Una forma probada de obtener beneficios con acuerdos de honorarios alternativos (AFA)

Los acuerdos de honorarios alternativos (AFA) son cada vez más frecuentes y no hay duda de que los clientes reconocen las ventajas de la facturación estructurada. De hecho, en la encuesta de Altman Weil, el 80 % de los casi 800 bufetes de abogados encuestados cree que la transición a modelos de facturación no basados en horas es un cambio permanente en el sector. Los AFA han llegado para quedarse.

¿Qué es lo que hace que los AFA sean un reto? A continuación se enumeran cinco de las principales razones por las que los AFA preocupan a los abogados.

1. Riesgo financiero y menor beneficio
2. Dificultad para fijar los precios de los servicios
3. La calidad puede verse afectada: fomenta los atajos.
4. Difícil de estimar y gestionar el tiempo/los costes.
5. Presión de la competencia

Fijar los precios de los AFA puede resultar difícil, ya que requiere que la empresa comprenda primero todos los costes que conlleva cada servicio. Esto incluye el tiempo dedicado a la creación de documentos, las llamadas con los clientes, las reuniones, la revisión de documentos, la introducción de datos, las consultas y mucho más. Si una empresa no tiene una idea clara de la cantidad de trabajo que conlleva un servicio, es difícil saber realmente si el trabajo es rentable o no.

Retos en la creación de documentos

¿Cómo describirías tu proceso a la hora de crear documentación legal para tus clientes? Ten en cuenta los siguientes puntos al revisar tu proceso. ¿Te suena familiar alguno de ellos?

1. Proceso manual: reutilización de documentos
2. Que requiere mucho trabajo
3. Propenso a cometer errores
4. Desafíos del control de versiones
5. Similitudes con el lenguaje, los términos y las condiciones
6. Dependiente del personal
7. Errores de estilo y formato
8. Revisiones exhaustivas de documentos

¿Es su proceso tan eficiente como podría ser? Considere el punto número 6: ¿su proceso de producción de documentos depende en gran medida de determinados miembros del personal? ¿Qué ocurre si están de baja por enfermedad o de vacaciones? ¿Pueden otros sustituirlos y hacer lo que ellos hacen, o depende de la experiencia, los conocimientos o las habilidades de alguien en concreto?

¿Y qué hay del punto 8? ¿Te encuentras dedicando mucho tiempo a revisar documentos en busca de errores, problemas de estilo y términos y condiciones correctos?

¿Por qué utilizar la automatización de documentos?

Entonces, ¿qué se puede hacer para abordar estos retos de la AFA? Una solución probada es la tecnología de automatización de documentos. Tanto si utiliza plantillas de editoriales como los colegios de abogados estatales o LexisNexis, como si decide crear sus propias plantillas utilizando el contenido de su bufete, puede mejorar drásticamente sus capacidades y obtener beneficios. Considere las siguientes ventajas de la automatización de documentos, todas ellas útiles para impulsar la eficiencia y la rentabilidad de su bufete, sin reducir el valor para sus clientes.

1. Aumentar los beneficios, reducir los costes.
2. Precios predecibles y transparentes
3. Servicios basados en el valor, no «baratos».
4. Productividad del personal
5. Entrega más rápida
6. Aumentar la calidad
7. Reducir el tiempo de revisión
8. Más tiempo para trabajos de mayor valor
9. Coherencia en el estilo, el formato y el contenido.
10. Aumentar la competitividad: servicios adicionales

Cómo fijar el precio de los AFA

Cuando empiece a utilizar la automatización de documentos, quedará impresionado por la mejora que experimentarán sus procesos. Entonces podrá evaluar de forma eficaz los precios de todos sus servicios. A la hora de fijar los precios de sus AFA, debe centrarse en el valor que aporta a sus clientes y no limitarse a fijar los precios de sus servicios en función de la reducción de costes derivada de la disminución de su carga de trabajo. No rebaje innecesariamente sus servicios para que resulten más baratos. En su lugar, céntrese en el valor global del servicio que ofrece y fije un precio competitivo. Y asegúrese de que sus precios sean transparentes para que sus clientes sepan exactamente lo que van a recibir. Venda a sus clientes el valor global.

Considere este ejemplo

Uno de nuestros clientes es un pequeño bufete de abogados especializado en la constitución de sociedades de responsabilidad limitada (LLC). A lo largo de los años, este bufete ha constituido cerca de 6000 sociedades LLC para sus clientes, y la tecnología de automatización de documentos es un componente clave de su éxito. En su sitio web, ofrecen tres niveles de precios en función del nivel de servicio prestado. Enumeran exactamente lo que se ofrece con cada uno de sus productos para que los clientes sepan lo que obtendrán con cada nivel de precios.

Los nuevos clientes comienzan su relación con la empresa completando primero un cuestionario en línea sobre la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) en el que se recopila toda la información necesaria para que la empresa genere la documentación requerida. Este cuestionario facilita a los clientes el envío de su información y garantiza la exactitud de los datos. La empresa se beneficia porque los datos se recopilan electrónicamente y luego se utilizan para rellenar las plantillas de documentos automatizadas, que a su vez crean los documentos necesarios para la constitución de la LLC. Se generan al instante documentos personalizados y sin errores. A continuación, los abogados pueden revisar rápidamente los documentos completados antes de ponerse en contacto con sus clientes.

Este modelo ha funcionado muy bien y ha ayudado a la empresa a prosperar a lo largo de los años, incluso durante la recesión. La tecnología de automatización de documentos HotDocs permite ofrecer servicios de gran valor a un precio más económico que la competencia. De hecho, incluso promocionan el hecho de que sus servicios son más baratos que los de LegalZoom. Los clientes ven el valor inmediato y aprecian la rapidez en la entrega y los precios fijos asequibles. Además, el bufete de abogados mantiene unos beneficios elevados porque sabe exactamente cuáles son los costes de sus servicios y puede fijar los precios en consecuencia. Es una situación beneficiosa tanto para el bufete como para sus clientes.

Automatización y AFA: no solo para sociedades de responsabilidad limitada (LLC):

El ejemplo anterior ilustra el éxito con los documentos de constitución de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Sin embargo, la automatización de documentos es una herramienta tan flexible que, básicamente, cualquier tipo de documento de Microsoft Word o PDF puede convertirse en una plantilla totalmente automatizada. A continuación se muestran ejemplos de los tipos más comunes de AFA y documentos que vemos automatizar en los bufetes de abogados:

• Planificación patrimonial
• Testamentos, fideicomisos
• Formularios de divorcio
• Derecho inmobiliario
• Quiebra
• Planificación benéfica
• Derecho de la tercera edad
• Quejas
• Derecho laboral
• Cartas de compromiso
• Derecho de propiedad intelectual
• Lesiones personales
• Indemnización por accidente laboral
• Y más...