7 elementos esenciales para la optimización de las operaciones jurídicas, segunda parte

Como señalamos en la primera parte de esta serie de dos entradas, la optimización de las operaciones jurídicas es ahora una obligación para los departamentos jurídicos corporativos. Se les evalúa en función de indicadores clave de rendimiento, al igual que a otras unidades de negocio. Por lo tanto, les conviene maximizar la eficiencia y la productividad de las operaciones jurídicas.

Hemos abordado tres áreas esenciales en las que la optimización de las operaciones jurídicas puede aportar el máximo valor a una empresa, y hemos detallado cómo la tecnología puede formar parte de esa solución. Así pues, sin más preámbulos, aquí hay otras cuatro áreas vitales en las que los responsables de operaciones jurídicas deberían impulsar la optimización.

Cree una única fuente de información veraz con acceso rápido al conocimiento histórico y a las comunicaciones del bufete de abogados.

Con el aumento constante de los tipos de activos de información que se conservan en una organización —desde documentos legales, documentos de Word, archivos PDF, vídeos, hojas de cálculo, correos electrónicos y mucho más—, el control, la gestión y la gobernanza de estos activos se han convertido en un reto cada vez mayor.

Encontrar las soluciones adecuadas para resolver o minimizar estos retos y aprovechar al máximo las oportunidades relacionadas es un objetivo que persiguen muchas organizaciones.

Entonces, en un mundo en el que la huella digital crece constantemente, ¿por dónde se puede empezar a aplicar una solución de este tipo? El primer obstáculo es comprender qué activos de datos se conservan. Son muchos los canales que capturan y procesan diferentes tipos de información en distintos repositorios, lo que da lugar a la duplicación de datos.

Solución

Para gestionar de forma más eficaz el proceso de mantenimiento de toda esta información y garantizar su coherencia, la solución más sencilla es almacenar todos los datos en un único repositorio. Este repositorio puede actuar como centro neurálgico de los datos de una organización, lo que permite optimizar el almacenamiento, minimizar la duplicación y ofrecer una estructura más sencilla para mantener y reforzar la seguridad de los datos.

El almacenamiento centralizado de los activos digitalizados reportará múltiples beneficios. ¿Uno de ellos? Reducir la necesidad de almacenar todo ese papel. Según Iron Mountain, las organizaciones gastan el 5 % de su presupuesto en archivo. Llenar un archivador de cuatro cajones cuesta 25 000 dólares en mano de obra y materiales, y otros 2000 dólares solo en mantenimiento al año.

Comprender sus datos: después de recopilar y estructurar los datos, el siguiente obstáculo es comprender exactamente qué se conserva y si se conserva correctamente. Las normativas dictaminan que los datos no deben conservarse durante demasiado tiempo, que deben eliminarse o, alternativamente, conservarse por motivos legales, y que nunca deben eliminarse mientras sean necesarios. El repositorio único debe proporcionar mecanismos para la conservación correcta de los datos, y disponer de los datos en un repositorio estructurado simplifica el proceso de gestión de los mismos.

Sin embargo, esto solo es eficaz si se sabe qué datos se conservan. Tradicionalmente, los sistemas de gestión de documentos son muy eficaces a la hora de proporcionar a una organización una visión general de los datos disponibles, pero no son tan eficaces a la hora de analizar las lagunas en los datos. ¿Dispone de documentos actualizados? ¿Dispone de los datos necesarios para llevar a cabo un proceso? ¿Dispone de suficientes documentos cuando un proceso requiere varios documentos de un tipo concreto?

Aquí es donde resulta importante adoptar un sistema que pueda proporcionar este nivel de información sobre los datos almacenados, lo que permite que los procesos individuales se ejecuten de manera más eficaz y ofrece una visión general de alto nivel del cumplimiento normativo en cuanto a la gestión de los datos en la organización.

¿Cómo es una buena solución de gestión de contenidos/fuente única de información veraz?

Para lograr una única fuente de información veraz, se necesita una solución eficaz de gestión de contenidos. La gestión de contenidos es el proceso de recopilación, recuperación, entrega, control y gestión general de cualquier tipo de información en cualquier formato. Una gestión eficaz de contenidos para un departamento jurídico incluye:

• Almacenamiento y seguimiento centralizados de archivos, asuntos e información sobre casos.
• Capacidad inmediata para asociar documentos con asuntos individuales o tipos de asuntos.
• Medidas de seguridad estrictas; solo las personas asignadas a los asuntos deben tener acceso para ver, acceder o copiar ciertos documentos.
• Búsqueda de texto completo para localizar y recuperar fácilmente el contenido.
• Control de versiones para que solo veas la versión correcta en el momento adecuado.
• Compatibilidad con todos los tipos de documentos y formatos, incluidos vídeo y audio.
• La capacidad de almacenar plantillas para formularios, cartas e informes estándar.
• Capacitación individual de los usuarios para que puedan encontrar y consumir contenidos fácilmente sin tener que pensar dónde buscarlos.
• La capacidad de agrupar fácilmente varios documentos relacionados con un asunto o una factura.

Proporcionar una forma sencilla de relacionar/adjuntar documentos y correos electrónicos al asunto.

La información corporativa es fundamental para el funcionamiento eficiente e incluso la supervivencia de la empresa. El acceso instantáneo para fines de atención al cliente, divulgación, auditoría o cumplimiento normativo es vital.

El problema es que la información empresarial crítica puede estar contenida en una gran variedad de silos, como aplicaciones empresariales, hojas de cálculo, documentos de Word, documentos escaneados, informes, fotografías, declaraciones y archivos de texto, etc. En la última sección nos centramos en el reto del contenido de la «fuente única de verdad», pero aquí debemos ampliar nuestro alcance para centrarnos en cómo mantener esa fuente única de verdad en las comunicaciones.

El problema: los datos quedan aislados y secuestrados.

Hoy en día, es muy frecuente que los datos empresariales críticos se creen, compartan y almacenen en correos electrónicos y archivos adjuntos, o que solo se almacenen en el dispositivo del usuario final. Cuando esas comunicaciones quedan aisladas en los ordenadores de sobremesa u otros dispositivos digitales de abogados o personal individuales, la información crítica puede resultar inaccesible para el resto del equipo.

IDC descubrió que los profesionales que utilizan flujos de trabajo basados en papel dedican entre el 35 % y el 50 % de su tiempo a buscar información debido a la falta de un índice centralizado o un repositorio de activos. La información que falta o es difícil de localizar es ineficaz y costosa, más aún cuando las empresas están legalmente obligadas a proteger y salvaguardar la información personal. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones reglamentarias.

¿El reto empresarial?

• Capturar, almacenar y gestionar de forma segura todo tipo de activos de información corporativa, independientemente de su origen, en un repositorio digital central seguro.
• Proporcionar capacidades de búsqueda y recuperación instantáneas junto con registros de auditoría (quién vio qué, cuándo, etc.).
• Implementar y aplicar políticas de retención y registros de auditoría para cumplir con los requisitos internos, del sector, legales y de cumplimiento normativo.

Solución

El tiempo es valioso para los profesionales del derecho. Y la adopción por parte de los usuarios es la clave para maximizar el rendimiento de cualquier inversión en tecnología jurídica. Para garantizar que los correos electrónicos y los documentos se almacenen de forma coherente y se relacionen con los asuntos dentro de la única fuente de información veraz para el ámbito jurídico, debe existir una integración con los sistemas que más utilizan sus abogados, normalmente Microsoft Outlook® y Microsoft Office®.

Con este tipo de integración, sus abogados podrán simplemente arrastrar y soltar elementos desde sus bandejas de entrada al asunto legal dentro de su solución de gestión legal. Esto agiliza y acelera los flujos de trabajo, al tiempo que evita la duplicación de contenido.

Tan importante como capturar el contenido del correo electrónico y los documentos adjuntos son los metadatos que contiene ese correo electrónico. ¿De quién proviene? ¿Cuándo se envió? ¿A quién se le envió una copia? Y así sucesivamente. Esta información puede ser tan importante como el tema que se está tratando. Para utilizarla de forma eficaz, los usuarios deben poder buscar fácilmente los asuntos en Outlook para asegurarse de que los elementos se guardan desde la fuente correcta.

Cuantas más tareas administrativas se puedan completar utilizando los sistemas a los que están acostumbrados sus abogados, mejor. La integración con MS Office puede ser tan importante como otras formas de gestión y archivo de documentos, ya que facilita más que nunca a los usuarios el acceso y el control de los archivos y las tareas, al tiempo que aprovecha los conocimientos de software existentes.

Reduzca el tiempo dedicado a generar y gestionar documentos legales en un 20 % gracias a la integración con MS Office®.

El usuario final medio de tecnología jurídica puede perder entre 30 y 60 minutos a la semana cambiando entre aplicaciones dispares, navegando por pantallas y volviendo a introducir información. Sume todo el tiempo que dedica a ello todo su personal jurídico a lo largo de un año y verá que está realizando una inversión significativa en trabajo de bajo valor. La integración de Office Suite reduce el tiempo perdido y aumenta la eficiencia operativa del departamento.

Mejorar la previsibilidad del presupuesto/previsión de gastos legales del departamento.

Muchos equipos jurídicos se ven presionados para controlar los gastos y mantener la calidad del trabajo, incluso cuando el negocio crece. Para ello, los equipos necesitan obtener visibilidad de todo el departamento jurídico e impulsar un trabajo de mayor valor por parte del personal jurídico.

Si su organización subcontrata cualquier trabajo a bufetes externos, la gestión del gasto es absolutamente imprescindible si desea controlar los costes, comprender el valor real que aporta cada bufete y tener visibilidad de la relación entre el coste y los resultados. Por no hablar del control y la previsión en materia de presupuestos y gastos legales.

Solución

¿Qué es la gestión de gastos?
En esencia, un buen software de gestión de gastos proporciona un portal optimizado y fácil de consultar que permite a los departamentos jurídicos de las empresas supervisar por completo los gastos de sus asesores externos, así como otros costes legales.

¿Cuál es el otro elemento esencial de la gestión de gastos y proveedores? La facturación electrónica. ¿Cuánto rendimiento de la inversión puede proporcionar la facturación electrónica? Las empresas que cuentan con una sólida solución de facturación electrónica logran una reducción del 5-10 % en los gastos legales durante un período de tres años.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión del gasto? He aquí algunos ejemplos:

• Reduzca y controle sus gastos legales con asesores externos.
• Realice un seguimiento e informe sobre los presupuestos por asunto por período de tiempo o fase del asunto.
• Exija automáticamente a las empresas que establezcan presupuestos, perfiles de cronometradores e información sobre tarifas antes de comenzar a trabajar, y realice un seguimiento de sus acuerdos dentro de su única fuente de información veraz.
• Realice un seguimiento de los acumulados y los datos reales, mientras que cada persona necesaria recibe notificaciones de hitos para mantenerse al día con los objetivos.
• Mantener un registro automático de todas las modificaciones realizadas en las facturas, incluyendo aprobaciones, revisiones, ajustes y rechazos.
• Optimice la selección de empresas y cronometradores mediante la visibilidad y la generación de informes que permiten realizar evaluaciones a lo largo del tiempo.

Acelere y añada eficiencia a las aprobaciones de contratos, acuerdos de confidencialidad y otros procesos.

Los procesos de aprobación de contratos son una fuente notoria de consumo de recursos para los equipos jurídicos de todo el mundo. Pero los verdaderos culpables son los procesos repetitivos de operaciones jurídicas de todo tipo.

Por ejemplo, si un empleado que cobra 50 dólares por hora tarda media hora en redactar cada una de las cinco notificaciones diarias para recordar a otros que revisen un contacto, eso supone un gasto anual de 6000 dólares que usted paga a un solo trabajador por realizar una tarea repetitiva. Y es posible que haya más de una persona haciendo lo mismo, ¿verdad?

Las tareas comunes, como el procesamiento de acuerdos de confidencialidad, son un ejemplo en el que los propios abogados se ven obligados a revisar y aprobar documentos que pueden digitalizarse fácilmente como parte de un flujo de trabajo automatizado de envío y aprobación, lo que libera a los abogados para que puedan dedicarse a tareas más rentables.

La gestión de documentos es otra tarea manual repetitiva que supone un importante gasto de tiempo y dinero para los equipos jurídicos. Según IDC, los trabajadores pierden un 21 % de su tiempo buscando documentos perdidos o gestionando otros asuntos relacionados con los documentos.

Solución

Afortunadamente, los equipos jurídicos ahora tienen acceso a soluciones de automatización de flujos de trabajo basadas en la nube que pueden transformar digitalmente muchas tareas manuales o que requieren el uso de papel. Los flujos de trabajo automatizados de autoservicio (como en el caso de un acuerdo de confidencialidad) pueden ser hasta siete veces más rápidos y quince veces más eficientes que un proceso manual, con un cumplimiento del 100 % y un retorno de la inversión de hasta el 400%.

Algunas áreas de operaciones legales que pueden abordarse con la automatización de flujos de trabajo incluyen:

• Los usuarios pueden acceder a los acuerdos de confidencialidad (o a otros formularios, como solicitudes de servicio) estandarizados y autoguiados en cualquier momento y desde cualquier lugar, y estos se envían automáticamente,lo que reduce las costosas revisiones internaspor parte del personal jurídico.
• Los procesos más complejos, como el desarrollo de contratos y los ciclos de vida, puedenautomatizarse y personalizarse para obtener el máximo rendimiento.
• Las empresas ahora puedengestionar procesos a gran escala, incluso en redes globales.
• La automatizaciónelimina errores y retrasos, lo que se traduce en una experiencia de usuario más rápida y fiable.
• Los flujos de trabajo, incluso fuera del departamento jurídico, pueden diseñarse para incorporar las mejores prácticas legales y de cumplimiento normativo en otros departamentos.
• Cada flujo de trabajo se puede respaldar automáticamenteen un archivo seguro en la nube, fácilmente accesible para fines de auditoría, gobernanza y cumplimiento normativo.
• La integración de la firma electrónicaestandariza las aprobaciones seguras.

¿Cuál es el retorno de la inversión que ofrece la automatización de los flujos de trabajo jurídicos?

• Integración de la firma electrónica: un equipo jurídico típico de una empresa mediana está ahorrando 70 000 dólares a la semanaal agilizar sus procesos de aprobación mediante el uso de funciones de firma electrónica, lo que supone un ahorro de 3,6 millones de dólares al año.
• Ahorro de materiales:los costes derivados del uso del papel pueden ser entre 13 y 31 veces superiores al precio de compra del papel, y sin embargo, un empleado de oficina medio en Estados Unidos utiliza10 000 hojas al año.
• Seguridad y archivo:dado que es fácil (y económico) realizarcopias de seguridad de los documentos en servidores seguros basados en la nube, el seguimiento del cumplimiento normativo y la recuperación ante desastres resultan mucho más sencillos que si se utiliza el archivo físico.
• Menor dependencia de la TI:Las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo jurídicos son productos SaaS que ofrecen una fácil adopción y integración con los sistemas existentes gracias a su tecnología plug-and-play. Estoreduce enormemente la necesidad y los costes de intervención de la TI y elimina el gasto que supone el hardware dedicado in situ.
• Optimización del talento: un estudio reveló que, al preparar manualmente solo tres documentos a la semana, un abogado sénior podía perder 1350 dólares al mesen tiempo facturable,en comparación con el uso de la automatización.
• Moral y retención: sustituir las tareas tediosas por la eficiencia ayuda a las personas a centrarse en tareas más importantes y a sentirse más satisfechas en su trabajo. Es una de las razones por las que, según un estudio de Adobe,el 81 % de los trabajadores de oficina estadounidenses consideraron que disponer de tecnología actualizada era un factor clave para sentirse felices en el trabajo.