Según el último estudio de Forrester, el 56% de las empresas persigue la transformación digital de sus procesos empresariales, datos y documentos. Pero a medida que las organizaciones buscan revolucionar cada vez más la forma en que almacenan y procesan los documentos, se ha vuelto cada vez más común experimentar cierta confusión entre los términos gestión de documentos y automatización de documentos.
Estos términos distan mucho de ser la misma cosa. En realidad, representan dos fases distintas de la transformación digital: una transforma la forma en que las empresas almacenan los documentos; la otra, la forma en que los crean.
Si su empresa está en proceso de pasar de sistemas y procesos de almacenamiento heredados a otros transformados digitalmente, he aquí tres diferencias importantes entre ambos procesos y cómo afectan a su negocio.
- La automatización de documentos ahorra tiempo. Aunque llevar los procesos de gestión de documentos a la nube sin duda puede ahorrar tiempo a su empresa, la automatización de documentos tiene un impacto inmediato y espectacular en la productividad y el tiempo. La gestión documental simplemente facilita la búsqueda y el acceso a los documentos. La automatización de documentos, por otro lado, hace que el proceso creativo de creación de documentos sea exponencialmente más rápido y eficiente. Por ejemplo, un cliente gubernamental de HotDocs utilizó la automatización de documentos para transformar la forma en que creaba acuerdos de cooperación. Un proceso que antes tardaba varias semanas y requería una importante colaboración manual con los organismos asociados, de repente tardó días, lo que supuso un ahorro de 204.000 horas al año. Otra empresa jurídica interna utilizó la automatización de documentos para agilizar el proceso de redacción de contratos y permitir a su equipo procesar más de 300 contratos al mes.
- La automatización de documentos reduce los errores. La gestión de documentos, o el almacenamiento de documentos, permite a su empresa organizar y acceder rápidamente a los documentos. Pero no tiene por qué influir en la exactitud de esos documentos. Los documentos se siguen creando manualmente, lo que significa que pueden ser presa de errores humanos. La automatización de documentos puede reducir activamente el riesgo para su empresa porque es un proceso que toma un documento estático y crítico para el negocio y lo convierte en una plantilla dinámica que es fácil de actualizar, revisar y procesar. De hecho, un cliente del sector bancario utilizó documentos automatizados para reducir su proceso de redacción y revisión de dos horas a veinte minutos, todo ello con una reducción del 100% de los errores, lo que supone un ahorro anual de millones de dólares.
- La automatización de documentos mejora la experiencia del cliente. Cuando atienden a los clientes, sus empleados deben poder acceder rápidamente a los documentos importantes, y ahí es donde la gestión de documentos en línea puede ayudar. Pero cuando se trata de reinventar la forma en que su empresa atiende a sus clientes, la automatización de documentos es el proceso que tendrá un gran impacto en la experiencia del cliente.Por ejemplo, un proveedor de gestión de contenidos fue capaz de utilizar la automatización de documentos para reducir la cantidad de tiempo que se tarda en redactar los acuerdos con los clientes y hacerlos llegar a los clientes potenciales. Otra empresa utilizó la automatización de documentos para generar rápidamente documentación clara y concisa que facilita a los clientes la comprensión de sus acuerdos.
Si tu empresa quiere sacar el máximo partido a sus esfuerzos de transformación digital, no confundas la gestión documental con la automatización de documentos. En realidad, necesita ambas cosas: la gestión de documentos para que sus archivos sean más accesibles y la automatización de documentos para que sean más potentes. Llevar sus datos a la nube es sólo el primer paso para acceder a las ventajas que ofrece la tecnología avanzada. El último paso es trabajar con un socio de confianza para automatizar su proceso de creación de documentos y aprovechar las ventajas de tiempo, precisión y servicio al cliente que combinan la gestión y la automatización para ofrecer una verdadera transformación digital.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
