Incorporar a un nuevo empleado es en su mayor parte un proceso rápido. El equipo de contratación se decide rápidamente por el candidato ideal y le hace una oferta antes de que otra empresa se lo lleve. Y una vez que el nuevo empleado comienza, sus primeras semanas son un torbellino de conocer gente nueva, completar el papeleo y aprender las complejidades de su puesto y de la empresa en general.
Pero hay un enorme vacío entre el momento en que una persona acepta una oferta y su primer día de trabajo. Después de firmar la carta de oferta, desaparecen durante un tiempo para dejar su trabajo actual y tomarse un respiro antes de empezar el nuevo.
Muchos profesionales de recursos humanos se han dado cuenta de que este tiempo de tranquilidad puede aprovecharse para iniciar antes el proceso de incorporación. El nuevo empleado puede rellenar los formularios del seguro y leer detenidamente el manual del empleado en su tiempo libre. También puede empezar a entablar relaciones con sus futuros compañeros y familiarizarse con la empresa y su cultura antes de incorporarse.
Preparar a un nuevo empleado para que se incorpore a tu empresa inmediatamente después de aceptar tu oferta se conoce como preboarding. Es una forma renovada de abordar la incorporación y una excelente manera de interactuar con un nuevo empleado durante el tradicionalmente tranquilo periodo entre el «sí» y la incorporación al puesto.
¿Qué ocurre durante el silencio radiofónico?
Es raro que una persona empiece un nuevo trabajo la misma semana en que acepta la oferta. Por lo general, necesitan algo de tiempo para atar cabos sueltos y la mayoría de las empresas dan a los nuevos empleados el espacio necesario para hacerlo.
Sin embargo, durante este tiempo de espera pueden ocurrir muchas cosas que pueden hacer que el candidato renuncie a su compromiso con su empresa. Algunas personas son ambiciosas y utilizan una oferta de trabajo como moneda de cambio. La utilizan como reclamo ante otras empresas con las que se entrevistan o incluso ante su actual empleador para intentar conseguir un acuerdo más ventajoso.
Pero no todos los que buscan trabajo son tan agresivos. Muchas personas sienten ansiedad mientras esperan que llegue su primer día. Aceptar un nuevo trabajo es una decisión que cambia la vida y algunas personas pueden convencerse a sí mismas de no hacerlo durante el tiempo de inactividad.
En ambas situaciones, un poco de comunicación contribuye en gran medida a reafirmar el compromiso de los nuevos empleados con tu empresa. El entrevistador en serie comenzará a establecer vínculos con su nuevo gerente y su equipo. Y los pensamientos dudosos del preocupado se verán ahogados por todas las cálidas bienvenidas que reciba.
Preboard con éxito
Pavle Stojkovic es el director de operaciones de personal de Managed By Q , una empresa de servicios de gestión de oficinas. Él cree que la forma en que las empresas preparan a sus nuevos empleados dice mucho sobre la experiencia a largo plazo de los empleados. «La incorporación comienza en el momento en que alguien solicita un puesto en una empresa», afirma Pavle. «En el momento en que expresan interés en tu negocio, comienzan a formarse una opinión sobre quién eres, cómo tratas a tus empleados y qué van a obtener de esta experiencia».
Pavle recomienda a las empresas crear un proceso de preincorporación paso a paso en el que participen todos los nuevos empleados. Un programa exitoso completará los elementos de su lista de verificación para nuevos empleados, hará que el nuevo empleado se sienta bienvenido y lo mantendrá comprometido durante el tiempo de inactividad antes del primer día. Pavle recomienda los siguientes pasos:
- Asigna a tu nuevo empleado una «persona de contacto» que le guíe a lo largo de la experiencia. Puede ser un miembro del equipo de RR. HH., un responsable de oficina o el responsable de contratación.
- Pídale a su persona de contacto que envíe un programa básico a su nuevo empleado. Debe describir lo que puede esperar antes de comenzar y durante su primera o segunda semana en el trabajo. Esfuércese por mantenerlo simple. Puede resultar intimidante aceptar un trabajo y recibir inmediatamente una hoja de ruta detallada.
- Reserve un tiempo para que su nuevo empleado vuelva a la oficina. Intente que sea al final del día, idealmente un viernes. El objetivo es que su nuevo empleado conozca a su equipo y compañeros de trabajo en un entorno informal y social.
- Póngase en contacto con su nuevo empleado una semana, tres días y 24 horas antes de su primer día. Puede mencionar cosas como «Hemos pasado la tarde preparando su ordenador» o «Su escritorio está listo para el lunes». Esto le demuestra al nuevo empleado que usted piensa en él y que se esfuerza por preparar su llegada.
Manténgase en contacto
La contratación es un proceso largo. No puedes permitirte volver a empezar desde cero porque un candidato rechace una oferta que ya había aceptado. No les des la oportunidad de cambiar de opinión. Implementa un proceso de preincorporación y tus nuevos empleados estarán entusiasmados y preparados para empezar cuando llegue su primer día.
¿Te interesa saber más sobre el preboarding? Si es así, echa un vistazo a nuestra guía empresarial «Consejos para un preboarding eficaz de los nuevos empleados».
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
