El ensamblaje de contratos es un enfoque tecnológico para generar versiones transaccionales de un contrato legal complejo transformándolo en una aplicación de proceso de generación de documentos. En uso, una app de proceso de generación de contratos reúne todos los datos transaccionales necesarios y, a continuación, los utiliza para generar una nueva versión del contrato.
Transformar un contrato basado en un procesador de textos en una aplicación de procesos implica dos etapas de desarrollo: (1) crear una lógica empresarial en el propio contrato (dentro de Microsoft Word o WordPerfect) y (2) crear una entrevista sofisticada (una secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos) que recoja toda la información específica de la transacción necesaria para generar una nueva versión del contrato.
Incorporación de la lógica empresarial al contrato
Transformar un contrato en una aplicación de proceso implica leer el contrato, línea por línea, e identificar las partes del contrato que pueden variar de una transacción a otra. Existen cuatro tipos de información variable en un contrato:
- Variables simples
- Variables calculadas
- Bloques lingüísticos opcionales
- Lenguaje repetitivo
Variables simples
Las variables simples incluyen nombres, fechas e importes en dólares. Cada vez que un arquitecto de aplicación encuentra una variable simple en el contrato, la sustituye por una variable de texto, número o fecha. Para el software de generación de documentos que se ejecuta dentro de los principales procesadores de texto, esto debería ser un proceso sencillo, que implica poco más que resaltar el texto en cuestión, hacer clic en el botón de variable y hacer algunas selecciones de formato.
Variables calculadas
La mayoría de los contratos tendrán muchos elementos variables que requieren cálculos. Por ejemplo, en un contrato de compraventa, el importe de las mensualidades podría ser el precio total de venta (incluidos impuestos, intereses, etc.) menos el importe del pago inicial, dividido por el número de meses del préstamo. Una vez más, en las plataformas de generación de documentos de nivel empresarial, esto debería ser un proceso relativamente sencillo; cualquier complejidad se derivaría de la expresión matemática implicada, más que de la herramienta de desarrollo.
Bloques lingüísticos opcionales
Los bloques lingüísticos opcionales pueden ser cláusulas enteras que se incluyen en el contrato sólo si se dan determinadas condiciones, o un bloque opcional puede ser tan pequeño como un pronombre o un verbo. Para determinar si un bloque lingüístico opcional debe incluirse en un documento, debe utilizarse la lógica condicional (IF/Then/Else). Prácticamente todas las suites de software de generación de documentos ofrecen esta posibilidad.
Lenguaje repetitivo
En la mayoría de los tipos de contratos, habrá bloques de lenguaje que se repiten. Por ejemplo, en un contrato que incluya múltiples compradores y múltiples vendedores, el contrato podría requerir información específica para cada parte que luego fusiona en un párrafo separado para cada parte. Una aplicación de procesos diseñada para generar contratos complejos tendría que tener en cuenta cualquier número de partes. Para ello, un sistema de generación de documentos ofrecería opciones de secuencias de comandos que permitirían fusionar cualquier número de elementos de una lista (por ejemplo, una lista de vendedores) en el contrato.
Entrevistas contractuales sofisticadas
En uso, una aplicación de proceso de generación de contratos presenta a los usuarios del sistema una secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos, comúnmente llamada Entrevista. Las preguntas de la entrevista se corresponden con variables incorporadas al documento o utilizadas en la lógica de negocio del mismo. En los sistemas bien diseñados, la entrevista sólo presentará preguntas relevantes, basadas en respuestas a preguntas anteriores, y proporcionará validación de rango para respuestas de fecha y numéricas y recursos de ayuda específicos de campo para cualquier tipo de pregunta.
Otras consideraciones
Los potentes sistemas de generación de contratos permitirán extraer datos de una o varias fuentes de datos externas, eliminando así, en algunos casos, la necesidad de introducir datos en el sistema. Asimismo, estos sistemas de generación de contratos permiten el despliegue de aplicaciones en cualquier entorno (de escritorio, local, en la nube) y en cualquier navegador que se ejecute en cualquier tipo de escritorio o dispositivo móvil. Los sistemas de generación de contratos Elite permiten la integración de aplicaciones de procesos en prácticamente cualquier tipo de aplicación web, incluidos los flujos de trabajo definidos por BPM, los sistemas de gestión de casos o las soluciones GRC. La salida de una aplicación de proceso de generación de contratos se puede perfilar en cualquier tipo de repositorio de contenido (DMS, ECM).
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
