Según la NOAA, la temporada oficial de huracanes en la cuenca atlántica (Océano Atlántico, Mar Caribe y Golfo de México) va del 1 de junio al 30 de noviembre. El punto álgido de la temporada se sitúa entre mediados de agosto y finales de octubre. Sin embargo, pueden producirse huracanes mortales en cualquier momento de la temporada de huracanes.
Todos sabemos que la práctica hace al maestro, especialmente cuando se trata de la preparación y recuperación ante catástrofes. Dado que todas las interrupciones de la actividad empresarial son únicas, cada situación de crisis puede ofrecer lecciones que ayuden a su organización a crear resiliencia y mantener las funciones críticas.
En nuestras entradas de blog publicadas anteriormente, hablamos de algunas de las medidas que una empresa debe tomar para proteger a su personal y sus operaciones. A la hora de preparar su organización para cualquier posible impacto de un huracán, considere responder a las siguientes preguntas.
1. Evaluar los riesgos para las funciones críticas
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Somos buenos evaluando las interrupciones a corto plazo, pero ¿cómo se gestionan las interrupciones a largo plazo?
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¿Quiénes son sus "jugadores clave"? Si la persona número 1 no está disponible, ¿tiene a alguien capacitado para actuar como reserva?
2. Realice copias de seguridad adecuadas
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¿Tienes acceso remoto a los datos desde la nube?
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Con qué frecuencia se realizan copias de seguridad de los datos en un lugar seguro, fuera de la región de impacto, idealmente
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Plan de comunicación para obtener acceso a los datos de terceros
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Probarlo y evaluar las lagunas oportunamente
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Obstáculo: acceso a los datos por restricciones de ancho de banda
3. Tenga un plan para restablecer el suministro eléctrico
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Tenga un plan para conseguir un generador in situ si aún no dispone de él.
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¿Cuál es la estrategia para recuperar a los empleados críticos que trabajan desde casa? ¿Existe una ubicación central a la que deban recuperarse y se puede llevar energía a una ubicación alternativa?
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Acceso al combustible para los generadores: ¿Dónde se ubicarán? ¿Hay conexiones adecuadas? ¿Necesita contratar a un electricista externo para instalarlo? Planifíquelo con antelación, ya que suele haber mucha demanda y poca oferta durante una catástrofe.
4. Prepare su cadena de suministro
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Identifique a los principales proveedores críticos y cómo se comunica con ellos durante una crisis. ¿Está integrado en el plan de comunicación de crisis?
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¿Se les notifica durante el acontecimiento crítico? Tiene que haber una línea de comunicación bidireccional. No sólo ellos nos informan a nosotros.
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Documente esta estrategia y pruébela regularmente
5. Active su plan de comunicación de crisis
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La comunicación de crisis suele ser el punto débil de muchas organizaciones.
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Es fundamental contar con un plan y seguir el guión.
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Piense en la cadencia de cuándo notificar, a quién va a notificar (empleados + clientes)
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La comunicación de crisis es interna y externa: ¿confía su personal en la estrategia?
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Compruébelo periódicamente para asegurarse de que los datos de contacto son correctos y de que todas las personas que deben recibir las comunicaciones las reciben.
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La cadencia debería ser algo parecido a esto: "Esto es lo que vamos a hacer, esto es lo que estamos haciendo, esto es lo que hicimos y esto es lo que vamos a hacer".
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Las herramientas eficaces hacen "algo más que enviar mensajes"
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Comunicación bidireccional con los empleados (correo electrónico, texto, teléfono, push, etc.)
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Almacene documentos críticos, planes, formación, recursos, etc.
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Las redes sociales son importantes para mantener su red al día
6. Reabastecimiento de kits de emergencia
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Identifique y comuníquese con la organización: determine quién es responsable de cada elemento de la lista y sea claro.
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La gente asumirá que otra persona está al mando si no se definen claramente las expectativas.
7. Revisar la cobertura del seguro
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No espere a que la tormenta sea inminente.
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Asegúrese de que su seguro cubre los gastos de bolsillo relacionados con las tormentas
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¿Cuáles son las franquicias de su seguro?
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Comuníquese con su aseguradora antes, durante y después de una tormenta
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Guarde fotos de su edificio, listas de equipos e información sobre pólizas en un lugar seguro fuera de sus instalaciones.
8. Considerar una ubicación alternativa
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¿Qué hacer cuando hay dos catástrofes: una pandemia y un huracán?
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¿Cómo vamos a hacer "ingeniería inversa" de pruebas, planos, etc.?
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¿Cómo puede proporcionar a su gente un entorno seguro y todo lo que necesitan para seguir trabajando (distanciamiento social, energía, tecnología, equipos, etc.)?
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Trabajar desde casa: la estrategia adecuada para una pandemia, pero no para un huracán
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El trabajo desde casa es una parte de la estrategia, pero no es toda la estrategia
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Preocupación por la recuperación en un único emplazamiento: Ten cuidado con exigir a los empleados que se desplacen demasiado lejos para llegar a un emplazamiento alternativo (¿cuál es la distancia aceptable? ¿Cuál es el presupuesto/coste para la empresa? ¿Quién está dispuesto a desplazarse?)
9. Preparar y formar a los empleados
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¡¡¡Prueba!!! Asegúrese de que existe un plan, de que todo el mundo comprende sus funciones y expectativas (formación cruzada) y de que se sigue ese plan. Pero sé flexible si el plan cambia.
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Asegúrese de que su personal y sus familias disponen de un plan de evacuación/refugio, kits de suministros de emergencia, etc.
Conclusión
La preparación es la piedra angular de la resistencia frente a los huracanes. Mediante la aplicación de estas nueve medidas tácticas, las empresas pueden fortalecer sus operaciones y proteger a su personal contra las fuerzas destructivas de la temporada alta de huracanes. Desde la evaluación de riesgos hasta la formación de los empleados, cada medida contribuye a una estrategia global de preparación. Esforcémonos no sólo por capear el temporal, sino por salir fortalecidos y más resistentes al otro lado.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
