Global Voices: Gestión de incidentes: componente clave de un programa de cumplimiento defendible

En abril, les explicamos lo importante que es la gestión de políticas y procedimientos a la hora de crear un programa de cumplimiento defendible. Este mes, les explicaré por qué la gestión de incidentes es un componente igual de importante para cumplir estas directrices.

Como recordarán, las Directrices Federales de Sentencia para Organizaciones (FSGO) de los Estados Unidos han sentado las bases para que los tribunales estadounidenses impongan sanciones severas a las organizaciones cuyos empleados o agentes hayan infringido las leyes federales.

Las directrices están diseñadas para animar a las organizaciones a desarrollar programas eficaces de cumplimiento y ética para prevenir y detectar infracciones de la ley. Hay siete áreas clave que deben incluirse en la creación de un programa de gobernanza eficaz:

1 • Políticas y procedimientos escritos

2 • Un responsable de cumplimiento designado y un comité de cumplimiento.

3 • Formación y educación eficaces

4 • Líneas de comunicación eficaces

5 • Supervisión y auditoría internas

6 • Aplicación de las normas mediante directrices disciplinarias ampliamente difundidas.

7 • Respuesta rápida a los problemas detectados mediante medidas correctivas.

El papel de la gestión de incidentes

Un elemento fundamental de cualquier programa de cumplimiento (especialmente para satisfacer los puntos 5 y 7 anteriores) es la gestión de incidentes, una forma en que los empleados pueden alertar a los profesionales de cumplimiento sobre cualquier incumplimiento de las normativas externas, las políticas y procedimientos internos o cualquier otro requisito impuesto a su organización. Una vez que se tiene conocimiento de estas fallas en los controles, es necesario poder investigar los detalles del incidente, identificar la causa raíz y realizar un seguimiento de las medidas correctivas para evitar que se repita el mismo tipo de incidente en el futuro.

Por muy bueno que sea tu sistema de gestión de incidentes, solo será eficaz si tus empleados están dispuestos y/o son capaces de informarte cuando algo va mal. ¿Cómo se diseña un programa que sea accesible, eficaz y fácil de usar? Aquí tienes cinco puntos que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar o diseñar tu proceso de gestión de incidentes.

No te compliques.

La mejor manera de garantizar que sus empleados le avisen de estos incidentes es simplificar al máximo el proceso para hacerlo. Los formularios iniciales de notificación de incidentes deben ser breves y concisos, y recopilar de forma sencilla y eficaz los datos básicos del incidente: quién, qué, cuándo y dónde. También deben ser inteligentes, receptivos y basados en permisos: si estoy notificando un incidente de posible soborno por parte de un compañero de trabajo, no me hagan preguntas sobre los detalles de una violación de la seguridad. Además, muéstreme solo la sección de la que soy responsable, no todo el formulario.

Déjate llevar por la corriente.

Una vez comunicados los detalles iniciales, deje que los profesionales de cumplimiento investiguen el incidente, completando la información y añadiendo los detalles necesarios para revisar y analizar adecuadamente la causa raíz del incidente. Asegúrese de que su solución ofrece un motor de flujo de trabajo flexible y configurable para enviar esos informes iniciales a los investigadores adecuados en función de la categoría o la gravedad, guiarlos a lo largo del proceso de investigación con alertas en el panel de control y notificaciones por correo electrónico, y garantizar la finalización oportuna de la investigación con plazos y escalamientos cuando no se cumplan los plazos.

Úsalo o piérdelo.

No basta con recopilar los datos, hay que hacer algo con ellos. Puede ser algo tan sencillo como consultar un panel de control con análisis de alto nivel de sus datos, informes y exportaciones para que otros profesionales del cumplimiento normativo los vean y analicen, o introducir la información a través de un almacén de datos en una herramienta de inteligencia empresarial. La información es poder, así que utilice ese poder para hacer el bien y convertir su organización en un lugar de trabajo más seguro, feliz y que cumpla con la normativa.

Simplemente hazlo.

¡Aún no ha terminado! Tanto si una sola investigación requiere una solución inmediata como si una tendencia o anomalía en sus datos revela un problema más sistémico que debe abordarse, su solución debe permitir la creación, asignación y aprobación de medidas correctivas para dar una respuesta rápida a los problemas detectados.

¿He mencionado que hay que mantenerlo sencillo?

Uno de los mayores errores que veo en los clientes es complicar demasiado o diseñar en exceso el proceso de gestión de incidentes. Ya sea crear un formulario con demasiadas preguntas, diseñar un proceso con demasiados pasos o inundar el buzón de correo electrónico de todo el mundo con demasiadas notificaciones automáticas de cada paso de cada incidente, créanme: menos es más.