Dado que los requisitos de flujo de trabajo varían enormemente entre organizaciones, e incluso entre divisiones o unidades de negocio dentro de una misma organización, resulta difícil ofrecer consejos sobre el diseño general del flujo de trabajo. Sin embargo, los requisitos de generación de documentos de los flujos de trabajo dentro de las organizaciones tienden a estar más estandarizados. Teniendo esto en cuenta, a continuación se presentan ocho pasos para transformar con éxito los procesos empresariales reales centrados en documentos en flujos de trabajo automatizados:
1. No se conforme con menos que la preparación de documentos en línea.
Prácticamente ninguno de los principales sistemas BPM tiene capacidad para generar documentos (al menos, no la capacidad adecuada para documentos complejos, como los documentos de préstamos). En consecuencia, los proveedores de BPM pueden simplemente asumir que usted generará los documentos utilizando algún proceso oscuro y fuera de línea y que luego pasará los documentos terminados al flujo de trabajo para su distribución y aprobación.
Pero la idea de flujos de trabajo centrados en documentos que en realidad no tienen la capacidad de generar documentos parece... bueno, como si alguien no entendiera el concepto. En cualquier caso, por eso necesitas una plataforma de generación de documentos de nivel empresarial que funcione en conjunto con tus BPM, para recopilar toda la información necesaria para los propios documentos y generar los documentos desde el flujo de trabajo. Cualquier cosa menos que eso equivale a un apaño con cinta adhesiva y pegamento para lo que, de otro modo, podría ser una solución elegante.
2. Elija una plataforma de generación de documentos de nivel empresarial.
Existen numerosas utilidades ligeras para la creación de plantillas en el mercado que pueden suponer una mejora con respecto a la funcionalidad nativa de generación de documentos de su BPM. Estas aplicaciones ligeras suelen estar diseñadas para fusionar variables simples en documentos de procesador de texto y controlar la inclusión de bloques de lenguaje con una lógica empresarial sencilla. Sin embargo, es posible que estas aplicaciones no permitan la implementación en servidores o en la nube (algo fundamental para la integración con BPM) y, aquellas que sí lo permiten, pueden carecer del tipo de API flexibles necesarias para integrarse con un BPM robusto.
Por el contrario, las plataformas de generación de documentos de nivel empresarial, como HotDocs, permiten tanto la implementación en servidores locales como la implementación basada en la nube (alojada). Del mismo modo, estos sistemas cuentan con potentes API que le permiten integrar entrevistas (secuencias interactivas de recopilación de datos similares a un asistente) en un flujo de trabajo siempre que sea necesario.
3. Centrarse en la recopilación de datos
Prácticamente todos los BPM cuentan con utilidades para crear formularios sencillos de recopilación de datos. Y en muchos tipos de flujos de trabajo, estos formularios sencillos pueden ser adecuados. Sin embargo, en cualquier flujo de trabajo que incluya la generación de documentos complejos (como los flujos de trabajo de originación de préstamos), es probable que los formularios BPM no sean suficientes para realizar el trabajo.
La automatización de la generación de documentos complejos requiere formularios de recopilación de datos muy sofisticados, que solo pueden diseñarse y crearse después de que los propios documentos se hayan automatizado. Dicho de otro modo, no sabrá qué preguntas hay que formular para generar los documentos hasta que haya fusionado las variables y la lógica empresarial en los propios documentos. Las variables que fusiona en el documento sirven como campos de preguntas en los formularios de recopilación de datos.
Además, una secuencia de formularios de recopilación de datos (una entrevista) para documentos legales complejos debe reflejar la estructura interna y la lógica empresarial de los documentos subyacentes. De lo contrario, los usuarios del sistema se encontrarían con docenas, incluso cientos, de preguntas irrelevantes. (Véase «Creación de formularios interactivos de recopilación de datos para flujos de trabajo definidos por BPM»). Para automatizar los documentos y reflejar la estructura y la lógica empresarial en una entrevista, necesitará una plataforma de generación de documentos de nivel empresarial, como HotDocs.
Y aquí está el punto clave: dado que tienes que utilizar la plataforma de generación de documentos para crear entrevistas lo suficientemente sofisticadas como para recopilar datos para tus documentos complejos, también podrías utilizar la plataforma de generación de documentos para generar todos los formularios de recopilación de datos en todos tus flujos de trabajo.
4. Incorporar medidas de seguridad en la secuencia de recopilación de datos (entrevista).
Una de las principales ventajas de cualquier tipo de automatización de procesos empresariales es la codificación de las mejores prácticas. En el caso de los flujos de trabajo centrados en documentos, el cumplimiento de las mejores prácticas no solo mejora la eficiencia, sino que también le protege de cometer errores costosos.
Como ya se ha mencionado, las plataformas de generación de documentos de élite tienen, posiblemente, la capacidad de entrevista más potente disponible, un subproducto de la necesidad de generar secuencias de recopilación de datos para instrumentos legales sofisticados. Dichas plataformas le permitirán diseñar entrevistas tipo asistente que guían a los usuarios del flujo de trabajo a través del proceso de recopilación de todos los datos necesarios. Los campos de preguntas pueden incluir lógica de validación y se pueden adjuntar recursos de ayuda a preguntas individuales. Los diseñadores de flujos de trabajo pueden incluso querer recurrir a servicios web externos para ayudar a los agentes de préstamos a obtener la respuesta correcta en cada campo. Un banco global comprueba cada respuesta a medida que se introduce en un campo, comparándola con las directrices y políticas internas del propio banco. Las respuestas se codifican por colores en función de su grado de cumplimiento con la política (por ejemplo, las respuestas que no cumplen se colorean en rojo. Véase «El caso práctico del Royal Bank of Scotland»).
Dada una lógica empresarial correcta y completa en las plantillas de documentos, la clave para generar documentos transaccionales perfectos es la introducción correcta de los datos. Las medidas de seguridad en la secuencia de entrevistas son fundamentales.
5. Tener en cuenta ambos tipos de documentos (texto y PDF).
Dependiendo de los tipos de documentos involucrados en sus flujos de trabajo, los documentos generados a partir de su flujo de trabajo pueden incluir documentos basados en texto (documentos de procesador de texto) así como formularios PDF (formularios gráficos con campos y casillas de verificación). Al elegir una plataforma de generación de documentos, asegúrese de que pueda manejar los complejos problemas de automatización de ambos tipos de documentos.
Una funcionalidad clave a tener en cuenta es el uso compartido de componentes, lo que significa que las variables utilizadas en la automatización de, por ejemplo, un contrato de préstamo basado en texto, también se pueden utilizar en cualquier otra plantilla de documento, incluidos los formularios PDF. Este enfoque le permite actualizar un componente (variable) en un solo lugar y que se actualice globalmente, en todos los documentos y formularios PDF. Además, permite al personal del banco (por ejemplo, los agentes de préstamos) introducir una respuesta una sola vez y que esta aparezca en todos los documentos y formularios.
6. Tener en cuenta la integración profunda de datos con los sistemas de almacenamiento empresarial.
Una de las primeras etapas de su flujo de trabajo debería ser la comprobación de los sistemas de almacenamiento de la empresa para ver si ya dispone de datos relevantes relacionados con la transacción en cuestión. Dado que es probable que desee utilizar una plataforma de generación de documentos para crear entrevistas de recopilación de datos, asegúrese de que la plataforma que elija pueda integrarse con sus sistemas de almacenamiento de datos existentes. Debería poder rellenar los campos de las entrevistas de su flujo de trabajo, así como volver a escribir los nuevos datos (introducidos durante el proceso de entrevista) en los sistemas de almacenamiento de datos.
7. Centrarse en el enrutamiento de datos en lugar del enrutamiento de documentos.
Dado que la mayoría de los BPM no cuentan con capacidades sofisticadas de generación de documentos, la mayoría de los proveedores de BPM asumen que usted generará los documentos fuera del flujo de trabajo. En este escenario, es lógico que los documentos terminados se pasen al flujo de trabajo, donde pueden ser enviados a las distintas etapas de aprobación.
Sin embargo, recopilar todos los datos necesarios para generar documentos dentro del flujo de trabajo (así como para cualquier otra necesidad de datos dentro del flujo de trabajo) facilita un enfoque mucho más eficiente:enviar datos para su aprobación, en lugar de documentos. En la sección «Medidas de seguridad» anterior, mencioné un banco que utiliza un flujo de trabajo automatizado para la concesión de préstamos. El flujo de trabajo codifica por colores las respuestas de una entrevista según su conformidad con la política del banco. A continuación, el conjunto completo de respuestas se envía desde los gestores de relaciones (los miembros del personal que interactúan con los clientes y recopilan los datos de los préstamos) a un comité de aprobación de préstamos. El comité puede entonces revisar rápidamente el conjunto de respuestas codificadas por colores, en lugar de pasar horas leyendo complejos documentos de préstamo. Este enfoque ha permitido al banco reducir el proceso de originación de préstamos comerciales de tres días a menos de una hora. Y lo mejor es que ahora el banco concede menos préstamos incobrables.
8. Planificar el futuro
Los flujos de trabajo que está imaginando ahora pueden ser simples o complejos, e incorporar su lista actual de características y funcionalidades deseadas. Pero es muy probable que lo que está imaginando hoy sea rudimentario en comparación con lo que pueda querer o necesitar dentro de uno o dos años.
No se deje seducir por el canto de sirena de la simplicidad. Elija una plataforma de BPM y generación de documentos que cuente con las características y funcionalidades necesarias para manejar prácticamente cualquier nivel de sofisticación tecnológica. (Véase «Solucionar el problema de la «simplicidad»»). De este modo, no tendrá que abandonar una inversión tecnológica al cabo de un par de años y realizar otra inversión que se adapte realmente a sus necesidades a largo plazo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
