Quinto aniversario de la Sección 503

Se acerca rápidamente el quinto aniversario de la revisión del artículo 503 de la Ley de Rehabilitación (503). Este aniversario permitirá a los contratistas reflexionar en profundidad sobre los progresos realizados para atraer, seleccionar, promover y retener a las personas con discapacidad en el lugar de trabajo. Es un momento oportuno para que los contratistas supervisen los progresos realizados, destaquen las iniciativas y programas de divulgación eficaces y comiencen a prepararse para la invitación de cinco años para recopilar el estado de discapacidad voluntario de los empleados. Este requisito de intervalo de cinco años se especifica en la Subparte C y debe incluirse como elemento de acción que los contratistas deben debatir y planificar para el próximo año. Sin embargo, este año histórico también puede traer consigo un reconocimiento adicional, así como el escrutinio impuesto por la OFCCP.

En primer lugar, estamos viendo el interés de Craig Leen, Director de la OFCCP, por destacar a las empresas que han demostrado prácticas y estrategias de éxito para las personas con discapacidad. Una de estas iniciativas de reconocimiento es la propuesta de un premio a la Excelencia en la Inclusión de Discapacitados. Los comentarios públicos para este premio finalizaron en diciembre de 2018, por lo que estamos anticipando más información sobre este asunto, con suerte este año fiscal. Alternativamente, también se espera un aumento en las auditorías que se iniciarán en el Año Fiscal 2019, con énfasis en las revisiones enfocadas en la Sección 503. Los contratistas han sido notificados de estas revisiones enfocadas a través de la Directiva (DIR) 2018-04, lo que significa que la OFCCP designará una parte de las auditorías para enfocarse en la Orden Ejecutiva 11246 (E.O.), la Sección 503 o la Ley de Asistencia para la Readaptación de Veteranos de la Era de Vietnam de 1974 (VEVRAA). En este artículo, vamos a compartir recordatorios de los requisitos de la Subparte C, las tendencias de la tasa de discapacidad, así como información sobre la preparación para más auditorías, en particular la Sección 503 revisiones centradas.

 Tenga en cuenta que la autoidentificación de los empleados es voluntaria y que todos los datos recopilados deben mantenerse de forma confidencial y almacenarse en un archivo de datos independiente.

En primer lugar, recuerde que la subparte C de la normativa incluye el requisito de invitar a los empleados a autoidentificarse como personas con discapacidad. También existe la obligación anual de fijar un objetivo de utilización del 7% para cada grupo de trabajo en cada ubicación o unidad funcional (o por plantilla si la empresa tiene menos de 100 empleados), analizar las declaraciones de autoidentificación en comparación con un punto de referencia del 7%, y desarrollar y ejecutar programas orientados a la acción diseñados para corregir cualquier área problemática identificada. Dado que estamos entrando en un hito aniversario de la Sección 503, los contratistas comenzarán a activar su obligación para la invitación del intervalo de cinco años. Esto se lograría utilizando el formulario obligatorio que se puede encontrar en el sitio web de la OFCCP. Tenga en cuenta que la autoidentificación de los empleados es voluntaria y que todos los datos recopilados deben mantenerse de forma confidencial y almacenarse en un archivo de datos independiente.

El segundo punto de debate digno de mención que enlaza con este componente de recopilación de datos son las tendencias de los índices de discapacidad que seguimos a través de encuestas públicas y estudios de investigación privados. DNI tiene un interés constante en supervisar los progresos que la comunidad de contratistas está realizando para este grupo protegido y en compartir las formas en que las empresas pueden evaluar y destacar los logros. Para evaluar dichos logros, hemos llegado a basarnos en tres cálculos de la tasa de discapacidad: (1) la tasa de participación, que es el porcentaje de empleados que rellenaron el formulario de autoidentificación voluntaria (es decir, respuesta de sí, no o no deseo responder); (2) la tasa de respuesta, que es el porcentaje de personas con discapacidad de sólo la población participante; y (3) la tasa de utilización, que representa el porcentaje de personas con discapacidad en comparación con la población total de empleados. Este tercer factor es el que más interesa a la OFCCP porque es el componente obligatorio de la Subparte C, pero los dos primeros factores proporcionan información clave para saber si se está progresando. La pregunta número uno que nos hacemos es: ¿han progresado las empresas con respecto a las personas con discapacidad en el lugar de trabajo?

DCI abordó esta cuestión de investigación mediante una encuesta de referencia inicial (Cohen, Hansell y Wilson, 2015). Para que más contratistas pudieran cumplir plenamente los requisitos de la Subparte C, DCI realizó una encuesta de seguimiento (Hansell y Wilson, 2016). Una nota clave de esas encuestas es que la forma de medir los datos de autodivulgación es importante. Encontramos que el mayor motivo de preocupación era la diferencia en las tasas de respuesta y utilización. Recordemos que el formulario de autoidentificación permite declinar la autoidentificación. Cuando esto ocurre, tienden a disminuir los índices de utilización. DCI está preparando actualmente un estudio para 2019 que evalúa la participación por discapacidad en 2017-2018 (por ejemplo, el porcentaje de empleados que rellenaron el formulario de autoidentificación voluntaria), la respuesta (por ejemplo, el porcentaje de personas con discapacidad de solo la población participante) y las tasas de utilización (por ejemplo, el porcentaje de personas con discapacidad en comparación con la población total de empleados). Los resultados preliminares de 2019 figuran en el siguiente cuadro, pero DCI publicará un informe final a finales de este año. Aunque estos resultados son agregados para toda la empresa en lugar de por grupo de trabajo dentro de la ubicación o función, creemos que estos resultados son reveladores. En particular, una tendencia positiva que hay que aprovechar es que está aumentando la participación de los empleados que cumplimentan el formulario de autoidentificación. Puede haber muchas razones para que esto ocurra (por ejemplo, concienciación, confianza en la privacidad de los datos), pero coincide con el objetivo de la OFCCP de que las empresas creen una atmósfera de inclusión para que los empleados se sientan cómodos compartiendo esta información. Así que para responder a la pregunta que todos nos hacemos, sí, parece que las empresas en general están haciendo progresos para las personas con discapacidad en el lugar de trabajo.
 

El último tema en el que nos gustaría profundizar es el de las revisiones centradas en la Sección 503. Como se ha mencionado, habrá una proporción de cartas de programación que se centrarán en el cumplimiento de la Sección 503. DCI espera ver una nueva carta de programación para llevar a cabo estas revisiones enfocadas, recientemente aprobada por la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB). Mientras la comunidad de contratistas espera más información sobre estas revisiones focalizadas, seguimos especulando sobre lo que implicará una auditoría de este tipo. Solo el tiempo dirá si la OFCCP tendrá el tiempo, el presupuesto y los recursos de personal para realizar visitas exhaustivas in situ con cada revisión enfocada, como se menciona en la Directiva 2018-04. Pero, una pregunta más evidente es qué esperar en una revisión enfocada. En un blog anterior de ICD (Sharrer, 2018), compartimos que una preocupación es que la OFCCP busca evaluar los datos de contratación y compensación para individuos con discapacidades. Actualmente, la OFCCP no recopila ni analiza este tipo de datos en las auditorías. Hay muchas preocupaciones con el uso de estos datos, uno en particular es el estado de discapacidad no revelado. Como se comparte de nuestros estudios, solo hay una tasa de participación en el agregado del 41,76% (un aumento del 22,32% en 2015). Por lo general, la OFCCP no tendrá ninguna información faltante sobre raza/etnia y sexo en dichos análisis de compensación porque la mayoría de los contratistas tienen estos datos a través de la autodivulgación de los empleados y rellenarán la información faltante con otros registros de empleo o a través de la identificación del observador, de acuerdo con los requisitos de presentación de informes EEO-1.

En conclusión, ¿qué consejos tenemos para avanzar en este año histórico? Nuestro consejo es que sea proactivo, disponga de un plan de acción positiva actualizado y se prepare para las próximas revisiones específicas. Céntrese en identificar y destacar las iniciativas de éxito, como los grupos de recursos para empleados, las comunicaciones, los premios, los recursos de formación y desarrollo, así como cualquier otra actividad relacionada que ayude a retener a las personas con discapacidad en el lugar de trabajo. Para lograrlo, puede añadir un informe de progreso a mitad de año o llevar a cabo un proceso voluntario de revisión de investigación interna. Esto permitiría a su empresa practicar la recopilación de los documentos requeridos que probablemente se necesiten presentar en una auditoría, así como prepararse para una revisión de registros y simulacros de entrevistas que tendrán lugar durante las visitas in situ de la OFCCP. Por último, dado que se cumplen cinco años de la entrada en vigor de la normativa, sea proactivo y ponga en marcha un plan de acción para invitar a los empleados a revelar de nuevo su condición de discapacitados.

Referencias

Cohen, D., Hansell, B. y Wilson, K. (30 de junio de 2015). Ya están los resultados: ¿Cómo miden sus índices de autoidentificación de la discapacidad? [entrada de blog]. https://blog.dciconsult.com/blog/results-disability-self-id-rates-measure

Departamento de Trabajo (10 de agosto de 2018). DIRECTIVA 2018-04. Obtenido de https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dir2018_04.html

Hansell, B., y Wilson, K. (9 de abril de 2016). The 2016 Survey Results on Disability Self-Identification Rates [Blog post]. https://blog.dciconsult.com/blog/the-2016-survey-results-on-disability-self-identification-rates

Sharrer, D. (13 de septiembre de 2018). What To Expect In a Focused Section 503 or VEVRAA Review [Blog post]. https://blog.dciconsult.com/what-to-expect-in-a-focused-section-503-or-vevraa-review

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.