La siguiente entrega de nuestra serie de consejos y sugerencias para el uso de HotDocs describe cómo las preguntas dinámicas creadas por los autores de plantillas pueden mejorar la experiencia del usuario final y aumentar la velocidad de producción de documentos.
La pregunta correcta
La automatización de documentos ofrece la posibilidad de proporcionar documentación dinámica que se adapta a circunstancias específicas y crea un documento con el texto y las cláusulas adecuados en los lugares adecuados. Para ello, presenta al usuario una serie de preguntas intuitivas que recopilan respuestas, las cuales se utilizan para dirigir la creación del documento. Incluso puede utilizar esas respuestas para formular preguntas diferentes, proporcionando al usuario una entrevista significativa en cada paso. Lo que no todos los desarrolladores de plantillas saben es que también podemos hacer que las propias preguntas aparezcan de forma diferente en función de esas respuestas. Lo hacemos configurando indicaciones dinámicas.
Una indicación es el texto asignado a una variable que aparece como texto de pregunta en la entrevista. Así, una variable denominada «EmployeeName-txt» puede mostrar al usuario una indicación que diga «Introduzca aquí el nombre completo del empleado». La mayoría de las variables tendrán texto plano como indicación, pero todas las indicaciones (y, de hecho, todos los campos de texto destinados a mostrarse en la entrevista, incluidos el texto de recursos y los títulos de diálogo) también pueden contener campos de variables de HotDocs. Esto nos proporciona una potente herramienta para crear la experiencia de la entrevista para un usuario (sin demasiado esfuerzo).
Consideremos el siguiente ejemplo: necesito introducir el importe de una cuota de mantenimiento adicional. Esta cuota puede pagarse mensualmente, trimestralmente o anualmente. La plantilla contiene la variable numérica MaintenanceCost y la variable de opción múltiple MaintenancePaymentFreq con opciones para mes, trimestre y año. Una vez que el usuario selecciona la frecuencia de pago del mantenimiento, me gustaría indicar esa frecuencia en la solicitud del coste de mantenimiento.
Para ello, tengo que editar el componente MaintenanceCost y hacer clic con el botón derecho del ratón en el campo de solicitud. En el menú desplegable, selecciono «Campo variable». Se abre el mismo cuadro de diálogo de campo variable que se muestra en el documento principal al hacer clic en el botón Campo variable de la cinta de HotDocs. Seleccionaría «Opción múltiple» como tipo y elegiría MaintenancePaymentFreq. Al hacer clic en «Aceptar», aparece un campo de HotDocs, con chevrones, en el campo de entrada. A continuación, puedo añadir texto alrededor de ese campo y obtener algo como esto:
Introduzca el pago de mantenimiento «MaintenancePaymentFreq».
Dado que mis opciones no son gramaticalmente correctas en este caso, puedo modificar el texto combinado de este campo haciendo doble clic dentro de los corchetes, igual que en un documento de Word. El resultado final es algo así:
Introduzca la frecuencia de pago de mantenimiento «MaintenancePaymentFreq:mensual/trimestral/anual».
Cuando se solicita MaintenenceCost, HotDocs resuelve ese campo variable y muestra el texto seleccionado en el mensaje.
Esta técnica se puede utilizar para generar cualquier tipo de indicaciones dinámicas que pueda necesitar. Puede utilizarla para crear testamentos espejo, entrevistas multilingües... Las posibilidades son casi infinitas. El uso de indicaciones dinámicas puede ofrecer a sus usuarios una experiencia mejorada y superior, y ayudarles a producir documentos de forma más rápida y precisa. Nada lleva a alguien a la respuesta correcta como hacer la pregunta correcta.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
