El marco del ciclo de preparaciónTM: una metodología de cinco años para crear una cultura de preparación
La cultura comienza con el liderazgo
Crear una "cultura de la preparación" en las comunidades es un objetivo inteligente y meritorio.
Pero conseguirlo significa que los responsables de la gestión de emergencias deben crear primero una cultura interna que fomente las mejores prácticas y se alinee con las disciplinas de planificación estratégica.
Para ayudar a los organismos a mejorar la preparación de los departamentos y las comunidades, BOLDplanning, una división de Agility, creó el Preparedness Cycle FrameworkTM, un modelo quinquenal de planificación integrada, ejercicios e implantación de tecnología.
El modelo reúne los principales componentes del proceso de planificación estratégica de la preparación, al tiempo que esboza un calendario de formación continua y ejercicios periódicos.
Primera fase: Plan de Mitigación de Riesgos (HMP)
Aunque es posible entrar en el Marco del Ciclo de Preparación en cualquier fase, el punto de partida más lógico es el plan de mitigación de riesgos (HMP).
La mitigación de riesgos es el esfuerzo centrado en reducir el impacto de catástrofes de diversos tipos. Por lo general, el proceso incluye la identificación de los riesgos prevalentes para la comunidad, la comprensión de su probabilidad de ocurrencia y gravedad potencial, y la determinación de las estrategias a largo plazo que pueden aplicarse para reducir sus efectos negativos.
El Plan de Gestión de Catástrofes es tan importante que la Agencia Federal de Gestión de Emergencias (FEMA) no concederá determinadas ayudas/financiaciones no urgentes en caso de catástrofe a menos que se haya elaborado un plan conforme a las directrices de la FEMA. Los planes también deben actualizarse cada cinco años.
Segunda fase: el Plan de Operaciones de Emergencia (EOP)
Los planes de operaciones de emergencia (EOP, por sus siglas en inglés) se centran en definir las acciones correctas a tomar durante un suceso crítico. Los EOP locales suelen centrarse en las medidas para proteger al público dentro de la comunidad inmediata, mientras que los EOP estatales se centran en las medidas adoptadas para garantizar que todos los niveles de gobierno puedan movilizarse de manera uniforme para proteger a los residentes del estado. Dados los continuos cambios organizativos, la rotación de personal, etc., el EOP debe revisarse anualmente.
Tercera etapa: El Plan de Continuidad de las Operaciones (COOP)
La planificación de la continuidad de las operaciones (COOP, por sus siglas en inglés) es un esfuerzo de preparación para garantizar que las funciones esenciales de la misión (MEF, por sus siglas en inglés) y las funciones esenciales de la misión principal (PMEF, por sus siglas en inglés) de una organización sigan realizándose durante una situación crítica. Un COOP responde a las siguientes preguntas básicas para una organización que se enfrenta a una interrupción:
- ¿Adónde podríamos ir?
- ¿Cómo nos comunicaríamos y qué diríamos?
- ¿Qué hacemos y qué funciones son las más importantes?
- ¿Qué equipo se necesita para continuar nuestro trabajo?
Los componentes clave de un plan COOP pueden clasificarse simplemente como personas, lugares y cosas.
Cuarta etapa: Programa de ejercicios
La práctica hace al maestro. Por ello, es crucial desarrollar un programa de ejercicios regulares que ayude a garantizar que todas las partes interesadas tengan claro qué hacer en una circunstancia determinada.
Para que los ejercicios sigan las mejores prácticas aceptadas, se deben utilizar facilitadores formados en el Programa de Ejercicios y Evaluación de Seguridad Nacional (HSEEP, por sus siglas en inglés) para dirigir las sesiones clave del ejercicio. Aún mejor, busque facilitadores que hayan obtenido una certificación de Master Exercise Practitioner (MEP) para dirigir estos esfuerzos.
Se recomienda realizar anualmente dos ejercicios de mesa, simulacros múltiples o un ejercicio funcional. Los ejercicios a escala real deben realizarse cada tres años si es posible. Además, deben elaborarse y revisarse informes posteriores a cada ejercicio para determinar si se han cumplido o no las expectativas.
Los ejercicios bianuales pueden alternar en enfoque entre las pruebas operativas que se encuentran en el EOP y los desafíos de continuidad que se encuentran en el plan COOP.
Quinta etapa: Régimen de entrenamiento
Además de los ejercicios, es importante organizar sesiones de formación periódicas y frecuentes para todas las partes interesadas en el plan. Se recomienda que las sesiones de formación sean mensuales, sobre todo teniendo en cuenta la facilidad de acceso y la amplia disponibilidad de la formación en línea.
El Instituto de Gestión de Emergencias (EMI) de la FEMA ofrece una amplia gama de cursos en línea gratuitos. Además, la formación centrada en soluciones tecnológicas y de software debe incorporarse al calendario.
Más información
Obtenga más información sobre el Ciclo de preparación poniéndose en contacto con BOLDplanning hoy mismo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
