Sistemas de seguimiento de candidatos y cumplimiento de la OFCCP

Los proveedores de sistemas de seguimiento de solicitantes sugieren habitualmente que sus sistemas "cumplen con la OFCCP". Sin embargo, los contratistas y subcontratistas federales son citados con frecuencia por problemas de mantenimiento de registros relacionados con los datos de los solicitantes. ¿Cómo pueden asegurarse las empresas de que sus sistemas de seguimiento de candidatos les ayudarán a superar con éxito una revisión de la OFCCP?

Como punto de partida, es importante señalar que ningún sistema de seguimiento de candidatos (ATS) puede por sí mismo ser "conforme con la OFCCP". Sólo los contratistas y subcontratistas federales pueden cumplir con la OFCCP. El mejor ATS puede ser completamente inútil durante una revisión de cumplimiento de la OFCCP si no se utiliza correctamente, y el peor ATS puede ser un regalo del cielo si una empresa lo ha utilizado meticulosamente para registrar y conservar el tipo de datos que la OFCCP espera.

Con este punto básico en mente, hay algunas funcionalidades que son importantes si un ATS va a ser útil durante las revisiones de la OFCCP. Estas funcionalidades incluyen las siguientes:

• • El ATS debe ser capaz de aceptar electrónicamente la información de los candidatos. Aunque esto parece obvio, las empresas no deberían tener que confiar en la idea de que los reclutadores u otros miembros del personal de RRHH tomen parte o toda la información de un candidato y la introduzcan en el ATS. Esto supone una pérdida de tiempo y recursos. El ATS debería poder aceptar electrónicamente currículos, cartas de presentación y cualquier otra información que los candidatos puedan o deban facilitar.

• • El ATS debe ser capaz de almacenar y recuperar cualquier información proporcionada por los candidatos. De nuevo, esto parece obvio, pero hay ATS que tienen problemas para proporcionar una copia exacta de los materiales enviados por los candidatos. Un ATS no debe cambiar la información proporcionada por los candidatos. El sistema debe tener una forma de conservar una copia exacta de cualquier información proporcionada por los candidatos durante el tiempo que el contratista federal considere apropiado.

• • El ATS debe disponer de un mecanismo para proporcionar a la empresa cliente todos los datos introducidos en el sistema en cualquier momento, incluso al finalizar el contrato con el proveedor de ATS. La mayoría de los proveedores de ATS afirman tener un excelente tiempo de funcionamiento y sugieren que cualquier dato introducido en el sistema es fácilmente accesible. Sin embargo, hemos visto situaciones en las que el proveedor de ATS ha purgado cierta información después de un periodo definido, así como situaciones en las que el proveedor de ATS ha tardado muchos días en proporcionar informes básicos y otra información a partir de los datos encontrados en el sistema. Estos problemas suelen agravarse al final de un periodo contractual, cuando los proveedores de ATS a veces se muestran reacios a proporcionar datos a un cliente que se marcha o que se ha marchado.

• • El ATS debe permitir a los usuarios desarrollar razones de disposición personalizables. Las razones de disposición efectivas son clave para proporcionar los datos correctos del solicitante a la OFCCP durante una revisión de cumplimiento de acción afirmativa. Un ATS debe permitir a los usuarios desarrollar un conjunto de razones de disposición únicas y personalizables que sean relevantes para cada cliente específico. Un buen ATS tendrá una lista preestablecida de razones efectivas de disposición que pueden ser fácilmente personalizadas por un contratista federal.

• • El ATS debe permitir a los usuarios hacer un seguimiento de la etapa que alcanza cada candidato. La OFCCP suele hacer preguntas sobre la etapa en la que determinados tipos de solicitantes de empleo dejan de ser considerados candidatos. Un ATS debe proporcionar un mecanismo sencillo para realizar un seguimiento de cada etapa por la que pasa un candidato y debe proporcionar una forma de informar sobre la etapa final que alcanza cada candidato. Por ejemplo, un ATS debe ser capaz de proporcionar un informe sobre una solicitud abierta que muestre qué candidatos han pasado por una selección inicial, qué candidatos han tenido una entrevista telefónica, qué candidatos han tenido una entrevista en persona, y así sucesivamente. Un ATS también debe ser capaz de proporcionar un informe sobre las solicitudes cerradas que muestre la etapa final a la que llegó cada candidato.

• • El ATS debe proporcionar a los solicitantes de empleo una encuesta demográfica adecuada. Los contratistas y subcontratistas federales están obligados a recopilar datos sobre raza/etnia y sexo de aquellos candidatos que cumplan los requisitos para ser considerados "solicitantes por Internet." Un ATS eficaz permitirá a los usuarios recoger esta información de forma sencilla y automatizada. Estos datos demográficos NO deben ser accesibles para los directores de contratación y otros responsables de la toma de decisiones, pero deben ser accesibles para los miembros del personal de RR.HH. a efectos de elaboración de informes. La encuesta demográfica debe ser personalizable para que el contratista federal pueda controlar el contenido de la encuesta. Actualmente, la encuesta demográfica debe incluir las preguntas adecuadas sobre raza/etnia y género, y debe EVITAR estrictamente encuestar a los solicitantes sobre cualquier tipo de discapacidad. El ATS también debe permitir a los contratistas federales modificar la encuesta demográfica si la OFCCP adopta nuevas normas.

• • El ATS debe rastrear la información sobre la fuente de referencia que introdujo a cada solicitante de empleo en el sistema. La OFCCP ha mostrado recientemente un gran interés por las fuentes de referencia utilizadas para encontrar candidatos para puestos vacantes. Un ATS eficaz debe permitir a los candidatos indicar la fuente de referencia que los trajo a la empresa. El campo de la fuente de referencia, al igual que el campo de la disposición, debe ser personalizable por un contratista federal para que los candidatos tengan una opción de fuentes de referencia que reflejen las fuentes de referencia que la empresa utiliza realmente. Algunos ATS van un paso más allá y registran automáticamente el nombre de las fuentes de referencia que envían candidatos al sistema. Por ejemplo, algunos ATS mostrarán que un candidato se presentó desde el servicio de empleo estatal cuando éste envíe la información de un candidato a la empresa. Esto resulta útil para evaluar la eficacia de una fuente de referencia concreta.

• • El ATS NO debe modificar los datos de un candidato en una solicitud basándose en eventos que ocurran durante la consideración del candidato para otra solicitud. No es inusual que una persona solicite más de un empleo en una empresa. Algunos ATS actualizan los datos del candidato en cada solicitud de modo que, por ejemplo, una persona contratada en una solicitud aparece como "contratada" en todas las solicitudes en las que ha expresado interés. Se trata de un problema importante, ya que la OFCCP espera que se realice un seguimiento adecuado de los solicitantes para cada puesto por el que manifiesten interés. Cada registro de solicitante debe tratarse como un registro discreto y no como una extensión de lo que ha ocurrido posteriormente con el candidato en otra solicitud. El ATS también debe capturar la información sobre los candidatos tal y como eran en la fecha en que fueron considerados. En ocasiones, esto supone un problema para los sistemas que permiten a un candidato crear un perfil y luego utilizarlo para manifestar su interés por los puestos. He aquí un ejemplo de cómo esto podría ser un problema: el 1 de junio, un candidato sin licenciatura solicita un puesto que requiere una licenciatura. Se considera que el candidato no cumple los requisitos mínimos. El 15 de diciembre, este mismo candidato se gradúa en la universidad y obtiene una licenciatura. Si el perfil del candidato se actualiza en todas las requisiciones, el candidato aparecerá ahora como que cumple el requisito mínimo para la requisición por la que el candidato expresó interés el 1 de junio, aunque en ese momento el candidato no tuviera la licenciatura requerida.

• El ATS debe ser capaz de descargar elementos de datos clave en un formato que elija el contratista federal. En un mundo perfecto, un ATS sería capaz de proporcionar informes que incluyan exactamente lo que la OFCCP solicita durante una revisión de cumplimiento de acción afirmativa. Sin embargo, muchos sistemas no tienen el tipo de informe que proporciona el tipo de datos estadísticos sobre los solicitantes que la OFCCP busca al inicio de una revisión de cumplimiento. El ATS típico tiende a proporcionar informes resumidos sobre todas las contrataciones o todos los solicitantes que no incluyen datos demográficos. Si el ATS no puede proporcionar informes estadísticos resumidos del tipo que requiere la OFCCP, debe haber una manera de exportar los datos del ATS a algún formato en el que los datos puedan someterse a una mayor manipulación.

Hay algunas preguntas importantes que los contratistas federales pueden hacer a los proveedores de ATS para determinar si sus sistemas tienen algunas de las funcionalidades señaladas anteriormente. Entre estas preguntas se encuentran las siguientes:

• ¿Cómo almacena su sistema la información facilitada por los candidatos? ¿Qué tipo de información almacena su sistema?
• ¿Su sistema purga automáticamente la información proporcionada por los candidatos? ¿Podemos controlar cuándo y cómo se depuran los datos?
• ¿Qué ocurre con los datos de los candidatos en su sistema cuando finaliza nuestro contrato con su empresa? ¿Cómo nos aseguramos de que podemos obtener una copia de toda la información sobre los candidatos que su sistema guarda en nombre de nuestra empresa al final del contrato?
• ¿Proporciona su sistema un conjunto estándar de motivos de eliminación? ¿Podemos personalizar estos motivos de disposición?
• ¿Proporciona su sistema una encuesta demográfica estándar que los solicitantes reciben después de manifestar su interés por un puesto? ¿Qué preguntas se hacen en esta encuesta? ¿Podemos personalizar esta encuesta?
• ¿Proporciona su sistema un mecanismo de seguimiento de la fuente de referencia utilizada para traer un candidato a nuestra empresa? ¿Quién introduce esta información? ¿Es el candidato quien introduce esta información, o se introduce automáticamente de alguna manera? ¿Se puede personalizar la lista de fuentes de referencia de su sistema?
• ¿En qué circunstancias se actualizan los datos de un candidato en una solicitud concreta? Si se actualizan los datos de un candidato en una solicitud, ¿afectará esto a otras solicitudes? Si un candidato actualiza su perfil, ¿afectará esto a cualquier solicitud antigua en la que ya se haya tenido en cuenta al candidato?
• ¿Produce su sistema algún tipo de informe estadístico sobre los candidatos? En caso afirmativo, ¿qué tipo de informes? ¿Proporciona su sistema algún tipo de informe demográfico por solicitud o por puesto de trabajo? En caso afirmativo, ¿qué información se incluye en esos informes demográficos?
• ¿Qué información sobre todos los candidatos puede descargar su sistema en Excel u otro formato de fácil lectura? ¿Es difícil crear una consulta que permita este tipo de descarga? ¿Con qué frecuencia puede ejecutarse esta consulta? ¿Qué marco temporal puede asociarse a esta consulta?

Es importante concluir este artículo señalando que la eficacia de un ATS depende de las personas que utilizan el sistema. Los contratistas y subcontratistas federales deben asegurarse de que las personas que utilizan sus ATS comprendan la importancia de los datos que se guardan en el ATS y reciban una formación adecuada sobre el uso del ATS y el tipo de preguntas que la OFCCP puede hacer sobre los datos de los solicitantes.

Si desea más información sobre qué presentar (y qué no presentar) al inicio de una revisión de cumplimiento de la OFCCP, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2013.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.