Una reunión no debería ser solo un resumen rápido de en qué está trabajando el empleado. Esa no es una conversación productiva, ya que el gerente asignó las tareas al empleado y trabaja en estrecha colaboración con él todos los días.
En cambio, una reunión de seguimiento debe centrarse en todo lo que afecta al rendimiento laboral del empleado. Este debe sentirse cómodo compartiendo cualquier reto al que se enfrente o cualquier idea que tenga para alcanzar sus objetivos. Y el responsable debe compartir comentarios que ayuden al empleado a mejorar aún más en lo que hace.
Este tipo de conversaciones son habituales en las reuniones entre empleados y directivos. Los directivos no se sorprenden cuando los empleados mencionan un problema al que se enfrentan y los empleados no se ven sorprendidos por los comentarios. Es el foro perfecto para mantener una conversación sincera sobre el rendimiento.
¿Por qué son importantes las reuniones de registro de los empleados?
Puede resultar complicado implementar reuniones de seguimiento en toda la organización. Mientras que algunos directivos están encantados de reunirse con sus subordinados directos, otros están muy ocupados y les cuesta programar reuniones con todos los miembros de su equipo. Algunos directivos intentan consolidar los seguimientos en una reunión semanal del equipo, pero esas reuniones tienen un propósito diferente.
Las reuniones con los empleados brindan la oportunidad de mantener una conversación continua y a largo plazo sobre el rendimiento. Los gerentes se aseguran de que sus subordinados directos se centren en las tareas adecuadas y den lo mejor de sí mismos. Ahora veamos cómo estas conversaciones benefician a los empleados y a la organización en general.
Los empleados quieren recibir comentarios con frecuencia.
Es fácil suponer que las personas no quieren que les digan cómo hacer su trabajo. Pero la verdad es que los empleados quieren recibir comentarios de su gerente, y no quieren esperar hasta una evaluación formal del desempeño para obtenerlos.
Incluso los profesionales más seguros de sí mismos pueden detenerse y preguntarse si están haciendo todo lo posible para tener éxito en el trabajo. Es natural que las personas que se preocupan por su trabajo piensen: «¿Estoy ayudando a mi equipo y a mi empresa a tener éxito?», «¿Es importante el trabajo que hago?», «¿Estoy creciendo y voy por buen camino para alcanzar mis objetivos profesionales?».
Según Harvard Business Review, el 72 % de los empleados afirmó que pensaba que su rendimiento mejoraría gracias a los comentarios correctivos de su superior. Los jefes pueden tranquilizar a un empleado y ayudarle a alcanzar todo su potencial, simplemente dedicando tiempo a reunirse con él y compartir comentarios.
Las reuniones de check-in aumentan el compromiso de los empleados.
El compromiso se desbloquea cuando los empleados están contentos, son productivos y, por supuesto, están motivados.
Es fácil intentar motivar a los empleados con salarios altos, bonificaciones o incluso con el miedo a ser reprendidos. Sin embargo, ese enfoque tiene rendimientos decrecientes. Los empleados solo trabajarán duro durante breves periodos de tiempo y rara vez se sentirán impulsados a esforzarse más allá de lo exigido.
La productividad continua se logra a través de la motivación intrínseca, es decir, realizando un trabajo que resulte en la realización personal. Los empleados quieren sentir que su trabajo es importante y que su empleador lo valora. Una encuesta de LinkedIn reveló que el 69 % de los empleados afirmaron que trabajarían más duro si sintieran que sus esfuerzos se reconocen mejor.
Además de proporcionar feedback con frecuencia, los gerentes pueden utilizar las reuniones de seguimiento para reconocer lo que el empleado está haciendo bien. La combinación de elogios y orientación ayuda a los miembros del equipo a ver que su gerente se preocupa por el trabajo que realizan, lo que aumenta su motivación, productividad y satisfacción laboral al mismo tiempo.
Los registros de los empleados contribuyen a mejorar las evaluaciones de rendimiento.
Desde una perspectiva organizativa, las evaluaciones periódicas mejoran la gestión del rendimiento. Los gerentes ya saben en qué aspectos sus subordinados directos se esfuerzan por mejorar, lo que facilita la realización de una evaluación precisa del rendimiento que resulte significativa para el empleado.
Según HR.com, el 89 % de los profesionales de RR. HH. cree que las conversaciones frecuentes sobre el rendimiento son más eficaces que las evaluaciones anuales o semestrales. Muchas de las desventajas de las evaluaciones formales de los empleados pueden resolverse mediante revisiones periódicas del rendimiento. Veamos cómo estas revisiones contribuyen a mejorar las evaluaciones de rendimiento:
- Los gerentes documentan el rendimiento a lo largo del tiempo : los gerentes pueden anotar las principales conclusiones de cada reunión de control. Cuando llegue el momento de completar una revisión formal, tendrán un registro detallado para consultar.
- Los empleados están preparados para su evaluación de rendimiento : a los empleados no suelen gustarles las evaluaciones de rendimiento porque no saben qué esperar. Sin embargo, tras meses de conversaciones de seguimiento, tendrán una idea bastante clara de lo que les van a decir.
- Los empleados ya se están esforzando por mejorar : los empleados acuden a su evaluación de rendimiento ya trabajando en mejorar en las áreas adecuadas. La reunión no es una retrospectiva de lo que deberían haber hecho mejor, sino más bien una oportunidad para discutir el progreso que están haciendo.
- La conversación sobre la evaluación del rendimiento es más productiva , ya que no es necesario recapitular el periodo de evaluación anterior, la conversación puede centrarse en el futuro. El gerente puede establecer nuevos objetivos para el empleado y discutir una estrategia sobre cómo los alcanzarán en los próximos meses.
Cuando se llevan a cabo correctamente, las evaluaciones periódicas del rendimiento benefician a todas las partes implicadas. Los empleados obtienen la información que desean, los directivos se aseguran de que se centran en las tareas relevantes y mejora el rendimiento de toda la plantilla.
Registros de asistencia de los empleados: consejos para los gerentes
Es responsabilidad de los gerentes garantizar que se realicen reuniones de seguimiento con cada uno de sus subordinados directos y centrarse en todo lo relacionado con el rendimiento. Son responsables de programar las reuniones y orientar la conversación en la dirección correcta. A continuación, se ofrecen algunos consejos que ayudarán a los gerentes a llevar a cabo reuniones de seguimiento eficaces con sus empleados.
Programar reuniones periódicas
La constancia es fundamental para sacar el máximo partido a las reuniones con los empleados. Deben celebrarse según un calendario fijo, ya que cada reunión se basa en la anterior, lo que crea un diálogo continuo sobre el rendimiento.
El simple hecho de programar reuniones periódicas en los calendarios tanto del empleado como del gerente garantiza que las reuniones de seguimiento no se pierdan de vista. Incluso si las cosas se ponen agitadas, ambas partes se comprometen a reunirse. El gerente puede preguntar si los retos a los que se enfrentaba el empleado se están resolviendo y descubrir si el rendimiento está mejorando basándose en sus comentarios recientes.
Da la retroalimentación adecuada.
Algunos gerentes son tolerantes y no les gusta dar mucha retroalimentación. Otros son demasiado duros con los empleados y sienten que siempre tienen que estar entrenándolos.
Como hemos mencionado a lo largo de esta entrada del blog, los empleados quieren tanto elogios como comentarios. Anhelan la validación de que están haciendo bien su trabajo y también quieren saber en qué pueden mejorar. La reunión de evaluación del empleado ofrece a los directivos la oportunidad perfecta para tomar distancia y ofrecer una valoración justa del rendimiento laboral reciente del empleado.
Dicho esto, es importante que los gerentes sean empáticos y tengan en cuenta todo lo que afecta la capacidad del empleado para realizar su trabajo. Escuchen sus inquietudes y ayúdenlos a superar los problemas que enfrentan, al tiempo que les brindan la retroalimentación que necesitan escuchar.
Ayudar al empleado a crecer
Dado que el objetivo de las reuniones de seguimiento es crear un diálogo continuo, los empleados deben progresar gradualmente de una reunión a otra. Deben salir de la reunión preparados para incorporar los comentarios recibidos en su trabajo.
Revisa los puntos principales de las reuniones anteriores en cada control para determinar si el empleado está actuando en consecuencia. Descubre si su rendimiento está mejorando y si está creciendo como profesional.
Asegúrese de documentar los temas tratados en cada reunión para saber por dónde continuar en la próxima reunión. El objetivo es mirar atrás al cabo de unos meses y comprobar que el empleado ha logrado avances significativos.
Mantén la privacidad.
Las reuniones con los empleados siempre deben ser individuales. Las reuniones semanales del equipo son ideales para debatir iniciativas colaborativas y elogiar públicamente el trabajo bien hecho.
Sin embargo, no es apropiado criticar a un empleado delante de sus compañeros. Y, naturalmente, es posible que los empleados no se sientan cómodos expresando sus preocupaciones en un entorno grupal. Esas conversaciones deben tener lugar en una reunión a puerta cerrada.
Aunque puede resultar difícil encontrar tiempo para reunirse individualmente con cada subordinado directo, una reunión de seguimiento eficaz merece la pena. El empleado saldrá motivado para hacer un gran trabajo y apreciará que su jefe se haya esforzado por ayudarle a mejorar.
Prepare a los empleados para su reunión de incorporación.
Si bien los gerentes tienen la tarea de dirigir las reuniones de evaluación, los empleados deben acudir preparados para hablar de lo que les preocupa. Pedirles que respondan a las tres preguntas siguientes revelará cómo se sienten respecto a su rendimiento y su satisfacción general con el trabajo.
¿Qué tal te ha ido la semana? ¿Qué ha funcionado? ¿Qué no ha funcionado? Por favor, explícalo con detalle.
Comience con una pregunta que le dé al empleado la oportunidad de compartir los logros de los que se siente orgulloso, así como cualquier dificultad a la que se enfrente. Su superior puede reconocer su gran trabajo y, al mismo tiempo, conocer los problemas que hay que resolver.
¿En qué medida se siente capacitado para realizar su trabajo? Por favor, explique su respuesta.
Ahora profundiza con una pregunta que llegue al corazón de la motivación intrínseca. El empleado puede compartir si siente que se confía en él para poner en práctica sus grandes ideas. El gerente sabrá si debe permitir que el empleado trabaje con menos restricciones o darle comentarios que le ayuden a prepararse para asumir más responsabilidades.
¿Sientes que tu trabajo está teniendo un impacto significativo? Por favor, explícalo con más detalle.
Por último, averigüe si el empleado se siente realizado con el trabajo que realiza. Toda la plantilla debe contribuir al éxito de la organización, así que asegúrese de que cada persona vea los frutos de su trabajo. Al igual que la última pregunta, esta también ayuda a evaluar la motivación intrínseca.
Los empleados también pueden responder a estas preguntas en Trakstar Engagement. Las respuestas se comparten con su gerente en la solución de gestión del rendimiento y se guardan en su perfil de empleado, creando un registro detallado de cada reunión de control. ¡Solicite una demostración en vivo para obtener más información sobre Trakstar!
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la plantilla. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech de apoyar todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RR. HH. en toda nuestra creciente cartera de recursos humanos.
