Varios artículos de la edición de agosto de 2013 de The OFCCP Digest tratarán sobre lo aprendido en la reciente conferencia del Grupo Nacional de Enlace Industrial (NILG) celebrada en julio en Indianápolis. Aunque la conferencia fue útil e interesante, tuvo muy poco efecto sobre la premisa básica de esta serie de artículos en dos partes. En la primera parte de esta serie, sugerimos que las empresas prestaran especial atención a las situaciones en las que la OFCCP podría encontrar discriminación, y especialmente a aquellas situaciones relacionadas con la contratación de personal sin experiencia, en las que la OFCCP ha sido históricamente más propensa a encontrar discriminación. También sugerimos que la OFCCP tiene actualmente interés en cómo se remunera a los empleados y en cuestiones relacionadas con los veteranos y las personas con discapacidad. En este artículo, analizaremos una serie de aspectos específicos que deberían ser prioritarios para todos los contratistas y subcontratistas federales.

Una de las cosas que ocurrió durante la conferencia de la NILG fue que la OFCCP entregó a la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) una versión final de las revisiones de la OFCCP a sus regulaciones relativas a los veteranos y las personas con discapacidades. No sabemos cuándo (o si) la OMB publicará estas regulaciones y tampoco sabemos en qué se diferencia la versión final de las regulaciones de las propuestas que la OFCCP publicó en 2011. Sin embargo, si la OMB publica estas regulaciones, es posible que esto afecte la forma en que los contratistas y subcontratistas federales deben establecer sus prioridades. Esto concuerda con la idea que expresamos en la primera parte de esta serie de que las empresas deben estar al tanto de las áreas de enfoque actuales de la OFCCP. Por otro lado, incluso si se producen cambios drásticos en las regulaciones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad, las empresas deben seguir dando máxima prioridad a las cuestiones relacionadas con la contratación hasta que sepamos con certeza que la OFCCP ya no se centrará tan intensamente en este tema.

Aspectos específicos que deben revisarse en relación con la contratación

Prestar atención a las cuestiones relacionadas con la contratación debería ser, en general, la máxima prioridad de una empresa a la hora de prepararse para una revisión de la OFCCP. Sin embargo, hay muchos aspectos diferentes relacionados con el proceso de contratación que pueden requerir atención. A continuación se enumeran algunos de los aspectos clave que deberían figurar entre las prioridades de una empresa.

• Las empresas deben revisar de forma regular y minuciosa los informes estadísticos relativos a los candidatos y las contrataciones. Las empresas deben realizar comparaciones de los candidatos y las contrataciones por grupo de trabajo, cargo y solicitud antes de enviar cualquier información a la OFCCP, con el fin de determinar dónde puede encontrar la OFCCP disparidades estadísticas.
• Las empresas deben asegurarse de que todos los candidatos que se incluyan en los informes estadísticos presentados a la OFCCP hayan sido debidamente clasificados. Una clasificación adecuada puede ayudar a la empresa al limitar el número de candidatos incluidos en los datos de los solicitantes que se envían a la OFCCP. Una clasificación adecuada también puede ayudar a garantizar que la empresa y la OFCCP comparan los grupos de solicitantes que podrían haber sido contratados con las personas que realmente fueron contratadas.
• Las empresas deben ser capaces de explicar eficazmente cómo funcionan sus procesos de selección. La OFCCP espera que todas las empresas cuenten con un proceso que determine cuáles son los candidatos mejor cualificados. Las empresas deben poder explicar a la OFCCP los pasos que componen el proceso de selección, quién participa en cada paso y las medidas de seguridad que se han desarrollado para garantizar que, en última instancia, se contrate a los candidatos mejor cualificados.
• Las empresas deben contar con un mecanismo eficaz para encuestar a los solicitantes en relación con su raza/etnia y género. Aunque no existe un plazo específico para esta encuesta en la normativa sobre acción afirmativa, la OFCCP espera que se ofrezca dicha encuesta a todos los candidatos que sean «solicitantes por Internet».

Otras prioridades

Si bien los aspectos relacionados con la contratación pueden ser los más importantes que una empresa debe examinar al prepararse para una revisión de la OFCCP, hay otros aspectos que también deben recibir cierta atención. Basándonos en las áreas de interés actuales de la OFCCP y en el comportamiento de la agencia durante las revisiones de cumplimiento, creemos que los siguientes aspectos deben figurar entre las próximas prioridades de una empresa.

• Las empresas deben revisar sus sistemas, prácticas y decisiones de remuneración. Las empresas deben revisar los salarios de cada empleado para comprobar si se ajustan a los parámetros establecidos en los sistemas de remuneración de la empresa. Las empresas también deben buscar disparidades evidentes entre empleados que ocupan puestos iguales o similares y determinar si estas disparidades se explican por medidas objetivas, como el tiempo en el puesto, la antigüedad en la empresa o el rendimiento documentado. (Tenga en cuenta que cualquier revisión exhaustiva de la remuneración debe realizarse bajo el privilegio abogado-cliente para garantizar que los resultados de dicha revisión no sean fácilmente accesibles para la OFCCP).
• Las empresas deben asegurarse de que pueden proporcionar documentación que demuestre que los puestos vacantes se han incluido en la lista del servicio de empleo estatal. Este requisito forma parte de la normativa vigente sobre veteranos, y la OFCCP solicita habitualmente pruebas de esta publicación durante las revisiones de cumplimiento.
• Las empresas deben mantener registros de los esfuerzos de divulgación realizados para encontrar minorías, mujeres, veteranos y personas con discapacidades. La OFCCP espera que las empresas tengan registros específicos de las medidas adoptadas para encontrar miembros de estos grupos para cada puesto vacante.
• Las empresas deben mantener registros de las adaptaciones proporcionadas a las personas con discapacidad. La mayoría de las empresas reciben muy pocas solicitudes específicas de adaptación por parte de empleados que han indicado en una encuesta que son personas con discapacidad. Sin embargo, cualquier solicitud de este tipo debe ser cuidadosamente considerada y documentada. La documentación relativa a la denegación de cualquier solicitud de este tipo debe incluir los motivos de la denegación.

Establecer prioridades en la preparación para una revisión de cumplimiento de la OFCCP no es una tarea sencilla. Las circunstancias de cada empresa son diferentes y cada revisión de cumplimiento tiene sus propias características. Sin embargo, al comprender las áreas de interés de la OFCCP y utilizarlas para establecer prioridades, las empresas tienen más posibilidades de superar con éxito la revisión de cumplimiento.

Para obtener más información sobre cómo establecer prioridades en la preparación para una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2013.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.