Ya está en vigor la normativa revisada publicada por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos en relación con los veteranos protegidos y las personas con discapacidad. Las empresas debían aplicar algunos de los puntos de esta normativa revisada antes del 24 de marzo de 2014. Hay otros requisitos en la normativa revisada que deben aplicarse cuando las empresas actualicen de nuevo sus planes de acción afirmativa para veteranos y personas con discapacidad.
Uno de los cambios más importantes de la normativa revisada es el relativo a las encuestas. Hay revisiones importantes que los contratistas y subcontratistas federales deben hacer a la forma en que encuestan a los solicitantes y empleados para obtener información sobre la condición de veterano y discapacidad. Aunque las empresas pueden hacer estos cambios a partir del 24 de marzo de 2014, DEBEN hacer algunos de estos cambios a más tardar en la fecha de la próxima actualización de los AAP.
Subpartes del Reglamento revisado
Merece la pena dedicar un momento a repasar la estructura de la normativa revisada. Los reglamentos revisados para los veteranos protegidos y para las personas con discapacidad se dividen en cinco partes principales.
- La subparte A contiene la cláusula de igualdad de oportunidades, que contiene determinadas disposiciones que debían haberse aplicado antes del 24 de marzo de 2014.
- La subparte B contiene información sobre la discriminación y determinadas acciones prohibidas por la normativa. La subparte B también contiene algunas disposiciones que debían haberse aplicado antes del 24 de marzo.
- La subparte C contiene disposiciones relativas al programa de acción afirmativa de una empresa. La Subparte C incluye las métricas de datos, los requisitos de encuesta y muchas de las demás disposiciones que más preocupan a los contratistas y subcontratistas federales. Estas son las disposiciones que deben aplicarse en el momento de la próxima actualización de los planes de acción afirmativa de una empresa.
- La subparte D contiene información sobre la aplicación de la normativa y los procedimientos de reclamación.
- La subparte E contiene diversas cuestiones auxiliares, incluida información sobre el mantenimiento de registros y el derecho de la OFCCP a acceder a los mismos.
Ciertas empresas pueden estar cubiertas por las subpartes A, B, D y E de las regulaciones revisadas, pero no por la Subparte C. Por ejemplo, las empresas más pequeñas y las empresas que tienen contratos federales muy pequeños pueden no estar cubiertas por la Subparte C. El artículo de enero de 2014 que escribimos para The OFCCP Digest contiene información más completa sobre los umbrales asociados con las diversas subpartes de las regulaciones revisadas.
Requisitos de encuesta para los nuevos empleados
Desde hace algún tiempo, los contratistas y subcontratistas federales están obligados a encuestar a los nuevos empleados sobre su condición de veteranos y discapacitados. Este requisito no ha cambiado con la normativa revisada. Sin embargo, hay una serie de nuevos requisitos relativos a la encuesta de los empleados. Estos nuevos requisitos entran en vigor en la fecha prevista para la actualización de los planes de acción afirmativa de una empresa. Por lo tanto, si una empresa tiene planes de acción afirmativa que comienzan el 1 de enero, los requisitos de la normativa revisada relativos a la encuesta de los nuevos empleados deben aplicarse a más tardar el 1 de enero de 2015.
- Encuesta a veteranos
La encuesta a los empleados sobre su condición de veteranos debe incluir determinados términos. Por ejemplo, la encuesta debe indicar que la empresa es un empleador de acción afirmativa, que la cumplimentación de la encuesta es voluntaria y que la información de la encuesta será confidencial. La normativa revisada para veteranos incluye un formato sugerido para esta encuesta.
La normativa revisada deja claro que las empresas deben realizar encuestas para cada una de las clasificaciones actuales de veteranos protegidos. Las clasificaciones de veteranos protegidos que figuran en la normativa revisada son las siguientes:
- Veterano discapacitado
- Veterano separado recientemente (es decir, una persona que lleva menos de tres años separada del servicio militar)
- Veterano de la medalla al servicio de las fuerzas armadas
- Veterano de guerra activo o con insignia de campaña
La clasificación "veterano activo en tiempo de guerra o con distintivo de campaña" es un nuevo nombre para la clasificación "otro veterano protegido". La OFCCP adoptó la nomenclatura "veterano activo en tiempo de guerra o con distintivo de campaña" para evitar la confusión que se producía con frecuencia sobre lo que constituía un "otro veterano protegido."
Las empresas ya no están obligadas a encuestar específicamente a los veteranos de la época de Vietnam ni a los veteranos discapacitados especiales. El término "veterano discapacitado" ha sustituido básicamente al de "veterano discapacitado especial", y ya no existe una cobertura especial para los veteranos de la época de Vietnam per se.
Aunque la mayoría de las preguntas de la encuesta sobre la condición de veterano deben ser preguntas de "sí" o "no", cualquier pregunta sobre la condición de veterano separado recientemente debe preguntar por la fecha de separación. Cada veterano llegará a un punto en el que hayan transcurrido más de tres años desde su fecha de separación del servicio. En ese momento, ya no debe figurar en ningún informe como veterano recientemente separado.
- Encuesta sobre discapacidad
Las empresas disponen de cierta discrecionalidad en cuanto al lenguaje que debe utilizarse en la encuesta sobre veteranos para los nuevos empleados. No puede decirse lo mismo de la encuesta sobre discapacidad. Los contratistas y subcontratistas federales DEBEN utilizar un formulario elaborado por la OFCCP para la encuesta sobre discapacidad. El formulario puede encontrarse en el sitio web de la OFCCP. El formulario de encuesta sobre discapacidad tiene dos páginas y NO PUEDE modificarse de manera significativa. Si bien las empresas pueden crear una versión del formulario que pueda completarse electrónicamente, un formulario electrónico debe conservar todo el lenguaje que OFCCP ha proporcionado. Una de las preguntas frecuentes de la OFCCP establece que una versión electrónica de la encuesta sobre discapacidad debe:
- Muestra el número OMB y la fecha de caducidad;
- Contener el texto del formulario sin alteraciones;
- Utilice un tipo de letra sans-serif, como Calibri o Arial; y
- Utilice un tamaño de letra de al menos 11 puntos (a excepción de la nota a pie de página y la declaración de carga, que deben tener un tamaño de al menos 10 puntos).
Las empresas pueden adjuntar un prefacio u otros materiales explicativos a la encuesta sobre discapacidad, pero la encuesta en sí no puede modificarse.
- Calendario de la encuesta
La OFCCP ha dejado claro que las empresas están obligadas a encuestar a los nuevos empleados en la fase "posterior a la oferta, previa a la contratación". En el pasado, muchas empresas han encuestado a los nuevos empleados sobre su condición de veteranos y discapacitados durante la orientación para nuevos empleados. Las empresas pueden seguir haciéndolo siempre y cuando la orientación tenga lugar antes de que el empleado comience a desempeñar sus funciones. Las empresas también pueden encuestar a las personas a las que se ha ofrecido un puesto de trabajo en un momento anterior al momento en que la persona se convierte formalmente en empleado. Por ejemplo, esta encuesta puede realizarse cuando se pide a una persona que rellene un contrato de trabajo o se someta a un examen físico previo a la contratación.
Requisitos de topografía para los solicitantes
Mientras que los contratistas y subcontratistas federales han estado obligados a encuestar a los solicitantes en cuanto a raza/etnia y sexo durante algún tiempo, no existía el requisito de encuestar a los solicitantes en cuanto a su condición de veterano o discapacitado hasta que entró en vigor la normativa revisada. A partir de ahora, las empresas deberán empezar a encuestar a los solicitantes en relación con su condición de veteranos y discapacitados a más tardar en la fecha prevista para la próxima actualización de los PAA de la empresa. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, si una empresa tiene planes de acción afirmativa que comienzan el 1 de enero, los requisitos relativos a la encuesta de los solicitantes deben aplicarse a más tardar el 1 de enero de 2015.
- Encuesta sobre veteranos
Las normas revisadas exigen que las encuestas para los solicitantes de empleo veteranos contengan una redacción paralela a la de la encuesta para los empleados. Una vez más, la encuesta debe indicar que la empresa es un empleador de acción afirmativa, que la cumplimentación de la encuesta es voluntaria y que la información de la encuesta será confidencial. Sin embargo, las empresas NO están obligadas a preguntar a los solicitantes sobre clasificaciones específicas de veteranos. En su lugar, las empresas deben describir las cuatro clasificaciones de veteranos protegidos y, a continuación, formular a los solicitantes una pregunta de "sí" o "no" sobre si pertenecen a alguna de estas clasificaciones. Las empresas pueden realizar encuestas sobre todas las clasificaciones de veteranos protegidos, pero el requisito formal es determinar si un solicitante entra generalmente en la categoría de veterano protegido.
- Encuesta sobre discapacidad
Uno de los cambios más significativos asociados a la normativa revisada es el requisito de realizar encuestas de discapacidad a los solicitantes en la fase previa a la oferta. Durante años se ha dicho a las empresas que la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act) impide realizar encuestas de discapacidad a los solicitantes antes de la oferta. Sin embargo, la OFCCP ha recibido orientaciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) que establecen que los contratistas y subcontratistas federales pueden estar obligados a realizar dicha encuesta.
Al igual que en el caso de la encuesta para los nuevos empleados, los contratistas y subcontratistas federales DEBEN utilizar el formulario elaborado por la OFCCP para encuestar a los solicitantes sobre su condición de discapacitados. Una vez más, el formulario NO PUEDE modificarse de manera significativa. Las empresas pueden recopilar información sobre discapacidad de los solicitantes por vía electrónica, pero los requisitos señalados anteriormente en relación con cualquier uso electrónico del formulario deben seguirse también en este caso.
- Calendario de la encuesta
La propia normativa revisada no menciona el calendario para la encuesta a los solicitantes sobre la condición de veterano y discapacitado. Sin embargo, el preámbulo de la normativa y varias preguntas frecuentes de la OFCCP indican que las empresas pueden encuestar a los solicitantes sobre la condición de veterano y discapacitado al mismo tiempo que encuestan sobre raza/género y origen étnico. Aunque la OFCCP no importó completamente las disposiciones de su norma sobre solicitantes de empleo por Internet a la normativa revisada sobre veteranos y personas con discapacidad, la agencia ha indicado que permitirá a las empresas limitar las encuestas demográficas sobre la condición de veterano y discapacitado a aquellas personas que se consideren "solicitantes de empleo por Internet".
Nueva encuesta a toda la plantilla
Además de encuestar a los solicitantes y a los nuevos empleados, la normativa revisada exige una encuesta adicional. Durante el primer año tras la actualización de los planes de acción afirmativa de una empresa, ésta debe realizar una nueva encuesta a toda su plantilla para recabar información sobre la situación de discapacidad. Para continuar con el ejemplo que hemos estado utilizando, esto significa que una empresa con planes de acción afirmativa del 1 de enero debe volver a encuestar a toda la plantilla en algún momento antes del 31 de diciembre de 2015. Una empresa con planes de acción positiva a 1 de julio debe volver a encuestar a toda la plantilla en algún momento antes del 30 de junio de 2015.
Esta nueva encuesta sobre la mano de obra presenta varias características importantes. En primer lugar, la OFCCP sólo exige una nueva encuesta sobre la situación de discapacidad de los trabajadores. Las empresas no están obligadas a volver a encuestar sobre la condición de veterano u otra información demográfica. En segundo lugar, las empresas DEBEN volver a utilizar el formulario de encuesta prescrito por la OFCCP para recabar información sobre discapacidad. Si bien las empresas pueden incluir materiales introductorios o explicativos con la encuesta, el formulario de encuesta debe utilizarse en su totalidad. Si la encuesta se realiza por vía electrónica, se aplicarán de nuevo las disposiciones mencionadas anteriormente.
Después de esta primera nueva encuesta a los trabajadores, las empresas están obligadas a realizar una nueva encuesta sobre la situación de discapacidad de los trabajadores al menos una vez cada cinco años. Al menos una vez en los años intermedios, los empleados deben recibir un recordatorio formal de que pueden actualizar la información sobre su situación de discapacidad en los sistemas de RRHH de la empresa.
Preparación para los nuevos requisitos de las encuestas
¿Qué tipo de medidas deben tomar los contratistas y subcontratistas federales para prepararse para todas las nuevas tareas de topografía que exige la normativa revisada? Tenemos las siguientes sugerencias.
- Elabore un calendario. Aunque los requisitos de la normativa revisada relativos a los nuevos empleados y solicitantes pueden aplicarse en cualquier momento, DEBEN aplicarse antes de la fecha en que deban actualizarse los PAA de la empresa. Las empresas deben establecer un calendario para la aplicación de las medidas que les permitan cumplir los nuevos requisitos.
- Determine los pasos necesarios para aplicar los nuevos requisitos. Las empresas tendrán que actualizar los formularios de encuesta para solicitantes y empleados y encontrar la manera de integrar la encuesta sobre discapacidad de la OFCCP en sus procesos.
- Coordinarse con los responsables de los sistemas de información de RRHH y de los sistemas de seguimiento de candidatos. Los sistemas de información de RR.HH. y los sistemas de seguimiento de postulantes deberán poder aceptar datos de los formularios de encuesta revisados y deberán poder informar sobre estos datos. Si las empresas van a utilizar una encuesta electrónica para recopilar datos demográficos, los sistemas deberán actualizarse con la encuesta sobre discapacidad de la OFCCP.
- Informar a los empleados y a los candidatos sobre las nuevas encuestas. Los empleados deben conocer el motivo de la nueva encuesta a la plantilla cuando ésta se produzca. Los solicitantes y los nuevos empleados deben conocer las razones por las que la empresa solicita información sobre la situación de discapacidad y el resto de la información demográfica que las empresas están obligadas a recopilar.
- Considere la posibilidad de realizar una nueva encuesta demográfica más completa de toda la plantilla. En lugar de limitarse a encuestar sobre el estado de discapacidad, las empresas deberían considerar la posibilidad de encuestar también sobre otra información demográfica. Hay empresas que actualmente tienen información inexacta sobre la condición de veterano y discapacitado de los empleados, y algunas empresas tienen información inexacta sobre raza, etnia y otros tipos de información demográfica. Una nueva encuesta más exhaustiva de la mano de obra disminuye el enfoque en la solicitud de información sobre discapacidad y puede proporcionar a la empresa información más precisa en una variedad de áreas.
Es probable que la OFCCP siga proporcionando más información sobre la inspección a medida que la normativa revisada entre plenamente en vigor. Los contratistas y subcontratistas federales deben consultar periódicamente el sitio web de la OFCCP en http://www.dol.gov/ofccp para conocer las actualizaciones de la agencia. El formulario prescrito por la agencia para recopilar datos sobre discapacidad está disponible en el sitio web de la OFCCP.
Para más información sobre la normativa revisada de la OFCCP relativa a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
