A medida que se asienta el polvo de la nueva carta de programación de la OFCCP, el verdadero impacto de los nuevos requisitos de presentación de informes de auditoría es cada vez más claro. A pesar de las elevadas iniciativas de la Agencia en materia de igualdad de retribución y de las nuevas normativas, el punto que más quebraderos de cabeza está dando a los profesionales de la defensa de las auditorías es la solicitud de inclusión de datos sobre las razas subminoritarias de los solicitantes y los contratados.1
Los análisis del impacto adverso de los procesos de contratación de los empleadores siempre han sido y siguen siendo el "pan de cada día" de la Agencia. El análisis del impacto adverso en los procesos de contratación de los empleadores ha sido siempre y sigue siendo el "pan de cada día" de la OFCCP. El impacto adverso en los procesos de contratación de los empleadores ha sido siempre y sigue siendo el "pan de cada día" de la OFCCP.
En la actualidad, dado que en cada auditoría se presentan datos detallados sobre las minorías, los responsables del cumplimiento identifican más indicadores estadísticos, lo que da lugar a más solicitudes de examen de datos detallados sobre los solicitantes. Por lo tanto, es más importante que nunca asegurarse de que sus prácticas de solicitud no solo son conformes, sino que también presentan los datos de los solicitantes de la organización de la mejor manera posible.
Defensa de los datos de los solicitantes
Si la OFCCP detecta un impacto adverso en cualquiera de los numerosos análisis de las sub-minorías, la única forma que tiene el empleador de evitar un fallo discriminatorio (y los consiguientes pagos retroactivos y obligaciones de información) es defender las decisiones de contratación subyacentes. Generalmente, esto requiere demostrar que cada contratación fue la mejor cualificada de entre las consideradas para la vacante.
Quién es considerado para cada puesto es precisamente donde las mejores prácticas de requisición entran en juego. Aunque, por lo general, las solicitudes están diseñadas para mostrar quién fue comparado con quién, varias prácticas habituales en las solicitudes enturbian la situación y dificultan a los empleadores la defensa de sus decisiones en las auditorías de la OFCCP. En particular, (1) múltiples contrataciones para el mismo puesto,
(2) "crossover" - contratar a un solicitante que se presentó para un puesto en otro, y (3) búsquedas electrónicas pueden enturbiar las aguas en cuanto a quién fue realmente considerado para el puesto. A continuación se exponen algunas buenas prácticas a tener en cuenta en estas situaciones.
Múltiples contrataciones para el mismo puesto
Los responsables de selección y contratación a menudo quieren abrir solicitudes para varias contrataciones. Puede que les resulte más eficaz contar con un único grupo de candidatos para cubrir el puesto. Sin embargo, la mejor manera de gestionar estas situaciones depende de la situación concreta. . .
Si su organización realmente necesita cuatro contrataciones con las mismas cualificaciones en el mismo lugar para realizar el mismo trabajo al mismo tiempo, una solicitud con cuatro contrataciones está bien y representa realmente quién fue considerado para el trabajo.
Pero es mejor abrir solicitudes por separado si las vacantes difieren en:
- Título del puesto (incluso por nivel si los distintos niveles tienen cualificaciones básicas diferentes)
- Ubicación
- Cronometraje
Si alguna de estas tres características difiere, entonces una sola requisición no reflejaría con exactitud quién fue realmente considerado para cada puesto. Considere este ejemplo: La empresa XYZ tendrá cuatro vacantes para obreros. Quiere contratar a un obrero ahora, a otro dentro de 6 semanas, y tiene presupuestado contratar a otro en el tercer trimestre y a otro en el cuarto trimestre. Al tratarse de una única solicitud, será difícil saber a quién se ha tenido en cuenta para cada una de las vacantes. ¿Se tendrá en cuenta a los candidatos de la segunda vacante para la tercera? ¿Los de la tercera para la cuarta? Dado que esto no está tan claro como en una única solicitud, la OFCCP puede argumentar que cada candidato debe contar cuatro veces en los datos de los solicitantes. Entonces, cuando la empresa vaya a realizar sus análisis de impacto adverso, los números grandes son números malos: es más probable que la empresa tenga un impacto adverso estadísticamente significativo(es decir, costoso) como resultado del mayor número de solicitantes.
Del mismo modo, mantener una solicitud abierta como una solicitud de contratación permanente (a menudo denominadas solicitudes "permanentes" porque permanecen abiertas durante largos periodos de tiempo) disminuye la capacidad del empleador para identificar qué candidatos fueron considerados y contra quién. La naturaleza continua de las requisiciones "evergreen" hace virtualmente imposible identificar qué candidatos fueron realmente considerados para qué vacantes. Y si no puede hacerlo, es posible que se le exija que explique por qué cada contratación fue mejor que la de todos y cada uno de los candidatos de toda la solicitud, en lugar de sólo la de aquellos que realmente fueron tenidos en cuenta para la vacante específica.
Sea como fuere, cuando las necesidades operativas imponen el uso de solicitudes permanentes, existen buenas prácticas para mitigar el riesgo de que se descubra un caso de discriminación sistémica:
- Imponga límites de tiempo: considere la posibilidad de cerrar las solicitudes de empleo permanentes al cabo de 1, 3 o 6 meses (cuanto menos tiempo, mejor, pero hay que equilibrar este riesgo con la eficacia de la contratación) y abrir otras nuevas. Esto ayudará a mantener bajo el tamaño de los grupos. También puede ayudar a los reclutadores a evitar perder el tiempo con solicitudes obsoletas.
- Utilice preguntas de selección: si su sistema de selección de candidatos lo permite, pida a los candidatos de las solicitudes de empleo permanentes que comprueben que están dispuestos a realizar el trabajo y que cumplen los requisitos básicos.
- Mantenga registros diligentes: documente las razones por las que los solicitantes fueron seleccionados.
"Crossover" - Cuando un candidato es "perfecto para" otro puesto
Esto sucede todo el tiempo: un reclutador habla con un candidato y le dice: "Usted no es el más adecuado para este puesto, pero sería perfecto para otra vacante que tenemos". Si traslada al candidato de una solicitud a otra, acaba de establecer una base para que la OFCCP trate a todos los solicitantes del primer puesto como solicitantes del segundo. De nuevo, esto puede potencialmente multiplicar el número de solicitantes... y los números grandes son malos números para los empleadores.
Otro problema con esta práctica común es que en realidad va en contra del proceso de requisición. Una de las principales razones legales para tener requisiciones es argumentar que este grupo de candidatos debe ser considerado uno contra el otro. El cruce disminuye la capacidad del empleador para argumentar que la OFCCP sólo debe examinar los grupos sobre la base de una solicitud. Los funcionarios de cumplimiento de la OFCCP están capacitados para buscar desviaciones en los procedimientos de solicitud establecidos (lo que denominan "selección selectiva") y para investigar cualquier desviación del proceso. Para evitarlo, lo más seguro es invitar al candidato identificado a presentarse al segundo puesto.
Búsquedas electrónicas en bases de datos de candidatos
Las redes sociales han revolucionado la selección de personal para muchas empresas. Con sólo pulsar un botón, los reclutadores pueden buscar en vastas bases de datos de candidatos por sus cualificaciones o rasgos clave. Entonces, ¿cómo ve la OFCCP estas bases de datos a efectos de los análisis de impacto adverso? Pues bien, las FAQ de la OFCCP dicen:
¿Puede una empresa utilizar un BOT para buscar en una base de datos externa para cubrir un puesto? [Un BOT (abreviatura de "robot") es un programa que opera como agente de un usuario o de otro programa o que simula una actividad humana. En Internet, los bots más ubicuos son los programas, también llamados arañas o crawlers, que acceden a los sitios web y recopilan su contenido para los índices de los motores de búsqueda].
Sí. Las búsquedas en el BOT de bases de datos externas de currículos se tratan igual que otros métodos de búsqueda en bases de datos externas de currículos. El BOT puede utilizarse para buscar cualificaciones básicas para el puesto sin conservar una copia de todos los currículos revisados. Si el BOT busca más allá de las cualificaciones básicas, la empresa podría infringir la Orden Ejecutiva si no conservara los currículos de cada persona que cumpliera las cualificaciones básicas. Los demás registros que deben conservarse en relación con las búsquedas en bases de datos externas de currículos también deben conservarse para las búsquedas del BOT en dichas bases de datos.2
Y al realizar búsquedas, es de vital importancia que los reclutadores busquen primero las cualificaciones básicas del puesto. A continuación, una vez identificados todos los candidatos que reúnen las cualificaciones básicas (que ahora son sus "solicitantes"), pueden buscar las cualificaciones preferidas.
Esto se debe a que la OFCCP adopta la postura de que la búsqueda (también conocida como "BOT" en el lenguaje de la OFCCP) actúa como su agente al considerar a los candidatos, convirtiendo así a todo aquel que cumpla las cualificaciones básicas en un "solicitante" a efectos de los análisis de impacto adverso. Si el reclutador va directamente a la búsqueda de cualificaciones preferidas, no podremos identificar (y excluir) a quienes no cumplan las cualificaciones básicas. Al buscar primero las cualificaciones básicas, el empresario puede minimizar este riesgo.
O, como ya se ha mencionado, los empleadores también pueden utilizar preguntas de selección para identificar a los candidatos que no reúnen las cualificaciones básicas. En cualquiera de los dos casos, es fundamental identificar y descalificar a los candidatos que no reúnen las cualificaciones básicas y que no deberían contar en contra del empleador en los análisis.
Las búsquedas como las descritas anteriormente pueden ser aterradoras en una sola solicitud, por no hablar de una base de datos. Imagínese si todas las decenas o cientos de miles de candidatos de una base de datos o "pipeline" se convierten en "solicitantes" potenciales debido a una búsqueda mal ejecutada... Y las cifras crecen y crecen a medida que se ejecutan múltiples búsquedas. Dado el riesgo que entrañan estas búsquedas y el fenómeno estadístico de que los grandes números son malos números, he aquí algunas buenas prácticas para minimizar el número de candidatos:
- Utilice preguntas de selección para descalificar a los candidatos que no estén dispuestos a realizar el trabajo y que no reúnan las cualificaciones básicas;
- Busque primero las cualificaciones básicas y después las preferidas;
- No busque en bases de datos puestos comunes, dado el peligro inherente, utilice las búsquedas en bases de datos para puestos más difíciles de cubrir, "una aguja en un pajar";
- Utilizar técnicas de gestión de datos en las solicitudes con un gran número de candidatos y cualificaciones básicas inferiores,
- Si identifica candidatos a través de búsquedas en redes sociales u otras bases de datos, invite al candidato o candidatos a que se presenten a su puesto, no lo haga por ellos. De este modo se asegura de que cumplen el elemento de "manifestación de interés" de la Norma de Candidatos por Internet como candidatos que realmente deberían contar para la organización.
Para obtener más información sobre las mejores prácticas de seguimiento de solicitantes y otras formas de minimizar los riesgos para su organización, póngase en contacto con Scott Pechaitis en el 303-876-2201 o en [email protected].
1. El nuevo listado detallado de evaluación del cumplimiento de la OFCCP exige la presentación del número total de solicitantes y contratados afroamericanos/negros, asiáticos/de las islas del Pacífico, hispanos, indios americanos/nativos de Alaska y blancos. La nueva carta de programación y el listado detallado están disponibles aquí:http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735 ?
2. Disponible en (http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q4JS). ?