Así que has decidido que es hora de crear un departamento de recursos humanos. ¿Qué es lo primero que debes hacer?
Elabora una estrategia. Ten claras las responsabilidades del departamento de RR. HH. desde el principio. Los recursos humanos pueden ser una herramienta poderosa para promover la cultura de tu empresa, lo cual es invaluable para una pequeña empresa en crecimiento o una startup. Reúne a todos tus principales líderes para elaborar un plan sobre los puestos de recursos humanos que deseas incorporar y por qué.
¿Qué puestos necesito?
Si está pensando en crear un departamento de RR. HH., primero debe conocer algunas de las funciones más comunes. Conocer esta información básica le ayudará a encontrar a las personas adecuadas para su equipo y a establecer expectativas sobre los servicios que prestarán a su empresa y a los empleados actuales.
Director de Recursos Humanos: Es el líder del grupo, el capitán del barco. El director es el supervisor inmediato de cualquier otro empleado de recursos humanos. Es responsable de diseñar las funciones estratégicas de RR. HH. de la empresa y de comunicar esos planes a la alta dirección. Se encarga de mantener las políticas y el cumplimiento de la normativa gubernamental en materia de empleo. Si es necesario, también coordina con otros jefes de departamento para controlar cualquier cuestión relacionada con el personal.
Gerente de Recursos Humanos: Esta función depende directamente del director y se centra más en el aspecto operativo de los recursos humanos. El objetivo principal del gerente de recursos humanos es mantener el departamento de RR. HH. y garantizar un funcionamiento fluido.
Coordinador de personal: Un coordinador de personal se centra exclusivamente en el aspecto personal de los recursos humanos. Sus tareas habituales abarcan el ámbito de la contratación, con la actualización de las descripciones de los puestos de trabajo y la programación de entrevistas. También se centran en el ámbito de la retención, con la gestión de las solicitudes de vacaciones, el control de las horas extras y la asistencia en la nómina.
Responsable de desarrollo: El responsable de desarrollo se encarga de la formación. Esta persona ayudará a crear programas de formación para los empleados nuevos y los ya existentes. También evaluará el rendimiento de la formación y cómo mejorar esos esfuerzos.
Generalista de recursos humanos: En un departamento de recursos humanos más grande, el generalista es el puesto de nivel inicial. Esta persona se encargará de las tareas administrativas, liberando a los gerentes o directores para que puedan trabajar en cuestiones más complejas o delicadas.
La primera contratación
Ahora que ya sabes a quién podrías incorporar a tu equipo, ¿cuál es el puesto más importante que debes cubrir primero? Lo ideal es que tu primer empleado de recursos humanos sea alguien que pueda asumir rápidamente todas las responsabilidades del departamento. Eso significa que lo mejor es que el nuevo miembro sea un director o un gerente. Con ese nivel de experiencia, tu incipiente departamento de RR. HH. tendrá una base sólida en el campo y podrá ayudar a mantener el rumbo de tu empresa a medida que crece.
Cuando realice las entrevistas para el puesto, busque personas que no solo tengan experiencia previa, sino también una filosofía que se adapte a su negocio. ¿Qué tipo de cultura empresarial fomentarán? ¿Cómo interactuarán con los demás gerentes o directores de su equipo? ¿Cuál es su actitud respecto al papel de los recursos humanos dentro de una empresa? Asegúrese de que todas esas respuestas se ajustan a las necesidades de su empresa antes de hacer una oferta.
Además, asegúrese de apoyar a su nuevo miembro del equipo una vez que se incorpore. Dé instrucciones claras, establezca expectativas y responda a sus preguntas. Eso le ayudará a que la transición sea fluida a medida que amplíe el equipo.
Jerarquía de un departamento de RR. HH.
La estructura de su departamento de RR. HH. a menudo puede resumir con un organigrama. El director está en la cima, supervisando todo lo que ocurre dentro del departamento. Por debajo del director hay ramas para cada uno de los temas principales que abarca el departamento de recursos humanos: contratación, formación, remuneración, prestaciones, retención y cumplimiento normativo. Dependiendo de cómo haya crecido su equipo, es posible que no tenga una persona específica para cada una de esas tareas. Eso no es un problema, siempre y cuando se realicen todas las tareas necesarias.
Disponer de un organigrama proporciona una estructura formal sobre quién depende de quién y cuáles son sus responsabilidades del departamento de RR.HH. en el ámbito individual. Especialmente cuando se está en las primeras etapas de la creación de un departamento de recursos humanos, es esencial que todos estén en sintonía.
Colaboración entre equipos
Afortunadamente, si la idea de contratar a una persona para desempeñar cada una de esas funciones le parece abrumadora, lo más probable es que no sea necesario. Es posible que su empresa se encuentre en una etapa en la que no sea eficiente que cada parte de los recursos humanos sea gestionada por personas diferentes. Eso puede significar que solo tenga uno o dos empleados de RR. HH. que se repartan las tareas. O, si cuenta con la combinación adecuada de habilidades entre sus empleados, también es posible que otros departamentos colaboren y ayuden con algunas de las responsabilidades del departamento de RR. HH. A continuación, se presentan algunas opciones interdepartamentales que su equipo puede adoptar para ayudar con los recursos humanos.
Marketing: Involucrar al equipo de marketing es una gran idea durante las etapas de reclutamiento. Los profesionales del marketing saben cómo hacer llegar el mensaje a un público amplio y cómo dirigirse a un tipo de persona muy específico. Independientemente del tipo de puesto que necesite cubrir, el equipo de marketing probablemente pueda ayudar a su equipo de RR. HH. a llegar a esos candidatos.
Operaciones: Tu equipo de operaciones lo sabe todo sobre las personas y los procesos que hacen que tu empresa funcione como una máquina bien engrasada. Eso significa que están en una buena posición para ayudar en temas como la formación y la satisfacción de los empleados.
Contabilidad: Son los encargados de las finanzas. Si necesita apoyo adicional de RR. HH. en materia de nóminas, presupuestos u otras cuestiones financieras, recurra al equipo de contabilidad.
Legal: La mayoría de los departamentos jurídicos no son expertos en los mismos temas que los profesionales de RR. HH., pero pueden ayudar a asesorar sobre temas relacionados con el cumplimiento normativo o los litigios. Y si realmente necesitas sacar el máximo partido a un número reducido de personas, lo mejor puede ser contar con alguien muy competente que supervise cualquier cuestión jurídica.
Tecnología de la información: Sus expertos en TI pueden ayudar a implementar cualquier programa utilizado para hacer más eficientes las tareas de RR. HH. Contar con alguien en la empresa que sepa resolver problemas de manera eficiente significa que el equipo de RR. HH. no tiene que estar al teléfono con el soporte técnico, lo que les permite centrarse en tareas más importantes.
Este tipo de colaboración puede ser útil incluso para empresas que cuentan con un departamento de RR. HH. con plantilla completa. Forja vínculos más estrechos entre los miembros del equipo y ayuda a los departamentos a comprender mejor lo que ocurre en toda la organización.
Medir el éxito
Al igual que con cualquier otro elemento de su negocio, le conviene comprobar y evaluar periódicamente el rendimiento de su departamento de RR. HH. Tenga en cuenta estos indicadores clave de rendimiento para medir la eficacia de su departamento de RR. HH.
Finanzas: Existen varios KPI centrados en el dinero que puede utilizar para su equipo de RR. HH. ¿Cuáles son los costes de una nueva contratación? ¿Cuál es el salario medio en su empresa? ¿Cuánto cuesta mantener su departamento de RR. HH.?
Tiempo: ¿Cuál es la antigüedad media de sus empleados? ¿Cuántas horas trabajan cada día y con qué eficacia? ¿Cuántas vacaciones toman toman? ¿Cuántas horas de formación recibe un nuevo empleado?
Satisfacción: Estas métricas pueden ser un poco más difíciles de rastrear, pero son igualmente importantes para analizar su equipo de recursos humanos. ¿Qué grado de satisfacción tienen sus empleados en su trabajo? ¿Están satisfechos con su salario y sus prestaciones? ¿Se sienten seguros en sus puestos? Aunque los trabajen para la alta dirección, su función es asegurarse de que todos los miembros de la empresa estén satisfechos con su situación laboral. Considere la posibilidad de implementar una herramienta de compromiso de los empleados para ayudar a medir la satisfacción. Este tipo de software permite a los empleados rellenar encuestas semanales anónimas que solo llevan unos minutos completar. El anonimato ayuda al equipo a sentirse cómodo para expresar exactamente cómo se siente, y usted puede obtener comentarios útiles en tiempo real.
Una versión de esta publicación se publicó por primera vez en Search Party.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
