A continuación, explicamos cómo LegalHold ayuda con la gestión de versiones de avisos, una de las partes más engorrosas del proceso de retención legal.
¿El problema? Múltiples versiones de un aviso de retención.
Cuando los departamentos jurídicos emiten órdenes de retención legal, normalmente lo hacen mediante un aviso de retención o un correo electrónico de conservación que se envía a los posibles custodios de los datos o la información. Es responsabilidad del destinatario asegurarse de que cumple o responde a la orden de retención, de modo que la organización pueda mantener sus índices de cumplimiento, que reflejan la defendibilidad de sus procesos de retención legal.
El contenido del correo electrónico de notificación de retención que se envía puede formar parte de una plantilla existente, pero normalmente se adapta cuidadosamente y de forma individual al alcance del asunto en cuestión. Los cuestionarios de entrevista que se añaden a la retención también suelen depender del alcance y la descripción del asunto.
Esto proporciona al destinatario los detalles individuales del caso. A continuación, puede decidir si desea cumplir con la retención o no, o si dispone de información relevante para el asunto.
Ahora bien, el alcance de un asunto legal es variable y puede cambiar periódicamente debido a circunstancias imprevistas. Por lo tanto, si ya se ha emitido una retención legal para el asunto, ahora puede ser un reto enviar una versión actualizada de la notificación (basada en el cambio en el alcance del asunto).
Los custodios recibirán ahora un nuevo correo electrónico con la misma retención y, tras leer el aviso actualizado, podrán modificar su estado de cumplimiento y también cambiar sus respuestas a los cuestionarios o, en algunos casos, se les presentará un nuevo cuestionario.
La carga que supone el seguimiento para el departamento jurídico
Con el fin de realizar un seguimiento completo del registro de auditoría de la retención y poder defenderlo plenamente, ahora recae sobre el departamento jurídico la responsabilidad de mostrar todas las versiones del aviso de retención, todas las respuestas de los custodios a los mismos y también si las respuestas se modificaron en función de la emisión del nuevo aviso.
Este puede ser un proceso muy tedioso y engorroso, ya que puede haber cientos de custodios en una sola retención. Cada uno de ellos puede tener múltiples respuestas a múltiples versiones de la notificación de retención para la misma retención legal.
El contenido de un correo electrónico de notificación de retención que se envía puede formar parte de una plantilla existente, pero normalmente se adapta cuidadosamente y de forma individual al alcance del asunto en cuestión. Los cuestionarios de entrevista que se añaden a la retención también suelen depender del alcance y la descripción del asunto. Esto proporciona al destinatario los detalles individuales del caso y, a continuación, puede decidir si desea cumplir con la retención o no, o si dispone de información relevante para el asunto.
¿La solución?
Mitratech LegalHold cuenta con funciones integradas de gestión de versiones que permiten crear y enviar varias versiones de la notificación de retención para la misma retención. Una vez que se actualiza una nueva notificación y antes de enviarla, el administrador de la retención puede elegir si desea restablecer el cumplimiento para todos los custodios o no, dependiendo de la naturaleza del cambio en la notificación.
Si el alcance del asunto ha cambiado drásticamente, el administrador querrá que los custodios vuelvan a leer el aviso actualizado y lo cumplan de nuevo. Si el cambio en el aviso es pequeño, como corregir un error tipográfico, entonces el cumplimiento original del custodio seguirá siendo válido.
El sistema también realiza un seguimiento por separado de todas las versiones, y estos detalles se registran en el historial de retención para que el administrador de retención sepa cuándo se envió la nueva versión y quién la envió. También existe la capacidad integrada de ver y acceder a todas las diferentes versiones del aviso y, además, acceder a las respuestas del custodio a todas las versiones.
Si un custodio ha cambiado su respuesta o actualizado sus respuestas a los cuestionarios basándose en la nueva versión, esto también se registra en el registro de auditoría completo. De este modo, se puede demostrar la defendibilidad entre todas las versiones de los avisos de retención para la misma retención legal.
