Tiene mucho que ganar si aprovecha los conocimientos que le aportan las últimas tendencias e implementa nuevos sistemas en el momento adecuado. Los nuevos procesos agilizan su flujo de trabajo, mientras que la tecnología ayuda a su empresa a comunicarse de forma eficaz y a crecer de manera dinámica. Y no olvidemos cómo la tecnología protege los datos confidenciales y le permite trabajar a distancia. Pero, ¿cómo se implementan las nuevas herramientas? ¿Su empresa presta la atención que merece a la gestión del cambio?
La gestión del cambio se refiere a los procesos y técnicas que utilizan las empresas para ayudar a los empleados a cambiar sus hábitos cotidianos. La introducción de un nuevo sistema, es decir, cambiar la forma de trabajar de su personal, requiere un proceso cuidadoso y sistemático que tenga en cuenta el aspecto humano del cambio, además de la estrategia de implantación. Se trata de una labor importante y delicada que implica comprender las dudas de los empleados y gestionar la adopción para lograr los resultados empresariales deseados.
Examinemos cómo afecta a los empleados un cambio tecnológico u operativo. No todo el mundo es innovador o pionero en la adopción de nuevas tecnologías; muchas personas se muestran escépticas o temerosas ante los nuevos sistemas, especialmente si hay una curva de aprendizaje. Depende de las empresas mostrar a los empleados el impacto positivo que tendrán las nuevas tecnologías y abordar las preocupaciones a medida que surjan.
El grado en que su personal acepta el cambio determina el retorno de la inversión que obtendrá con el nuevo sistema. Una gestión eficaz del cambio aumenta las probabilidades de éxito. De hecho,un estudio realizado por Prosci reveló que «los proyectos con una gestión del cambio excelente tenían seis veces más probabilidades de alcanzar sus objetivos que aquellos con una gestión del cambio deficiente». También existe una correlación directa entre una gestión eficaz del cambio y el cumplimiento del calendario y el presupuesto previstos.
No dedicar suficiente atención al proceso de gestión del cambio puede tener consecuencias costosas. Por un lado, la productividad puede verse afectada, ralentizando o deteniendo el progreso de operaciones críticas. Además, los clientes podrían acabar viéndose afectados negativamente por un cambio del que no deberían haber tenido conocimiento en primer lugar. Por otra parte, la moral interna podría deteriorarse. Si algunos empleados aceptan el cambio y otros no, se podría crear inadvertidamente una cultura de «ellos» contra «nosotros», lo que generaría estrés y confusión.
Ninguna empresa quiere enfrentarse a ninguno de estos resultados desfavorables. A continuación, se indican algunas formas de evitarlos, apoyar a su personal y ayudar a su empresa a empezar a implementar nuevas tecnologías y sistemas con éxito:
- Consigue el apoyo de los demás.Conseguir la aceptación de las partes interesadas clave es fundamental para implementar con éxito un nuevo sistema. El profesor John Kotter, de la Harvard Business School, aborda este temaen sulibro Buy-In: «La aceptación es fundamental para llevar a cabo cualquier cambio organizativo importante. A menos que consigas el apoyo de personas de todos los niveles de tu organización, las grandes ideas nunca parecen cuajar ni tener el impacto deseado». Para ampliar esta idea,el apoyo real implica al menos algún elemento de cocreación. Cuando los líderes de una empresa quieren realizar un cambio, deben fomentar el diálogo para que las partes interesadas se sientan empoderadas por los resultados. Plantee las ideas como «borradores», pida la opinión de los demás al respecto e incorpore los comentarios positivos en los cambios. Comuníquese con las partes interesadas en cada paso y tendrá muchas posibilidades de alcanzar su objetivo. Otra idea es crear un comité de tecnología y sistemas formado por miembros de diferentes departamentos y distintos niveles dentro de la empresa. Consiga la aceptación de ese equipo y deje que defiendan el cambio. Esto transmitirá el mensaje de que las decisiones y los cambios no son solo de arriba abajo.
- Comprenda y reconozca el punto de vista de su personal.Una vez que haya anunciado su decisión, verá las reacciones de su personal. Aunque muchos de sus empleados estarán de acuerdo con usted, a algunos les costará adoptar el nuevo sistema. Averigüe cuáles son sus preocupaciones y abórdelas presentando datos sobre cómo el nuevo sistema ha ayudado a otras empresas. Recuerde que debe preparar a su empresa para el cambio, gestionar el cambio y reforzar el cambio.
- Comuníquese con su personal.Anuncie el nuevo sistema y el calendario de implementación en su próxima reunión de personal. Explique a sus empleados la necesidad del cambio y ofrezca una visión general de las nuevas herramientas, incluyendo qué hacen, cómo funcionan y a quiénes afectarán. Hablar de estos temas preparará a su personal y aumentará la tasa de adopción.
- Elija a alguien que se encargue de promover la herramienta. Siva a implementar tecnología, delegue en uno de sus empleados más organizados la responsabilidad de «apropiarse» de ella. Esta persona actuará como recurso para su personal durante los procesos de incorporación y formación, y será el enlace entre su empresa y el representante de la tecnología. Seleccione a alguien del comité de tecnología y sistemas mencionado anteriormente.
- Ejecute un plan de implementación sólido.Una vez que haya introducido el sistema y haya capacitado a su personal para utilizarlo, imparta cursos de formación a toda la empresa. Adapte sus métodos a los diferentes estilos de aprendizaje (visual, auditivo, kinestésico y lectura/escritura) para maximizar la retención y el valor de sus cursos de formación. Si está introduciendo una nueva tecnología, asegúrese de explicar las mejores características de la herramienta y cree un canal público para preguntas frecuentes. Ofrezca apoyo en cada paso del camino.
- Realice un seguimiento de su progreso.Invertir tanto tiempo, energía y dinero en un nuevo sistema no sirve de nada si no se mide el impacto que tiene en su empresa. Establezca objetivos sobre lo que espera lograr con él basándose en los parámetros de referencia del sector, tome nota de las mejoras y ajuste los objetivos periódicamente.
Implementar un nuevo sistema en su empresa requiere mucho trabajo, pero vale la pena si renueva sus procesos, mejora las relaciones con sus clientes o aumenta la productividad. Con una implementación fluida basada en la gestión del cambio, la solución adecuada marcará una diferencia notable en el rendimiento de su empresa y proporcionará un rápido retorno de la inversión.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
