Tu nuevo empleado ni siquiera ha iniciado sesión en su correo electrónico y ya está cuestionando su función. Ese es el peligro de una experiencia de incorporación desorganizada o impersonal.
Por otro lado, una experiencia bien estructurada puede conducir a una mayor satisfacción laboral, un mejor rendimiento y una mayor retención de los empleados. Muchas organizaciones creen que cuentan con un plan de incorporación sólido: el papeleo, el programa de orientación y la agenda de la primera semana están perfectamente planificados. Pero, ¿hay lagunas que no se ven? ¿Lagunas que están socavando silenciosamente sus esfuerzos y le están costando talentos valiosos?
Reunimos a algunas de las mentes más brillantes en Interact y debatimos este tema en nuestra sesión «De la incorporación al éxito continuo». Ahora es el momento de revisar esas ideas, analizar detenidamente su proceso de incorporación actual e identificar las áreas que necesitan mejorar. Exploremos algunas de las deficiencias más comunes y perjudiciales en la experiencia de incorporación.
El agujero negro previo al embarque: donde se crean (o se rompen) las primeras impresiones
El periodo entre la aceptación de la oferta por parte del candidato y su fecha oficial de incorporación es una de las fases más delicadas del proceso de incorporación de un empleado.
Esto es lo que llamamos«pre-boarding», y es donde muchas empresas fallan. Tu nuevo empleado ha tomado una decisión importante en su vida. Ha renunciado a su puesto anterior y se siente emocionado y nervioso a la vez. Esta es tu oportunidad de oro para validar su elección y generar impulso.
Con demasiada frecuencia, el pre-boarding se convierte en un agujero negro de silencio, una oportunidad perdida que solo se ve interrumpida por trámites burocráticos ocasionales.
Brecha 1: Trámites manuales engorrosos
Piense en las primeras tareas administrativas que envía a su nuevo empleado. Para las organizaciones con sede en EE. UU., esto incluye el formulario I-9.
¿Este proceso es una experiencia digital fluida? ¿O les envías un PDF para que lo impriman, lo rellenen a mano y lo traigan consigo el primer día? Puede parecer un detalle sin importancia, pero dice mucho de tu organización. Un proceso manual y en papel en un mundo digital puede indicar inmediatamente que los sistemas de tu empresa están obsoletos y son ineficientes.
Esto es más que un simple inconveniente, es un riesgo de incumplimiento normativo. Los procesos manuales del formulario I-9 son propensos a errores y omisiones, lo que puede dar lugar a multas significativas y problemas de auditoría en el futuro.
Brecha 2: La carrera por la verificación de antecedentes
En un mundo ideal, el proceso de verificación de antecedentes se completa de manera fluida y transparente antes del primer día del nuevo empleado. En realidad, a menudo es una experiencia inconexa y estresante. Los retrasos, la mala comunicación y la falta de transparencia pueden crear una ansiedad innecesaria para el candidato. Cuando no saben en qué punto del proceso se encuentran, su confianza puede tambalearse.
Además, cuando las verificaciones de antecedentes no se completan antes del primer día, se corre el riesgo de que alguien que no ha sido autorizado comience a trabajar, lo que supone una responsabilidad significativa para la organización. Esta prisa de última hora pone al departamento de RR. HH., al responsable de la contratación y al nuevo empleado en una situación incómoda y poco profesional.
Brecha 3: El gerente de contratación sin preparación
El responsable de contratación es posiblemente la persona más importante en el proceso de incorporación de un nuevo empleado. Sin embargo, con demasiada frecuencia, no está preparado o no se implica en el proceso. Es posible que no haya elaborado un plan claro para la primera semana, que no haya comunicado la llegada del nuevo empleado al equipo o que no haya preparado el equipo y el acceso necesarios.
Cuando un nuevo empleado se presenta ante un gerente que no está preparado, se transmite un mensaje claro: «No eres una prioridad». Esto puede ser increíblemente desmotivador y puede marcar un tono negativo para toda la relación laboral.
Brecha 4: Falta de conexión con el liderazgo
¿Tu proceso de incorporación incluye alguna interacción con los directivos de la empresa?
Para muchos nuevos empleados, el equipo directivo es un concepto lejano y abstracto. Crear oportunidades para que los nuevos empleados conecten con los líderes, aunque sea para una breve bienvenida o una sesión informal de preguntas y respuestas, puede tener un impacto profundo. Les ayuda a comprender la visión y los valores de la empresa desde arriba hacia abajo y les hace sentir parte de un todo más amplio.
Brecha 5: El precipicio posterior a la incorporación
Muchos programas de incorporación tienen un comienzo claro, pero no un final claro. Tras la frenética actividad inicial, los nuevos empleados suelen quedarse solos. Este «vacío tras la incorporación» puede provocar desmotivación y una sensación de desorientación.
Sin un plan estructurado para el desarrollo continuo y una retroalimentación regular, es difícil para los nuevos empleados saber si van por buen camino. Este es un período crítico en el que, según nuestra investigación, el 33 % de los nuevos empleados comienzan a buscar activamente un nuevo puesto debido a una mala experiencia de incorporación.
Es hora de cerrar las brechas
Tu proceso de incorporación es un reflejo directo de la marca y los valores de tu empresa. Cada deficiencia, cada ineficiencia y cada interacción impersonal envía un mensaje a tus nuevos empleados. La pregunta es: ¿es el mensaje adecuado?
Al adoptar una visión holística del proceso de incorporación, desde la fase previa hasta el desarrollo continuo, y al aprovechar la tecnología adecuada para automatizar, optimizar y conectar, se pueden cerrar las brechas y crear una experiencia que no solo retenga a los mejores talentos, sino que también les permita prosperar.
¿Por dónde empezar? No tienes que arreglarlo todo de una vez.
Leer sobre todas estas posibles deficiencias puede resultar abrumador. La buena noticia es que no es necesario que reestructure todo su proceso de incorporación de la noche a la mañana para lograr un impacto significativo.
Los cambios significativos suelen comenzar con una única mejora específica. La clave está en identificar el área que proporcionará el mayor rendimiento por tu esfuerzo.
Pero, ¿cuál es el mejor punto de partida? Hágase estas preguntas a sí mismo y a su equipo para identificar los puntos débiles más importantes de su proceso actual:
- La prueba tecnológica:
- Si un nuevo empleado completa su papeleo en un smartphone, ¿la experiencia es fluida o frustrante?
- ¿Cuánto tiempo dedica su equipo de RR. HH. a realizar un seguimiento manual de los formularios I-9 o del estado de las verificaciones de antecedentes?
- ¿Tienes una visión clara y en tiempo real de en qué punto del proceso de preincorporación se encuentra cada nuevo empleado?
- El control de temperatura del gerente:
- ¿Con qué frecuencia los responsables de contratación están preparados para el primer día de un nuevo empleado?
- ¿Disponen los gerentes de una lista de tareas clara y repetible que deben completar antes de que llegue un nuevo empleado?
- ¿Qué comentarios recibes de los nuevos empleados sobre la implicación de su jefe durante sus primeras semanas?
- La auditoría de conexión y comunicación:
- ¿Cuál es la opinión más habitual que recibes de los nuevos empleados tras 30, 60 y 90 días?
- ¿Cuánto tiempo suele tardar un nuevo empleado en sentirse parte integrante de su equipo?
- ¿Existen oportunidades formales o informales para que los nuevos empleados se relacionen con personas ajenas a su equipo inmediato, incluidos los directivos?
Sus respuestas a estas preguntas pondrán de relieve las deficiencias críticas en su proceso de incorporación.
Cerrar las brechas en la incorporación, de principio a fin, con las soluciones de Mitratech
Cada deficiencia en el proceso de incorporación, ya sea el papeleo engorroso, la mala comunicación o la falta de conexión humana, transmite un mensaje a los nuevos empleados. La tecnología adecuada puede garantizar que sea el mensaje correcto.
Por eso, el conjunto de soluciones de RR. HH. de Mitratech está diseñado específicamente para cerrar estas brechas y crear una experiencia de incorporación conectada, conforme y centrada en las personas.
Así es como se hace.
- Pre-Boarding sin complicaciones
Digitalice el papeleo y elimine riesgos desde el primer día.
Nuestras galardonadassoluciones de cumplimiento de la normativa I-9 y de verificación exhaustiva de antecedentes facilitan el cumplimiento de todos los requisitos previos a la contratación, de forma segura y remota. Los nuevos empleados disfrutan de una experiencia adaptada a los dispositivos móviles, mientras que los equipos de RR. HH. obtienen una visibilidad completa y confianza en el cumplimiento normativo. - Gerentes capacitados, equipos preparados
Haga que cada primera impresión cuente.
Mitratech automatiza los recordatorios para gerentes, las listas de tareas y las indicaciones para configurar el espacio de trabajo, lo que garantiza que los gerentes de contratación estén preparados y comprometidos desde el primer día. Esto fomenta la responsabilidad y elimina las prisas de última hora. - Cultura conectada y liderazgo
Ayude a los nuevos empleados a sentirse parte del equipo más rápidamente.
Estructure planes de incorporación que incluyan presentaciones del equipo directivo, parejas de mentores y puntos de contacto interfuncionales utilizando nuestras herramientas de gestión del rendimiento y el aprendizaje. Esa conexión temprana con los valores y las personas de la empresa fomenta el compromiso a largo plazo. - De la incorporación al éxito continuo
Convierta las primeras semanas en los primeros éxitos.
La plataforma de recursos humanos de Mitratech admite planes de desarrollo estructurados, itinerarios de aprendizaje personalizados y ciclos de retroalimentación continua. Puede supervisar el progreso de los nuevos empleados, detectar riesgos de fuga y empoderar a los empleados desde el primer día hasta el primer año y más allá.
Ya sea optimizando el proceso previo a la incorporación con una tecnología mejorada o dotando a los directivos de herramientas y procesos más eficaces, empezar por un solo aspecto puede generar un efecto dominó de cambios positivos en toda la experiencia de los empleados.
