¿Qué es la automatización de documentos para los profesionales de recursos humanos?
La automatización de documentos es una herramienta transformadora que ayuda a los equipos de recursos humanos a replantearse su enfoque de la gestión del cumplimiento de la normativa reduciendo significativamente la introducción manual de datos, minimizando los errores humanos y optimizando la eficiencia. Las plantillas y los flujos de trabajo automatizados facilitan la producción de documentos personalizados, conformes con la normativa y sin errores, como contratos de trabajo, cartas de oferta y acuses de recibo de políticas, mediante la autocompletación de campos.
¿Cuál es el impacto? Los profesionales de RRHH como usted recuperan tiempo para centrarse en lo más importante: su gente.
Elimine los errores y gastos de la gestión manual de documentos de RR.HH.
Cuando se trata del cumplimiento de la normativa de RRHH, el margen de error es mínimo. Los errores en los registros, manuales o contratos de los empleados pueden tener graves consecuencias para las empresas. Además, la gestión de las normativas en constante evolución en el mundo de los RRHH es crucial para la satisfacción de los empleados y el éxito de la organización.
La automatización de documentos de Mitratech para profesionales de RR.HH. trabaja con las empresas para transformar los procesos manuales de ensamblaje de documentos en plantillas automatizadas y dinámicas que tienen en cuenta las normativas y reglas de RR.HH. Mientras tanto, la tecnología se integra perfectamente con sus aplicaciones existentes para minimizar las interrupciones y optimizar el impacto, al tiempo que ayuda a su equipo a generar documentos precisos y personalizados en cuestión de minutos.
¿Está listo para deshacerse del papeleo y dejar que la automatización se encargue del trabajo pesado en RRHH?
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Convierta las tediosas tareas de RR.HH. en simples clics con soluciones documentales automatizadas
Permita que su equipo de RR.HH. dedique menos tiempo al papeleo y más a crear un lugar de trabajo próspero con la automatización de documentos.
Genere paquetes de bienvenida personalizados, contratos de trabajo, formularios fiscales y documentos de inscripción a prestaciones.
Agilice la creación de plantillas de evaluación del rendimiento que se rellenan previamente con datos, comentarios y objetivos de los empleados.
Automatice la distribución y el seguimiento de los formularios de acuse de recibo de las políticas. Esto garantiza que los empleados reciban las últimas actualizaciones de las políticas, y RRHH puede supervisar fácilmente el cumplimiento, lo cual es crucial para la adhesión legal y normativa.
Revise y apruebe documentos (como las solicitudes de tiempo libre) digitalmente con flujos de trabajo de aprobación integrados Una vez aprobados, los documentos pueden enviarse a los empleados para que los firmen electrónicamente, lo que agiliza aún más el proceso.
Cree y distribuya encuestas para recabar la opinión de los empleados sobre diversos temas, desde la cultura del lugar de trabajo hasta iniciativas específicas. Los resultados pueden recopilarse automáticamente, proporcionando a RRHH información valiosa.
Automatice fácilmente la generación de informes de cumplimiento y la documentación exigida por los organismos reguladores, como EEOC u OSHA, facilitando el cumplimiento de las normas legales y las políticas internas.
Desbloquear la eficiencia de RRHH: Los beneficios de la automatización de documentos de Mitratech que cambian las reglas del juego
En un mundo de recursos humanos en el que cada segundo cuenta, la generación automatizada de documentos está ayudando a los profesionales de recursos humanos a liberar un tiempo valioso para centrarse en iniciativas estratégicas que fomentan el compromiso de los empleados e impulsan el éxito de la organización.
Los equipos de RR.HH. crean plantillas para documentos de uso frecuente, como cartas de oferta, contratos, acuerdos de confidencialidad y formularios de incorporación. Estas plantillas incluyen campos que pueden rellenarse automáticamente con datos específicos del empleado.
El software de automatización de documentos para RR.HH. se integra con las bases de datos de RR.HH. existentes para extraer datos relevantes de los empleados como nombres, cargos, fechas de inicio e información salarial en las plantillas de documentos. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente de forma repetitiva.
La automatización de documentos puede incorporar lógica condicional, lo que significa que determinadas secciones o cláusulas aparecerán o cambiarán en función de condiciones específicas.
Por ejemplo, la información sobre prestaciones puede variar en función de la función o la ubicación de un empleado, y el sistema puede ajustar el documento para que coincida en consecuencia.
Los documentos cumplimentados se almacenan en un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas, lo que facilita a RR.HH. la recuperación y el seguimiento de los documentos. Esto también ayuda a cumplir la normativa, ya que el sistema puede mantener un registro de los cambios, las firmas y la distribución.
La población dinámica de campos permite a los usuarios de todos los niveles cumplimentar los documentos con facilidad, mientras que el software rellena automáticamente la información necesaria a partir de la fuente de datos.
La generación inteligente de documentos de RRHH empieza aquí
Al elegir Mitratech, está invirtiendo en una solución integral para la automatización de documentos de recursos humanos que le ayudará a agilizar la redacción, acelerar la incorporación y las aprobaciones, garantizar el cumplimiento, minimizar los errores y crear un entorno de trabajo más productivo.
- Libere el potencial de su equipo: Agilice los procesos, mejore la eficacia y aumente la satisfacción de los empleados.
- Adelántese a los cambios normativos: Garantice el cumplimiento de la legislación laboral en constante evolución.
- Obtenga información valiosa: Tome decisiones basadas en datos para optimizar sus estrategias de RRHH.
Preguntas frecuentes
Los documentos de RR.HH. más utilizados pueden automatizarse, incluidos los contratos de trabajo, las cartas de oferta, los formularios de incorporación, los acuerdos de confidencialidad, los acuses de recibo de las políticas, los formularios de evaluación del rendimiento y el papeleo de despido. Cualquier documento que requiera la introducción repetitiva de datos o que siga un formato estandarizado es un buen candidato para la automatización.
El software de automatización de documentos de Mitratech se integra con su pila tecnológica (como los sistemas de nóminas y otras bases de datos) para extraer los campos de datos necesarios para rellenar automáticamente las plantillas.
La automatización de documentos puede ayudar a cumplir la normativa garantizando que las plantillas se actualizan sistemáticamente para cumplir las normas legales y organizativas vigentes. El software permite aplicar los cambios en una ubicación central, de modo que todos los documentos generados reflejen los requisitos más recientes.
El software de automatización de documentos le permite editar sus plantillas en una ubicación central. Una vez actualizadas, cada nuevo documento generado reflejará esos cambios, lo que facilita el mantenimiento de la coherencia sin tener que volver a revisar cada documento individual.
Menos tiempo dedicado a los documentos significa beneficios a largo plazo de reducción de errores, mejora del cumplimiento, mejora de la seguridad de los documentos y aumento de la coherencia. La automatización permite a los equipos de RR.HH. ampliar fácilmente los procesos documentales a medida que crece la organización.
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