Flujos de trabajo documentales para contratos mejorados mediante la automatización documental

Los flujos de trabajo documentales suelen diseñarse y crearse para el envío, la aprobación y la gestión de contratos dentro de las empresas comerciales. Sin embargo, es posible que dicho flujo de trabajo no sea capaz de generar realmente el contrato y los documentos colaterales de cierre, un proceso que, en muchos casos, es complejo y difícil, pero que haría que el flujo de trabajo fuera mucho más eficaz. El hecho es que, aunque la mayoría de las suites de BPM tienen algunas funciones básicas para diseñar formularios de recopilación de información (y tal vez alguna capacidad limitada para generar documentos basados en la información recopilada), prácticamente ninguna de ellas puede ocuparse de los tipos de automatización de documentos y ensamblaje que surgen con los contratos sofisticados.

Una de las formas en que HotDocs mejora drásticamente los flujos de trabajo de documentos es permitiendo el enrutamiento y la aprobación de conjuntos de datos (un registro de base de datos que incluye un conjunto de elementos de datos relacionados) antes del ensamblaje de los documentos. En algunos casos de uso, cuando un evento empresarial desencadena un flujo de trabajo de documentos, ya existe un conjunto de datos parcial, tal vez en un CRM. Sin embargo, para generar un contrato sofisticado y documentos colaterales, es posible que sea necesario recopilar una cantidad significativamente mayor de datos. En este escenario, el flujo de trabajo podría obtener los datos del CRM y luego rellenar previamente una entrevista de HotDocs con el conjunto de datos parcial. A continuación, la entrevista de HotDocs podría enviarse a quien fuera necesario para proporcionar los datos adicionales requeridos, incluidos terceros, por ejemplo, un prestatario, un garante, etc.

La entrevista completada con HotDocs podría enviarse, antes de reunir los documentos, a varias partes para su revisión y aprobación. Este enfoque no elimina la necesidad de enviar y aprobar los documentos reales, pero mejora la calidad de los mismos. Además, gran parte de los datos adicionales recopilados por la entrevista de HotDocs podrían utilizarse para perfilar los documentos resultantes directamente en un sistema de gestión de documentos (DMS) o en un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM). Del mismo modo, los datos recopilados por HotDocs podrían ser utilizados por un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).

HotDocs incluye tanto una plataforma cliente/servidor para empresas que desean alojarla ellas mismas como una plataforma en la nube que permite que prácticamente cualquier flujo de trabajo utilice HotDocs como un servicio web, un enfoque que reduce drásticamente el gasto inicial. HotDocs Developer, el caballo de batalla de la pila tecnológica de HotDocs para transformar archivos de procesamiento de texto y formularios PDF en plantillas automatizadas, es un sistema de escritorio que funciona a la perfección con MS Word o WordPerfect.