¿Se ha preguntado alguna vez cómo determina la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) qué contratistas recibirán una carta de programación? El proceso consta de dos partes: 1) la elaboración de la lista y 2) la selección de los contratistas de la lista. Este artículo describe el proceso estándar para la programación de contratistas, las situaciones adicionales que podrían someter a un contratista federal a una revisión de cumplimiento, y las excepciones a los procedimientos de programación establecidos.
¿Cómo se elabora la lista?
La Oficina Nacional de la OFCCP utiliza múltiples fuentes de información para establecer una lista general de contratistas federales, que se denomina Sistema de Selección de Contratistas Federales (FCSS). Las fuentes incluyen:
- bases de datos de adquisiciones y contrataciones federales;
- Informes EEO-1 de información sobre empleadores;
- Datos de Dun & Bradstreet (D&B);
- datos censales; y
- umbrales estadísticos, como el tipo de industria.
Una vez elaborada la lista, se eliminan de ella una serie de contratistas federales. Por ejemplo, se excluyen las empresas con un Plan de Acción Afirmativa Funcional (FAAP), ya que están sujetas a un proceso de selección independiente. Asimismo, se suprimen de la lista los contratistas que están siendo examinados por la OFCCP, lo fueron en los 24 meses anteriores o están sujetos a acuerdos de conciliación o decretos de consentimiento en vigor. Por último, se excluye a los contratistas que están a la espera de ser programados, pero que aún no han sido programados de la lista anterior.
A continuación, se elabora y envía una lista para cada oficina de distrito. La oficina de distrito puede utilizar su discreción para clasificar la lista utilizando cualquiera de una serie de factores neutrales, incluyendo, pero no limitado a:
- por orden alfabético;
- recuento de empleados en el establecimiento;
- valor del contrato; o
- fecha de expiración del contrato.
En la lista resultante, el primero y uno de cada 25 establecimientos son marcados para una revisión de calidad según la Directiva de Ejecución de Casos Activos. Estos son los contratistas federales que reciben una carta de programación.
¿De qué otra forma podría estar sujeto a revisión un contratista federal?
Existen otras situaciones en las que un contratista federal podría ser objeto de una revisión de cumplimiento. Como se ha señalado anteriormente, los contratistas federales con FAAP se programan a partir de una lista aparte. Un contratista también puede ser objeto de una evaluación de conformidad previa a la adjudicación de un contrato federal de suministros y servicios de 10 millones de dólares o más.
Un contratista federal también puede ser objeto de una Revisión Dirigida, que se produce cuando la OFCCP recibe información creíble de una presunta violación de una ley o reglamento que la agencia hace cumplir. Esto incluye alegaciones de discriminación en el empleo derivadas de quejas individuales o colectivas presentadas ante la EEOC, o las agencias estatales o locales de prácticas justas de empleo (FEPA).
El último tipo de revisión del cumplimiento es una evaluación de seguimiento del acuerdo de conciliación y/o del decreto de consentimiento. Se trata de una revisión que se programaría durante el período de monitoreo de un acuerdo de conciliación o decreto de consentimiento ejecutado. La información recibida en un informe de avance programado podría dar lugar a una revisión de este tipo, o cuando la OFCCP necesite determinar de otro modo el cumplimiento de los términos del acuerdo o decreto.
¿Existen límites al número de auditorías a las que puede someterse un contratista federal?
No existe ningún requisito legal que limite el número de establecimientos por contratista que la OFCCP puede programar para una evaluación de cumplimiento, por lo que la OFCCP tiene plena discreción en esta materia. Por ejemplo, en el año fiscal 2014, la OFCCP limitó el número de evaluaciones de cumplimiento a un total de no más de 35 por cada matriz corporativa. Asimismo, a cada oficina de distrito se le asignó un máximo de una Evaluación de Cumplimiento de Gestión Corporativa (CMCE) y una evaluación de Colegio/Universidad.
La principal restricción a las evaluaciones de cumplimiento de contratistas federales se denomina "pase de dos años". Esta restricción prohíbe a la OFCCP iniciar un nuevo examen de una empresa en un plazo de dos años a partir de la fecha de la carta de clausura de una evaluación de cumplimiento anterior, o de la finalización de las obligaciones de información en virtud de un acuerdo de conciliación o decreto de consentimiento, si esta última fecha es posterior.
Hay dos excepciones al "plazo de dos años". En primer lugar, si la OFCCP considera que el contratista federal no está cumpliendo con el Acuerdo de Conciliación o el Decreto de Consentimiento, puede reabrir la revisión. Una segunda excepción es cuando la OFCCP recibe una queja individual o colectiva, o cuando la OFCCP determina que existe información creíble sobre una supuesta violación de una ley o reglamento aplicado por la OFCCP.
De vez en cuando, la OFCCP emitirá una carta de programación a un contratista federal dentro del período de dos años posterior al cierre de la revisión. Cuando esto ocurre, la OFCCP suele estar dispuesta a rescindir la carta, a menos que una de las excepciones señaladas anteriormente sea el motivo del inicio de la revisión de cumplimiento.
Notas finales
Tenga en cuenta que someterse a una evaluación de cumplimiento es sólo uno de los costes de hacer negocios con el gobierno federal. Cuando reciba la carta de programación, asegúrese de informar a su ejecutivo de más alto nivel. Informe también a la sala de correo de que toda la correspondencia que reciba del Departamento de Trabajo debe dirigirse a un único punto de contacto identificado. Los plazos que figuran en la carta de programación son ajustados y bastante inflexibles.
Por último, no tema pedir ayuda. Consulte con el abogado interno y determine si sería aconsejable contratar a un abogado externo. Su abogado local también debería poder ayudarle a identificar al personal que debe ser informado de la auditoría.
Tenga en cuenta: Nada en este artículo pretende ser un consejo legal o un sustituto de cualquier consejo profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © Schuyler Affirmative Action Practice 2017.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
