El 1 de febrero de 2016, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) publicó un anuncio sobre su intención de modificar el informe anual EEO-1 para incluir datos sobre remuneración. La propuesta de recopilación de datos sobre remuneración por parte de la EEOC presenta algunas similitudes con una propuesta publicada por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos en 2015. Esa propuesta de la OFCCP solo habría afectado a los contratistas y subcontratistas federales, mientras que la propuesta de la EEOC afectaría a la mayoría de las empresas obligadas a elaborar el informe EEO-1.
A continuación, hemos proporcionado algunas respuestas a preguntas que los empresarios pueden tener en relación con la propuesta de la EEOC. Tenga en cuenta que estas preguntas y respuestas han sido elaboradas por HR Analytical Services. EEOC tiene sus propias preguntas y respuestas que están disponibles en su sitio web en la dirección que se encuentra al final de este artículo.
- Pregunta: ¿Espera la EEOC que los empleadores comiencen a proporcionar datos de compensación con la presentación de sus informes EEO-1 de 2016?
Respuesta: NO. La EEOC NO propone que se presenten datos sobre compensación en 2016. - Pregunta: ¿Cuál es la fecha más temprana en la que se espera que los empleadores proporcionen datos de compensación como parte del informe EEO-1?
Respuesta: La EEOC ha indicado que espera que los empleadores incluyan datos sobre remuneración en sus informes EEO-1 en 2017. - Pregunta: ¿Es seguro que la propuesta de la EEOC de añadir datos sobre remuneración al informe EEO-1 entrará en vigor en 2017?
Respuesta: NO. No hay ninguna garantía de que la propuesta de la EEOC se finalice a tiempo para la aplicación de la recopilación de datos sobre remuneración en 2017. - Pregunta: ¿Cuáles son los próximos pasos en relación con esta propuesta?
Respuesta: La EEOC está aceptando comentarios sobre su propuesta de añadir datos de compensación al informe EEO-1 hasta el 1 de abril de 2016. Una vez cerrado este período de comentarios, la EEOC deberá revisar estos comentarios y abordar cualquier inquietud planteada en los mismos. La EEOC puede optar por seguir adelante con la propuesta en su forma actual, introducir cambios significativos en la propuesta sobre la base de los comentarios recibidos, o abandonar la propuesta por completo. A continuación, la EEOC deberá obtener la aprobación de la Oficina de Gestión y Presupuesto (Office of Management and Budget, OMB) antes de que cualquier cambio en el informe EEO-1 pueda publicarse para su aplicación. La OMB evaluará la propuesta de la EEOC en función de sus beneficios para el público y de las cargas que pueda suponer para los empleadores la recopilación de datos adicionales. A continuación, la OMB aceptará el informe EEO-1 revisado de la EEOC tal como se ha presentado, solicitará cambios en la presentación de la EEOC o no tomará ninguna medida con respecto a la propuesta. Si la OMB aprueba alguna versión del informe EEO-1 revisado, la EEOC publicará un aviso sobre el informe EEO-1 revisado en el Registro Federal. Cualquier notificación en el Registro Federal relativa a una versión final del informe EEO-1 revisado incluiría una fecha para la aplicación del informe revisado. - Pregunta: ¿Cuánto tardará la EEOC en obtener la aprobación de la OMB para el informe EEO-1 revisado?
Respuesta: Es difícil saberlo. Si la propuesta de la EEOC genera inquietudes significativas en el público y/o si la OMB tiene inquietudes significativas sobre la propuesta, la EEOC podría tardar muchos meses en llegar a una versión aceptable del informe EEO-1 revisado. Es posible que la EEOC no pueda responder a todas las preocupaciones planteadas por el público y/o la OMB, y que esta propuesta nunca salga adelante. - Pregunta: ¿A qué organizaciones se aplica la propuesta de la EEOC de recopilar datos sobre remuneración?
Respuesta: Las organizaciones con 100 o más empleados estarían obligadas a proporcionar datos sobre remuneración en virtud de esta propuesta. Actualmente, las organizaciones con 100 o más empleados deben presentar anualmente a la EEOC datos sobre raza, etnia y sexo. Los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con al menos 50 empleados también deben presentar datos sobre raza, etnia y género a la EEOC. Según la revisión propuesta por la EEOC del informe EEO-1, las organizaciones con menos de 100 empleados estarían exentas de facilitar datos sobre retribuciones. Organizaciones como las universidades, que actualmente están exentas de cumplimentar el informe EEO-1, seguirían estando exentas de cumplimentar cualquier parte del informe EEO-1. - Pregunta: ¿Cómo se facilitarían los datos sobre retribuciones a la EEOC?
Respuesta: Los empresarios seguirían comunicando los datos utilizando las 10 categorías EEO-1 y las clasificaciones de raza, etnia y sexo de la EEOC. Los datos sobre remuneración se notificarían por 12 bandas salariales dentro de cada categoría EEO-1. Las 12 bandas salariales serían uniformes para todas las categorías EEO-1 y EEOC. Las 12 bandas salariales serían uniformes para cada categoría EEO-1, de modo que cada categoría EEO-1 tendría una banda salarial para los sueldos comprendidos entre 19.240 y 24.439 dólares, entre 24.440 y 30.679 dólares, etcétera. - Pregunta: ¿Se facilitarían a la EEOC datos adicionales, además de los demográficos y los relativos a la retribución, en el informe EEO-1 revisado?
Respuesta: SÍ. Los empleadores tendrían que comunicar el número total de horas trabajadas por cada empleado utilizando la misma estructura en la que se comunicarán los datos sobre remuneración (es decir, para cada clasificación por raza, etnia y sexo por las 12 bandas salariales dentro de cada categoría EEO-1). La EEOC está recabando opiniones sobre cómo deben declararse las horas trabajadas por los empleados exentos. - Pregunta: ¿Estarían obligados los empresarios a modificar sus sistemas de retribución para ajustarse a las bandas salariales de la EEOC?
Respuesta: NO. Los 12 tramos salariales se utilizarían únicamente para los informes de la EEOC. Las empresas no estarían obligadas a utilizarlas para otros fines. - Pregunta: ¿Qué tipo de retribución se incluiría en los datos que deben facilitarse a la EEOC?
Respuesta: La EEOC ha propuesto que las empresas utilicen la remuneración que figura en el formulario W-2 del trabajador. Esto incluiría el salario base, las comisiones, las propinas, los beneficios adicionales imponibles, las bonificaciones, el pago de horas extraordinarias, etc. - Pregunta: ¿Ha suscitado alguna preocupación la propuesta de la EEOC?
Respuesta: El número y el tipo de preocupaciones que se han planteado son demasiado numerosos para enumerarlos aquí. Existen preocupaciones analíticas sobre la naturaleza de los datos que la EEOC propone recopilar, preocupaciones prácticas sobre si los empleadores podrían proporcionar estos datos y cómo lo harían, y preocupaciones de confidencialidad sobre lo que ocurriría con estos datos si se proporcionaran a la EEOC. - Pregunta: ¿Qué ha pasado con la propuesta de la OFCCP de recopilar anualmente datos sobre retribuciones?
Respuesta: La OFCCP ha abandonado de hecho su iniciativa de recopilar anualmente datos sobre retribuciones de los contratistas y subcontratistas federales. La propuesta de la EEOC sustituirá a la de la OFCCP. La notificación formal de la EEOC que se publicó en el Registro Federal indica en la nota a pie de página 63 que la OFCCP tiene la intención de utilizar los datos recopilados por la EEOC para diversos fines en lugar de poner en marcha una herramienta independiente de recopilación de datos sobre remuneración. - Pregunta: ¿Seguirá la OFCCP recabando información sobre retribuciones de otras formas?
Respuesta: SÍ. La carta que la OFCCP envía a los contratistas y subcontratistas federales al comienzo de una revisión de cumplimiento de acción afirmativa contiene un listado detallado que exige la presentación de datos de remuneración individualizados sobre cada empleado que forma parte del análisis de la fuerza laboral en el plan de acción afirmativa bajo revisión. La OFCCP también puede solicitar datos adicionales sobre la remuneración en el transcurso de una revisión de cumplimiento. - Pregunta: ¿Qué debe hacer la gente si tiene dudas sobre la propuesta de la EEOC?
Respuesta: Los empleadores deben presentar sus comentarios a la EEOC a más tardar el 1 de abril de 2016. El aviso formal que anuncia las revisiones propuestas por la EEOC al informe EEO-1 que se encuentra en el Registro Federal proporciona instrucciones sobre cómo presentar comentarios. - Pregunta: ¿Debería nuestra organización empezar a preparar nuestros sistemas ahora para poder presentar los datos de compensación cuando esta propuesta entre en vigor?
Respuesta: En este momento, no estamos animando a los empleadores a prepararse para los cambios en el informe EEO-1. Es posible que la EEOC modifique drásticamente su propuesta de recopilación de datos sobre compensación antes de que se publique nada en forma definitiva para su aplicación por parte de los empleadores. También es posible que la EEOC no pueda obtener la aprobación de la OMB para cualquier tipo de recopilación anual de datos sobre compensación.
Hay dos cosas que los empresarios deben tener en cuenta en relación con esta propuesta. En primer lugar, los empleadores deben considerar seriamente la posibilidad de presentar comentarios a la EEOC sobre cualquier preocupación que tengan con respecto a la propuesta de la EEOC. En segundo lugar, es posible que los empleadores deseen hablar con un asesor jurídico y/u obtener otro tipo de asesoramiento profesional antes de realizar cambios en los sistemas y procesos a fin de prepararse para la aplicación de la propuesta de la EEOC.
Es posible que los empresarios deseen formular observaciones sobre una serie de cuestiones relacionadas con la propuesta de la EEOC de añadir la recopilación de datos sobre remuneración al informe EEO-1. Algunas de estas cuestiones son las siguientes Algunas de estas cuestiones serían las siguientes:
- Las dificultades a las que se enfrentarían los empresarios a la hora de facilitar el tipo de datos sobre retribución solicitados por la EEOC.
- Las dificultades que tendrían los empresarios para facilitar información sobre las horas trabajadas.
- Los problemas asociados a la utilización de las bandas salariales ideadas por la EEOC.
- Los problemas asociados a la utilización de los ingresos del formulario W-2 como base para proporcionar datos sobre remuneración.
- La falta de conclusiones útiles que la EEOC (y la OFCCP) puedan discernir a partir del tipo de datos que se solicitan en la propuesta de la EEOC.
- La posibilidad de que se produzcan filtraciones de datos y otros problemas de seguridad asociados a la recopilación de datos sobre indemnizaciones.
El anuncio de la EEOC relativo a las revisiones propuestas del informe EEO-1 puede consultarse en http://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/1-29-16.cfm. El anuncio incluye un enlace al anuncio oficial del Registro Federal relativo a estas revisiones. El nuevo formulario de encuesta EEO-1 propuesto puede encontrarse en http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/2016_new_survey.cfm.
Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir a ningún consejo profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2016.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
