catástrofes
- Creación y ejecución de programas de pruebas de escenarios
- Desarrollo e impartición de programas de formación sobre continuidad de las actividades y gestión de crisis
- Coordinación de los programas de mantenimiento de los clientes
Esta combinación de servicios garantiza a los clientes los mejores resultados posibles.
Auditorías de continuidad de negocio y gestión de crisis
Los consultores suelen empezar por evaluar la situación actual del cliente. Evalúan:
- Lo que ya tiene una empresa, si es que tiene algo
- El grado de conocimiento de las medidas y métodos existentes en toda la organización.
- El grado de actualización y mantenimiento del plan existente
- Hasta qué punto el plan es apropiado y adecuado para las operaciones actuales.
A menudo, las empresas se alarman al descubrir lo deficientes que son sus planes actuales.
Normas jurídicas y de buenas prácticas
Los consultores conocen bien las normas jurídicas relacionadas con la continuidad de la actividad empresarial. Conocen a fondo las directrices por las que pueden ser juzgadas las empresas y sus planes, entre otras:
- Buenas prácticas
- Precedentes jurídicos
- Puntos de referencia del sector
Tres ejemplos comunes de este tipo de normas son:
- Directrices de resistencia organizativa del Instituto Nacional Estadounidense de Normalización (ANSI/ASIS SPC.1-2009)
- Normas de planificación de la continuidad de las actividades del Consejo Federal de Examen de las Instituciones Financieras (FFIEC:2008)
- Normativa bancaria estadounidense, como las normas 3510 y 3520 de la NASD (Securities and Exchange Commission) y la norma 446 de la NYSE (NYSE Rule 446).
Los consultores pueden ayudar a las empresas a comprender las expectativas en juego. También pueden ayudar a sus clientes a elaborar planes que cumplan esas normas.
Análisis de impacto empresarial y evaluación de riesgos
Los consultores utilizan el análisis de impacto y la evaluación de riesgos para trazar un mapa de las operaciones en cada paso del proceso de un cliente. Utilizando metodologías específicas y probadas, pueden identificar:
- Puntos débiles y críticos
- Oportunidades de racionalización
- Lagunas en la comunicación o el flujo
- Zonas más propensas a verse afectadas durante una crisis
Esta información sienta las bases de la estrategia que se va a desarrollar. También garantiza que no se pase por alto ningún peligro potencial.
Desarrollo de marcos personalizados de continuidad empresarial mediante software
Con el aumento de los ciberataques, las empresas están pasando de un enfoque convencional de BC a un enfoque de resiliencia automatizado e impulsado por software. El software, como Preparis, utiliza funciones y capacidades avanzadas s para ayudar a planificar, formar, probar, alertar y recuperar a la vez que se protegen los procesos críticos de la empresa y a las personas.
Los consultores ayudan a los clientes a crear estrategias y planes que respondan a sus necesidades específicas. Proporcionan asesoramiento experto y asistencia en cada paso.
Aplicación
Una vez establecido el plan, los consultores desempeñan un papel crucial en su aplicación. Documentan el plan en todas las formas apropiadas. Luego ayudan a comunicar el plan de forma clara y coherente en toda la organización.
Los consultores también pueden gestionar proyectos de recuperación en caso de catástrofe. Por ejemplo, el plan de un cliente puede requerir la búsqueda de socios y proveedores alternativos. Los consultores pueden ayudar en la búsqueda y en el proceso de contratación posterior.
Entre sus ventajas encontrarás:
- Fácil implantación del PCN con personal interno
- Alcanzar los objetivos en los plazos fijados
- Garantizar la coherencia de principio a fin
Los consultores pueden crear y ejecutar programas de formación y ensayo de escenarios. Estos programas permiten a las empresas y a sus socios comerciales poner en práctica el plan.
- Garantiza que los trabajadores de todos los niveles entienden la estrategia y cómo seguirla.
- Proporciona experiencia práctica sobre el terreno
- Crea oportunidades educativas y de resolución de problemas
- Facilita la aplicación en caso de emergencia.
Por último, los consultores pueden crear y ejecutar programas de mantenimiento que mantengan los planes al día. Así se garantiza que los planes de contingencia reflejen el crecimiento, la expansión y los cambios de la organización a lo largo del tiempo.
Cómo elegir una empresa de consultoría de continuidad de negocio
A la hora de elegir una empresa de consultoría, hay que tener en cuenta algunas de las mejores prácticas. Para obtener la mejor experiencia, elija una empresa que:
- Cuenta con asesores experimentados y de probada experiencia en el sector
- Ofrece una configuración de software integrada que centraliza y simplifica la gestión del proceso y de sus planes.
- Gestionará y probará su plan finalizado para verificar su eficacia
- Proporciona formación a todo su equipo sobre el plan y su aplicación
- Ofrece DRaaS y soluciones en la nube para sus necesidades de recuperación de datos
- Proporciona listas de comprobación fáciles de usar que ayudan a su equipo a comprender el proceso en cada paso del camino.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
