Siéntese a la mesa con la toma de decisiones basada en datos

El artículo apareció por primera vez en Legaltech News.

Entra en cualquier sala de juntas corporativa durante una revisión anual y, cuando la conversación derive hacia los gastos legales, seguro que oirás hablar de reducir costes y mejorar la eficiencia. Por desgracia, con demasiada frecuencia la discusión no va más allá. Pero los nuevos enfoques basados en datos están convirtiendo en realidad las buenas intenciones de tomar mejores decisiones empresariales.

Los departamentos jurídicos de las empresas son muy conscientes de que una mala toma de decisiones en relación con los bufetes de abogados, los controladores de tiempo y las directrices de facturación puede tener un impacto real en los resultados de la empresa. Esas decisiones pueden afectar a la viabilidad de toda la empresa. Por eso cada vez son más los departamentos jurídicos que invierten en soluciones de gestión de gastos jurídicos y se basan en los análisis y la información de sus propios datos de gastos para tomar decisiones sobre las directrices de facturación, la elección de bufetes de abogados, los resultados de los casos y mucho más.

Porque los instintos no son suficientes

Imaginemos un mundo en el que los ingenieros construyen puentes de una determinada manera porque «les parece lo correcto» o los médicos prescriben un tratamiento basándose en una corazonada. Se produciría una gran protesta, y con razón, y lo mismo ocurre en un departamento jurídico.

En este contexto, las decisiones se basan en una combinación de muchos factores. El instinto puede ser uno de ellos, pero la reputación de la empresa, su experiencia en el sector y su prestigio en la comunidad también influyen. Por último, el análisis de datos puede ser fundamental a la hora de tomar decisiones.

Gracias a la combinación de la computación en la nube y los macrodatos, que constituyen el núcleo de la economía digital, cada día se genera una gran cantidad de datos. Estos datos están ahí, esperando a ser recopilados, almacenados, consultados y analizados para tomar decisiones informadas.

Según un nuevo artículo publicado en el sitio web de recursos jurídicos Law.com, «el mercado mundial de análisis jurídico crecerá a una tasa de crecimiento anual compuesta superior al 32 % en términos de valor entre 2017 y 2022».

Reducir las zonas grises y recortar gastos

Lo que aportan los datos de calidad es la capacidad de convertir las zonas grises de incertidumbre en hechos claros y concretos. Eliminan las conjeturas y las sustituyen por pruebas concretas. Al utilizar datos fiables junto con años de experiencia y una estrategia clara, te colocas en una posición sólida para construir argumentos convincentes, independientemente del tema que se trate.

Esto no solo se aplica a los argumentos jurídicos, sino también a las áreas más cotidianas de la gestión de un departamento jurídico corporativo. Los costes laborales, la facilidad de facturación, la gestión del tiempo y otras cuestiones relacionadas con la gestión diaria y la productividad pueden resultar abrumadores y crear una fuerte espiral descendente si esas decisiones no se basan en datos.

La toma de decisiones basada en datos es una toma de decisiones basada en hechos. 

Ninguna otra profesión depende tanto del poder persuasivo de los hechos como el derecho. Algo es correcto o incorrecto, un hecho o una opinión, legal o ilegal. Sin embargo, no todos los departamentos jurídicos aprovechan los datos en sus procesos de toma de decisiones.

«Si nos remontamos unos años atrás, muchas decisiones se tomaban en función de las relaciones con personas del departamento jurídico de una empresa que quizá tenían vínculos con su anterior bufete de abogados», explica Doug Ventola, director general de la consultora jurídica Consilio, a Law.com. «Ahora, hemos visto un aumento espectacular en la adopción de la analítica, lo que permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos reales».

La marea ha cambiado y no hay vuelta atrás. El tipo de preguntas que pueden responderse con datos incluyen:

• ¿En qué estoy gastando mi dinero y con quién?
• ¿Estoy gastando bien el dinero en asesoramiento jurídico externo?
• ¿Qué bufetes de abogados están obteniendo buenos resultados (por tipo de caso, jurisdicción, responsable del control del tiempo)?
• ¿En qué podemos mejorar?
• ¿Cuál es nuestra tasa de éxito en un tipo de caso concreto, jurisdicción y demás?
• ¿Cómo se comparan mis tarifas con las de otros en mi sector?

Las respuestas a estas preguntas deben servir de base para su estrategia futura y pueden conducir a una mejora real en el flujo de trabajo, la fiabilidad y la rentabilidad de la empresa. Pero para ello es necesario el compromiso de todos los miembros de la empresa. Los datos y la información que proporcionan deben formar parte del ADN de su empresa.

Crear una cultura basada en datos en su empresa

Es extremadamente importante que su departamento jurídico pueda confiar en los datos con los que trabaja y que estos sean seguros, pero accesibles. El reto más profundo consiste en incorporar un enfoque y una sensibilidad basados en los datos al flujo de trabajo diario de su empresa.

Empiece poco a poco: comience incorporando datos en decisiones relativamente menores que no tengan consecuencias graves si salen mal. Áreas como la gestión de asuntos y la facturación son buenas para empezar. Esto ayudará a fomentar el pensamiento basado en datos entre los empleados y garantizará que el personal se sume a los cambios y vea su valor.

Gestiona los datos: es fundamental tener una visión general de cómo se recopilan los datos con los que trabajas, dónde se almacenan y cómo se gestionan. El objetivo debe ser trasladar todos tus datos de hojas de cálculo almacenadas en distintos lugares a un sistema seguro y compartible que cuente con los permisos adecuados para los empleados y proveedores.

Salud de los datos: garantizar la fiabilidad y la credibilidad de sus datos es fundamental. No se puede esperar que los abogados lo hagan todo por sí mismos. Intente trabajar con profesionales de datos que tengan experiencia y puedan configurar sistemas que recopilen, almacenen y entreguen datos de manera eficaz.

Busque información útil: suobjetivo final debe ser proporcionar información que se pueda poner en práctica. Los datos no están ahí solo por estar, sino para facilitar la toma de decisiones acertadas.

No hay una solución única para todos: si no se utiliza, no tiene ningún valor. Dado que cada departamento jurídico es diferente, debe elegir un socio cuyo software y servicios se puedan personalizar para satisfacer sus necesidades.

Naturalmente, la intuición y el instinto siempre tendrán un papel que desempeñar. Los abogados acumulan experiencia y relaciones, y adquieren una sensibilidad especial para cada asunto. Necesitan poder confiar en su instinto para «pensar fuera de lo establecido». Pero los datos y la intuición no son mutuamente excluyentes. Cuando se puede aprovechar el análisis de los gastos legales que combina años de experiencia con sofisticados sistemas de datos, se obtiene una combinación muy potente que tendrá un profundo efecto en la forma de hacer negocios en los próximos años.

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