Las aprobaciones de conflictos de intereses (COI) pueden causar enormes retrasos que frustran a todos los involucrados, especialmente porque podrían ser mucho más rápidas.
¿Cuáles son algunos de los principales problemas a los que se enfrentan las organizaciones?
- Los procesos manuales giran en torno a hojas de cálculo y correos electrónicos que aíslan la información y hacen que su mantenimiento sea una tarea constante. Es un método poco fiable; incluso si la información se mantiene digitalizada, se pierde tiempo al almacenarla en bases de datos múltiples o dispares.
- Por supuesto, siempre existe el problema subyacente del error humano; si la comprobación de conflictos de intereses se realiza manualmente, el margen de error aumenta considerablemente.
- Las empresas y los asesores externos esperan días o semanas para comenzar un nuevo trabajo, lo que a veces pone a prueba la relación entre el departamento jurídico y sus homólogos externos.
Algunas preguntas frecuentes que se plantean durante las solicitudes de COI:
- ¿Cómo puedo informar y auditar nuestras solicitudes relacionadas con conflictos de intereses?
- ¿Hay alguna forma de que esto se tramite rápidamente para su revisión o aprobación?
- ¿Es esto realmente un conflicto ?
¿Por qué automatizar su flujo de trabajo de conflictos de intereses?
La adopción de una herramienta de automatización de flujos de trabajo legales puede ayudarle a optimizar muchas de las ineficiencias creadas por un flujo de trabajo manual en materia de conflictos de intereses. Además, para muchas organizaciones globales que operan en múltiples jurisdicciones, pueden entrar en juego diferentes códigos de conducta, lo que plantea posibles retos de cumplimiento normativo. ¿Cuáles son algunas de las características y ventajas de utilizar la solución de automatización de flujos de trabajo adecuada?
- Los formularios de autoservicio permiten a los empleados o a empresas externas enviar los detalles de cualquier posible conflicto de intereses y derivarlos inmediatamente a la persona adecuada. Esto es mejor tanto a nivel interno como para sus clientes.
- Las escaladas basadas en el tiempo evitan que se acumulen los retrasos, y los campos obligatorios del formulario reducen la necesidad de intercambios prolongados: las empresas proporcionan la información necesaria desde el primer momento.
- Las herramientas de firma electrónica añaden una capa de seguridad a tus aprobaciones, y los paneles centralizados proporcionan una mayor visibilidad de cada paso del proceso.
- La automatización de procesos repetitivos permite ahorrar mucho tiempo, lo que se traduce en una mayor eficiencia y un ahorro de costes.
Como demostró un estudio de caso,
La tramitación de las exenciones por conflicto de intereses pasó de una media de 35 días a 3,5 días, lo que supuso una reducción del 85 % en el tiempo medio dedicado a cada solicitud. El tiempo dedicado disminuyó para todos los miembros del equipo jurídico interno y los responsables de la aprobación, y además se mejoraron las relaciones con las empresas.
Solo con automatizar las aprobaciones de COI, se puede reducir hasta un 85 % el tiempo dedicado a ellas. Esto por sí solo es un argumento convincente a favor de dar el paso hacia la automatización del flujo de trabajo legal ahora, y no más adelante.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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