La OFCCP quiere más datos. La propuesta actual de la agencia para todos estos datos adicionales ha sido descrita por algunos como «onerosa» y «sigilosa». McGuire Woods, un bufete de abogados con 900 empleados con sede en Richmond, Virginia, llegó a afirmar que la OFCCP «no entiende el sector privado ni parece preocuparse por las cargas y los problemas de confidencialidad que estas propuestas suponen para los contratistas». De hecho, la propia OFCCP estimó que se necesitarían 103,2 horas y un coste de 135 000 dólares para recopilar y proporcionar todos los datos que podrían solicitarse en la carta de programación revisada.
Los cambios propuestos a la carta de programación aumentarían el número de elementos de presentación de datos de 11 a 13. El primer cambio importante en la lista detallada se refiere a los datos de apoyo. El punto 8 es un requisito totalmente nuevo, en el que se solicita la política de permisos de la empresa en relación con la Ley de Permisos Médicos Familiares, los permisos por embarazo y las adaptaciones religiosas. Si estas políticas se incluyen en el manual de la empresa, la OFCCP solicita que se presente dicho manual. Dado que se le pedirá que presente los manuales y todas las políticas asociadas, es fundamental que estos elementos se mantengan actualizados.
El siguiente cambio importante es que los contratistas deberán proporcionar datos sobre la actividad laboral de los solicitantes, contratados, ascendidos y despedidos por grupo de trabajo, cargo y por género y grupos raciales y étnicos específicos. También hay algunos cambios clave en el conjunto de análisis para cada tipo de actividad laboral.
En lo que respecta a la contratación, los contratistas estarían obligados a presentar el recuento de los solicitantes que no revelaron su raza o género. En lo que respecta a los ascensos, los contratistas estarían obligados a presentar la lista real de candidatos considerados o que solicitaron el ascenso por grupo de trabajo y por puesto. En cuanto a los despidos, los contratistas estarían obligados a presentar la lista real de candidatos considerados para el despido por grupo de trabajo y por puesto, y deben especificar si el despido fue voluntario o involuntario.
Estos cambios propuestos tienen implicaciones bastante importantes en términos de recopilación de datos. Dado que se le pedirá que envíe el recuento de los solicitantes que no identifican su raza o género, deberá crear nuevas categorías de raza y género para estos solicitantes. Sugiero «sin identificación» para el género y «sin identificación» para la raza. Recomiendo utilizar estas categorías, en lugar de dejar en blanco el género o la raza. El uso de las categorías «sin identificación» le permitirá tabular fácilmente sus recuentos por grupo de trabajo y puesto de trabajo, y le ayudará a mantener limpios los datos demográficos de los candidatos. Uno de los aspectos clave a tener en cuenta a la hora de limpiar los datos de los solicitantes es el género, la raza u otra condición protegida no identificada. Los valores en blanco deben ser un indicador de que falta algo. Si el candidato no se ha autoidentificado, la raza y el género NO faltan, sino que no están identificados. Hay una diferencia. Si registra esta diferencia, se ahorrará tiempo y esfuerzo en la limpieza de datos. No tendrá que volver atrás y verificar los datos demográficos de los candidatos no identificados, y cualquier valor en blanco que encuentre le indicará que debe hacer un seguimiento de esos registros.
Otra cosa que puede agilizar la recopilación y limpieza de datos es utilizar un conjunto coherente de valores demográficos. Codifique el género como «F», «M» o «sin identificación». Codifique la raza y el origen étnico como «W», «B», «H», «A», etc. Lo ideal es evitar cualquier entrada de texto. No sabría decirle cuántas veces he visto datos de clientes que tienen una mezcla de entradas de raza y etnia, como afroamericanos codificados como negros, AA, AfrAm, afroamericanos, etc. Cada variante de la misma categoría en sus datos, incluso en términos de mayúsculas o espacios, dificulta el análisis, ya que todas las variantes deben estandarizarse a un valor común antes de que el análisis pueda continuar. Configurar estas categorías con valores coherentes es muy sencillo y puede ahorrarle mucho tiempo en la limpieza de datos.
Esto es válido no solo para las características demográficas, sino para todos sus datos. Cualquier variante en los títulos de los puestos de trabajo, como codificar a los gerentes como «mgr», «mngr», etc., puede aumentar exponencialmente el tiempo necesario para limpiar sus datos. Desarrolle un conjunto fijo de valores para cada elemento de datos y cíñase a ese conjunto fijo. Parece algo muy sencillo, pero le sorprendería saber cuántas organizaciones no lo hacen. Y realmente puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo en términos de limpieza de datos.
Pasando a las promociones, necesitarás una forma de agrupar a los solicitantes y candidatos a promociones por vacante. La forma más fácil de hacerlo es utilizar un sistema similar a tu sistema de seguimiento de candidatos. Tu ATS debería agrupar a los candidatos por número de solicitud o algún otro identificador único para cada vacante. Tu sistema de seguimiento de promociones debería hacer lo mismo.
Si utiliza un sistema en papel para el seguimiento de candidatos, ahora podría ser un buen momento para plantearse utilizar un sistema electrónico. Y no me refiero solo a una hoja de cálculo de Excel, sino a un verdadero sistema de seguimiento de candidatos. Existen varias opciones rentables que se adaptan a sus necesidades, son fáciles de usar y fáciles de implementar.
Pero volviendo al tema de los ascensos, necesitarás algún tipo de CTS (sistema de seguimiento de candidatos) que pueda realizar un seguimiento de los candidatos a un ascenso por vacante. Recomendaría configurar el sistema para diferenciar entre eventos de «progresión laboral» y eventos de ascenso. Un evento de progresión laboral es aquel en el que un empleado es ascendido, por ejemplo, de analista I a analista II, como resultado de haber alcanzado una determinada antigüedad en el puesto, haber superado una prueba de cualificación, etc. Si estos movimientos de progresión laboral no son competitivos, básicamente tendrás un grupo de candidatos de una sola persona. Para distinguir fácilmente estos movimientos de otras promociones competitivas dentro de tu organización, debes tener un indicador en tu CTS que te indique que se trata de un movimiento de progresión laboral y no de una promoción competitiva.
Otra complicación con las promociones es que algunas organizaciones utilizan un procedimiento de licitación formal, otras utilizan un proceso de selección informal y otras utilizan una combinación de ambos. Tendrás que proporcionar datos sobre todos tus eventos de promoción, independientemente del procedimiento de selección. Consulta con un asesor legal para discutir tu proceso de promoción y, si no tienes un sistema de licitación formal, habla con él sobre si deberías implementar un proceso formal.
Una última cosa que hay que tener en cuenta con respecto a los datos de promociones es que cualquier información utilizada para tomar decisiones sobre promociones debe conservarse en el Sistema de Seguimiento de Candidatos. Por ejemplo, si se utilizan calificaciones de rendimiento para evaluar a los candidatos a una promoción, esa información debe conservarse como parte del expediente del candidato en el CTS. Del mismo modo, si en la decisión de promoción se tienen en cuenta el nivel de estudios, la antigüedad, el tiempo en el puesto, las habilidades y cualificaciones u otros factores, esa información debe conservarse como parte del expediente del candidato. Lo ideal es que pueda recrear el proceso de selección de promociones a partir de su CTS. Esto significa no solo conservar la información sobre los candidatos, sino también los anuncios de promoción, cómo se evaluará a los candidatos, qué peso se dará a cada uno de los criterios, etc.
El proceso de recopilación de datos para los despidos debe ser muy similar al de los ascensos. Tendrá que identificar a todos los empleados que eran susceptibles de ser despedidos, así como los parámetros utilizados para seleccionar a un empleado para el despido. Al igual que con los datos de los ascensos, debería poder recrear sus decisiones de despido a partir de los datos de su lista de candidatos al despido. Y no olvide incluir en su conjunto de datos una indicación que señale si el despido fue voluntario o involuntario. Todo lo que he dicho sobre la contratación y los ascensos en términos de recopilación y mantenimiento de datos también es válido para la selección de despidos.
Pasemos ahora de las decisiones de selección a las decisiones de remuneración. Según la carta de programación propuesta, los contratistas estarían obligados a presentar datos sobre la remuneración de todos los empleados, «incluidos, entre otros», los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, por contrato, por días, jornaleros y temporales.
La remuneración de los empleados se define como el salario base, la tasa salarial y las horas trabajadas. Las remuneraciones adicionales o los ajustes deben identificarse por separado e incluyen bonificaciones, incentivos, comisiones, aumentos por méritos, diferencias geográficas y horas extras. La OFCCP anima a los contratistas a presentar cualquier otro factor utilizado para determinar la remuneración, incluyendo la formación, la experiencia previa, el lugar de trabajo, el departamento y la función. Los contratistas también deberán presentar las políticas de la organización para explicar de forma razonable las prácticas de remuneración.
No solo se exigirá a los contratistas que presenten estos datos adicionales, sino que la OFCCP exige que los datos se proporcionen electrónicamente para cada empleado individual. La agencia revisará la remuneración de cada empleado a nivel individual. Actualmente, la remuneración se revisa de forma agregada, y los contratistas deben presentar datos sobre la remuneración total anualizada por rango salarial, tarifa, grado o nivel, agrupados por raza y etnia, y por género.
La mayoría de los contratistas no estarán acostumbrados a generar datos sobre remuneraciones de forma electrónica a nivel de empleado, por lo que es posible que deba tomar algunas medidas adicionales para asegurarse de que sus datos sobre remuneraciones estén listos para su producción. Será muy importante que sus datos sobre remuneraciones sean lo más completos posible. El registro de pagos de cada empleado debe incluir toda la información necesaria para determinar la situación de ese empleado: tiempo completo, tiempo parcial, temporal, por contrato, por día o jornalero. También debe incluir toda la información relacionada con la forma en que se le paga a ese empleado: si recibe comisiones, si tiene derecho a bonificaciones, si recibe un diferencial por turno o un ajuste por localidad, etc. Cualquier ajuste, como el red circling, debe indicarse claramente en el registro de remuneración del empleado, y se debe proporcionar a la OFCCP la documentación justificativa de dichos ajustes.
Antes de elaborar sus datos sobre remuneración, asegúrese de que estén limpios. Compruebe que está informando sobre la remuneración de forma coherente dentro del rango salarial, el grado o el nivel. Debe evitar mezclar tarifas por hora y salarios dentro de la misma agrupación. Revise sus datos para asegurarse de que superan la «prueba del olfato»: compruebe si hay tarifas por hora inusuales, tarifas por debajo del salario mínimo, tarifas demasiado altas para ser correctas, salarios demasiado bajos para ser correctos y otras cosas que claramente no encajan. Eche un vistazo a los datos sobre las horas trabajadas. Las señales de alerta que indican posibles errores incluyen cantidades excesivas de horas extras para un empleado dentro de un grupo determinado, la ausencia de horas extras para un empleado determinado cuando otros del grupo tienen horas extras, o un número inusualmente alto o bajo de horas normales trabajadas.
Limpiar tus datos puede parecer una tarea abrumadora. Y puede serlo, si no cuentas con buenos protocolos de recopilación de datos. Incluso si tienes buenos protocolos de recopilación, pueden producirse errores. Echa un vistazo a tus datos y haz un seguimiento de cualquier cosa que parezca fuera de lugar. Y recuerda que hay recursos disponibles para ayudarte con la limpieza y la producción de datos. A menudo, una mirada nueva puede identificar errores que tú mismo no habías detectado.
Cuando se trata de la producción de datos, lo más importante es hacerlo bien a la primera. Esfuércese por garantizar que lo que produce sea limpio y correcto. No querrá encontrarse en una situación en la que tenga que realizar una producción complementaria tras otra debido a errores detectados después de la producción original. Tómese el tiempo necesario para revisar sus datos, anote cualquier cosa que parezca fuera de lugar, haga un seguimiento y encuentre la explicación, ya sea un error o una explicación legítima, antes de enviar esa información a la OFCCP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
