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¿Qué es la gestión de políticas? ¿Y por qué exige nuevas soluciones?

Al igual que los numerosos engranajes que hacen que la maquinaria funcione eficazmente, un programa eficaz de gestión de políticas implica muchas piezas móviles. Tratar de manejar estas piezas por su cuenta, sin una solución de software, ya no es realmente una opción.

Una solución de gestión de políticas intuitiva y fácil de usar debería automatizar su proceso por usted, permitiendo el uso coherente de las mejores prácticas, para que pueda seguir el ritmo de las complejidades de la gestión de políticas y procedimientos en un momento en el que necesitan ajustes constantes.

¿Qué es la gestión de políticas y por qué es importante?

La gestión de políticas se refiere a la creación, comunicación y gestión de todas las políticas y procedimientos aplicados por una organización. Las políticas son la base de la estrategia de gobierno, riesgo y cumplimiento (o GRC), por supuesto; un buen ejemplo de una política que toda empresa utiliza es un Código de Conducta. Toda empresa consta de varios departamentos, y la gestión de políticas garantiza que estos departamentos se abstengan de crear políticas que puedan perjudicar a los demás.

La gestión de políticas también es vital para mitigar los riesgos. Incluso los empleados bienintencionados pueden crear riesgos si no conocen las políticas y procedimientos adecuados y no saben cómo cumplirlos. También sienta las bases para el cumplimiento de la empresa y debe alinearse con otros factores, como los valores éticos y los objetivos empresariales de la empresa.

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Esencialmente, la gestión de políticas permite a la alta dirección dirigir a toda la empresa en una dirección determinada y asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. El uso de la gestión manual de políticas deja a su empresa expuesta a riesgos y a un aumento de los litigios por parte de los empleados. En períodos de interrupción, como hemos visto recientemente, la gestión de políticas se vuelve aún más importante a medida que las organizaciones pivotan para hacer frente a nuevas demandas, como la implementación de estrategias de trabajo desde casa y permisos de acceso a la oficina.

Todos estos cambios requieren una gestión de políticas y procesos eficientes y racionalizados para desarrollar, revisar y aplicar esas políticas de forma coherente y aplicable en toda la organización.

Desarrollo de un programa eficaz de gestión de políticas

Utilizar soluciones de la vieja escuela, como el papel o incluso el correo electrónico, ya no es suficiente: exponen a su organización a muchos riesgos. Para crear un programa eficaz de gestión de políticas, es necesario crear un repositorio centralizado donde poder desarrollar, crear y mantener las políticas.

Este repositorio debe servir como centro para mantener todas sus políticas fácilmente accesibles, dejando un rastro de auditoría. Una vez establecido este eje central para las políticas, la supervisión de su programa de gestión de políticas resulta fácil e intuitiva.

Es importante establecer flujos de trabajo automatizados para las nuevas políticas, con el fin de garantizar que las personas adecuadas las revisen y aprueben antes de ponerlas a disposición de los empleados. También es posible que desee garantizar automáticamente el control de versiones, de modo que los aprobadores sólo puedan ver la versión más reciente de una política, ya que esto facilita el proceso de revisión. Un sistema eficaz de gestión de políticas mostrará pistas de auditoría y un historial de interacciones con las políticas en caso de que surjan acciones legales.

¿Cuáles son las ventajas que puede esperar de un sistema actualizado de gestión de políticas?

Publique fácilmente

Publique sus políticas con rapidez y hágalas llegar a las personas adecuadas de forma fácil de usar, eliminando la carga que supone la formación de los usuarios finales. Las mejores soluciones de software facilitan la determinación de la forma óptima de comunicar y activar flujos de trabajo automatizados, que a su vez envían las políticas dirigidas sólo a las personas que necesitan entenderlas y dar fe de ellas. Al compartir las políticas sólo con los empleados que las necesitan, puede ahorrar tiempo tanto a usted como a sus empleados.

Recibir confirmación y atestación en tiempo real

Con la herramienta adecuada, la dirección puede saber en tiempo real quién ha aceptado qué pólizas, qué versión de una póliza concreta y cuándo han confirmado la recepción y dado fe.

¿Por qué es importante? Las afirmaciones y atestaciones ayudan a imponer su programa de cumplimiento de arriba abajo y de abajo arriba. Permiten que los empleados comprendan los valores fundamentales de su organización y se adhieran a ellos, garantizando que todos los empleados estén alineados con sus prioridades y valores empresariales.

Evaluar los conocimientos de los empleados

Las políticas no funcionarán correctamente si las personas que las crean no conocen la eficacia de su comunicación. Es fundamental que la dirección de su organización sepa si los empleados comprenden o no sus políticas y procedimientos.

La única forma de obtener esta información es evaluar los conocimientos de un empleado poniendo a prueba su comprensión. Estas evaluaciones proporcionan a los directivos la información necesaria para abordar las lagunas de conocimientos, comprender sus causas y, en consecuencia, corregir, revisar y cambiar los procedimientos, todo ello dentro del mismo sistema. También es inteligente automatizar las encuestas rutinarias para saber si los empleados ponen en práctica las políticas de la forma prevista.

Informe y auditoría

En última instancia, los reguladores quieren ver pruebas de que su programa de cumplimiento es eficaz. Su solución de gestión de políticas debe permitirle comprender rápida y fácilmente si su organización está protegida, si sus empleados comprenden y cumplen la normativa y si ha publicado sus políticas a tiempo.

En otras palabras, debe poder demostrar la eficacia de su programa presentando un informe completo, que incluya un informe sobre sus encuestas y los resultados de las pruebas.

Agilidad

Las empresas han tenido que reorientarse, en muchos casos en contra de su voluntad, para hacer frente a los retos que plantea el COVID-19 y los trastornos que ha provocado. Los empleados han tenido que trabajar desde casa, lo que ha exigido nuevas políticas digitales y de equipamiento; las políticas de visitas a la oficina han tenido que cambiar; las políticas de salud y bienestar se han revisado... todo ello a una velocidad casi vertiginosa.

Seguir el ritmo de estos cambios ha supuesto un enorme quebradero de cabeza para muchas organizaciones, y los métodos de la vieja escuela para redactar, distribuir y hacer cumplir las políticas no han estado a la altura. Un programa eficaz de gestión de políticas, respaldado por una tecnología moderna, proporciona a los equipos de recursos humanos y de cumplimiento normativo la agilidad necesaria para gestionar las interrupciones y los cambios de políticas al instante.

[bctt tweet="Un programa eficaz de gestión de políticas, respaldado por una tecnología moderna, proporciona a los equipos de recursos humanos y de cumplimiento normativo la agilidad necesaria para gestionar las interrupciones y los cambios de política en un momento dado." via="no"]

La automatización es clave para agilizar la gestión de políticas

Aunque algunas personas intentan gestionar manualmente un régimen de gestión de políticas, este enfoque no proporciona el nivel de solidez y detalle necesario para demostrar el cumplimiento a los reguladores y crear un programa de cumplimiento defendible.

Por no hablar del enfoque manual. En una época en la que la eficiencia lo es todo, es una pérdida de tiempo y energía (y, por tanto, de dinero) que además le deja demasiado expuesto. Un programa automatizado y completo de gestión de políticas favorece la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento al instituir una cultura de cumplimiento, comunicar claramente los límites y las expectativas a todas las partes interesadas, proteger a su empresa de litigios y ayudar a alcanzar sus objetivos organizativos.

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