La innovación empieza con nuestros clientes. Son ellos los que tienen que enfrentarse cada día a retos de automatización de flujos de trabajo de muy diversa índole. Aprendemos valiosas lecciones ayudándoles a resolver esos retos, y estamos encantados de transmitirlas a otros usuarios de automatización de flujos de trabajo. Para ello, publicaremos periódicamente "Preguntas y respuestas sobre la automatización de flujos de trabajo" en las que se detallarán problemas y soluciones específicos. He aquí el primero de esta serie.
Antecedentes: Este es un reto interesante al que nos enfrentamos cuando creamos un flujo de trabajo para un cliente corporativo muy grande. Su proceso requiere que revisen una presentación de conflicto de intereses cada año para ver si sigue siendo relevante y aplicable.
Si alguno de los detalles del conflicto ha cambiado durante ese año, el usuario tendrá que volver a ejecutar el flujo de trabajo, actualizar el registro y volver a enviarlo para su revisión y procesamiento. Si no ha habido cambios (o ya no hay conflicto), basta con marcarlo como tal y el flujo de trabajo vuelve a "completarse" un año más, hasta la próxima revisión anual. Se trata de un concepto de implementación básico que puede aplicarse a muchos casos de uso diferentes, y que puede surgir para otros usuarios de automatización.
Pregunta: ¿Existe alguna forma de poner en bucle infinitamente un registro de flujo de trabajo para que pueda reiniciarse/revisarse repetidamente?
Respuesta: Por supuesto. Hay un truco que puede utilizar para crear un flujo de trabajo que esencialmente nunca termina. En realidad, crear un flujo de trabajo de "bucle infinito" es bastante sencillo. Sólo tenemos que tomar nuestra etapa final del flujo de trabajo y vincular una relación de nuevo a la etapa inicial (o una de las etapas posteriores que precede a la etapa final). La clave es no establecer la etapa final del flujo de trabajo como una etapa "completa" - al hacer esto, evitará que el registro del flujo de trabajo se cierre.
En lugar de eso, el registro se queda en la fase final y espera hasta que se procesa de nuevo introduciendo el registro y pulsando el botón de envío, lo que no siempre es la solución más bonita o más fácil de usar. TAP nos permite configurar un mensaje automático en la etapa final para explicar que, si el registro necesita ser revisado/editado/reiniciado, el usuario sólo tiene que hacer clic en el botón "enviar" y esto reiniciará el proceso.
La solución consiste en utilizar la función de autoenvío, que nos permite establecer un autoenvío programado en la etapa final, que procesará automáticamente el registro a través de la etapa final y de vuelta al principio.
Un ejemplo de esta aplicación sería un registro que debe revisarse anualmente. Una vez completado nuestro registro inicial, éste esperará en la etapa final hasta que se active el envío automático de 365 días. A continuación, el flujo de trabajo puede pasar a la "siguiente" etapa, que podría ser una etapa de revisión, o simplemente volver a la primera etapa del flujo de trabajo.
Junto con esto, tenemos que recordar configurar el acceso a nuestro formulario de forma un poco diferente que en nuestros flujos de trabajo normales. Queremos utilizar las opciones "mostrar resultado anterior" y "mostrar y editar resultado anterior", de forma que podamos ver o ver y editar la información enviada anteriormente. Cuál de las dos opciones se utilice dependerá de la acción que se esté llevando a cabo en esa fase concreta del flujo de trabajo: si sólo se está revisando la información, la sugerencia sería "mostrar resultado anterior". Si hay que actualizar la información, entonces optaríamos por "mostrar y editar resultado anterior".
El único inconveniente obvio de este enfoque es que los registros nunca se cierran, por lo que si ese es un requisito eventual, entonces el enfoque no funcionará. Dicho esto, la implementación es relativamente sencilla, y los usuarios moderadamente experimentados de TAP pueden configurarlo con bastante facilidad.
