¿Por qué es importante la automatización de documentos en los bufetes de abogados?
Los próximos 25 años depararán algunas sorpresas desagradables a las empresas que no logren mantenerse al día con las tendencias tecnológicas. Con la ayuda del software de ensamblaje de documentos legales, los competidores realizarán el mismo trabajo en una fracción del tiempo y sin cometer errores. Ellos habrán completado 10 trabajos sin errores mientras que sus abogados estarán copiando y pegando hasta cometer su próximo error.
La mercantilización de los formularios legales es una eventualidad. En algún momento de su carrera, los documentos que redacte no serán la fuente de los ingresos que genere. Si puede aprovechar el software de automatización de documentos legales para reunir de forma rápida y sencilla todos sus documentos en cuestión de segundos, habrá ahorrado miles de horas de tiempo facturable. Tiempo que puede dedicar a proporcionar a los clientes el asesoramiento jurídico y las estrategias que necesitan.
[cta id="21276" hide_title="false" xclass=""]
¿Cómo se puede empezar a utilizar un software de ensamblaje de documentos legales?
Hay tres formas comunes de abordar la automatización de documentos:
1. Programe sus propias plantillas utilizando un software de ensamblaje de documentos.
El uso de software de automatización de documentos legales para preparar plantillas ahorra mucho tiempo. Si el formulario tarda 10 minutos en prepararse sin el ensamblaje de documentos, con él tardará 1 minuto o menos. Cuando haya creado el formulario 100 veces, habrá ahorrado 15 horas. Multiplique eso por el número de formularios que haya programado y el ahorro de tiempo será asombroso.
Una vez que programas un formulario, obtienes los beneficios de ahorro de tiempo durante el resto de tu carrera profesional.
En la mayoría de los casos, el software de ensamblaje de documentos le permite preparar flujos de trabajo que antes llevaban horas en cuestión de minutos, por lo que el ahorro de tiempo real suele ser mucho mayor y, con el tiempo, se acumula hasta alcanzar semanas y meses.
2. Contrate a un consultor para programar sus procesos.
No todas las empresas pueden desarrollar sus propias plantillas. Existen consultores expertos que pueden desarrollar un sistema de automatización de documentos para su oficina que le permitirá ahorrar tiempo de forma similar.
3. Compra una plataforma preconfigurada.
Invierta en un producto de ensamblaje de documentos legales que ofrezca personalizaciones para diversas áreas de práctica y jurisdicciones y que funcione desde el primer momento. Cuando se adquiere un producto de automatización de documentos bien diseñado, este se amortiza literalmente desde el primer uso.
¿Cuáles son las ventajas del ensamblaje y la automatización de documentos?
El software de ensamblaje de documentos legales permite estandarizar los flujos de trabajo y, con el tiempo, se convierte en una parte integral de una oficina verdaderamente sin papel.
La creación de documentos es tan fácil como rellenar los espacios en blanco de las entrevistas y seleccionar los formularios y documentos que desea crear. La automatización de documentos le permite extraer la información recopilada en una base de datos y transferirla a los formularios y documentos con unos simples clics del ratón.
Los pocos minutos que se tarda en completar la mayoría de los ensamblajes suelen ser menos tiempo del que se tardaba en encontrar los precedentes que se iban a utilizar para cortar y pegar. Para muchos trabajos complejos, se tardará más tiempo en imprimir manualmente y meter en sobres que en hacer el mismo trabajo con la automatización de documentos, y además no hay errores de cortar y pegar.
Prepare su bufete de abogados para el futuro. No se quede atrás frente a la competencia que está aprovechando los sistemas de automatización y ensamblaje de documentos.
Con sede en Albany, Nueva York, David Brickman cuenta con más de 30 años de experiencia y se encarga de casos relacionados con litigios, transacciones comerciales e inmobiliarias, sucesiones y derecho de familia.
[cta id="21278″ hide_title="false" xclass=""]
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
